Нередко встречается мнение, что штатное расписание существует для того, чтобы кадровик мог следить за вакансиями на предприятии, и еще для демонстрации этого документа в случае проверок трудовой инспекции. Практика же показывает, что важность штатного расписания недооценена.
Начнем с того, что с составления штатного расписания начинается любая компания. Именно из штатного расписания можно сделать вывод о структуре организации, уровнях подчиненности, численности и профессиональном составе сотрудников.
Как это ни удивительно, ни один нормативный документ не дает четкого определения штатного расписания. В экономических справочниках и энциклопедии встречается определение: штатное расписание – документ, определяющий состав работников предприятия, указание должностей и окладов. Для составления штатного расписания в России применяют унифицированную форму Т-3, утвержденную Постановлением Госкомстата. Штатное расписание необходимо утверждать ежегодно.
Согласно законодательству, руководитель предприятия лично утверждает структуру и численность штатных сотрудников. Следует отметить, что должности и профессии, присваиваемые штатным единицам, обязательно должны соответствовать Государственному классификатору профессий.
На некоторых предприятиях существует практика, когда штатное расписание составляется поименно, с указание должностей сотрудников. Это ошибка. Штатное расписание должно быть составлено в соответствии с порядком подчиненности структурных подразделений, без фамилий работников.
При введении новых штатных единиц, изменении окладов, системы оплаты труда, наименований и разрядов должностей в штатное расписание вносятся коррективы.
В таких случаях нужно обратить внимание, что об изменении оплаты труда в сторону уменьшения или при изменении существующих условий труда руководитель обязан не позднее, чем за два месяца, уведомить сотрудника. При соблюдении всех требований не ограничивается количество и периодичность изменений в штатном расписании.
В штатном расписании можно устанавливать надбавки к должностным окладам определенным категориям работников.
На некоторых предприятиях принято считать, что должности совместителей утверждать штатным расписанием не обязательно. Однако в штатном расписании должны утверждаться все должности на предприятии.
В строке «Количество единиц» должность совместителя может предусматривать одну единицу или 0,5 единицы. На одну единицу по должности можно оформлять одного сотрудника или двух совместителей по полставки. Действующее законодательство не устанавливает ограничений в оплате труда совместителей, заработная плата может начисляться за выполненную работу в размере, соответствующем должности в штатном расписании.
Для работников с подрядной оплатой труда штатное расписание на практике не используется и не составляется.
Является ли штатное расписание обязательным документом? Однозначного ответа на этот вопрос нет. В Трудовом кодексе затрагивается вопрос о штатном расписании, так как оно касается функций работников и оплаты их труда. В трудовом договоре также есть указание об обязанностях работника в соответствии со штатным расписанием. Существует унифицированная форма штатного расписания.
Следовательно, штатное расписание обязательно должно быть на любом предприятии. С другой стороны, в нормативных актах нет прямых указаний на обязанность вводить штатное расписание. И все-таки, лучше этот кадровый документ оформить, ведь проверяющие органы считают его обязательным.
Налоговые органы, например, при проведении выездных проверок запрашивают штатное расписание, и сверяют правильность начисления взносов, контролируют правильность налогообложения именно по штатному расписанию. Отсутствие этого документа может расцениваться как нарушение трудового законодательства. Штраф в 50 тыс. руб. можно будет оспорить в суде, но только после выплаты этого самого штрафа.
