В соответствии со статьей 123 Трудового кодекса очередные оплачиваемые ежегодные отпуска предоставляются в соответствии с графиком.
График отпусков на предприятии должен составляться каждый год, это удобно и работодателю, и сотрудникам. Госкомстатом РФ утверждена унифицированная форма № Т-7, разработанная для применения в организациях. Индивидуальные предприниматели вправе сами выбирать форму оформления графика отпусков, но чаще всего за основу берется именно форма Т-7.
График отпусков на предприятии нужно составлять для:
- Исполнения требований законодательства.
- Планирования загруженности специалистов.
- Сбора данных для финансового планирования.
- Обеспечения права на отпуск всех работников.
- Контроля использования права на отпуск сотрудниками.
График отпусков составляется ежегодно и должен быть утвержден руководителем не позже, чем за две недели до нового года.
Факторы, которые нужно учесть при составлении графика
Специфика организации:
- вредные или опасные условия труда, дающие право на дополнительные отпуска;
- взаимозаменяемость работников;
- распределение сотрудников в подразделениях;
- план развития на следующий год;
Пожелания работников.
Положения законодательства об отпусках:
- общие правила предоставления и продолжительности отпусков;
- особенности использования отпусков для отдельных категорий работников;
- особая продолжительность отпуска.
Продолжительность отпуска в графике
Перед заполнением графы 5 формы Т-7 определите, на сколько дней отпуска вправе претендовать каждый работник в будущем году.
Минимальный ежегодный оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней (ч.1 ст.115 ТК РФ). Удлиненные отпуска установлены законом для некоторых категорий работающих (ч. 2 ст. 115 ТК РФ):
Одновременно с ежегодными отпусками в графике учитываются дополнительные оплачиваемые отпуска, которые предусмотрены для тех, кто работает во вредных или опасных условиях, в районах Крайнего Севера и т. п., а также для работников с ненормированным рабочим днем.
По согласию между работником и работодателем отпуск можно разделить на части, но одна из частей обязательно должна составлять 14 дней и больше. В графике обязательно нужно указать дни отпуска, не использованные в предшествующие годы.
Дата отпуска
В конце года, конечно, далеко не каждый сотрудник сможет указать точную дату отпуска. В график можно вносить предположительные даты, главное, не оставлять незаполненных строк.
Утверждение графика отпусков
График подписывает руководитель кадровой службы. После утверждения график отпусков необходимо зарегистрировать. С утвержденным руководителем компании графиком нужно ознакомить всех сотрудников. Для этого к унифицированной форме можно добавить графу, в которой работники могут оставить подпись после ознакомления с графиком или завести специальный журнал.
Внесение изменений в график
Строго соблюсти запланированные сроки отпусков почти нереально. В течение года обязательно появляются причины для перенесения отпуска, причем как у работников, так и у руководителя, утвердившего график отпусков. Иногда работников приходится даже отзывать из отпусков. В этих ситуациях в график нужно вносить изменения.
Если работник собирается взять отпуск не по графику, ему следует написать заявление в произвольной форме с указанием новой даты отпуска и причин его переноса. Если отсутствие работника угрожает неблагоприятными последствиями производственному процессу, работодатель имеет право отказать в предоставлении отпуска.
По инициативе работодателя график отпусков может быть изменен, но при этом нужно соблюсти некоторые формальности:
- получить письменное согласие работника;
- издать приказ о переносе отпуска с указанием срока, на который отпуск перенесен. Работник должен обязательно ознакомиться с приказом.
Ежегодный отпуск будет перенесен обязательно, если:
- не были своевременно выплачены отпускные;
- уведомление о начале отпуска было направлено позже, чем за две недели до начала.
Ответственность за отсутствие графика отпусков
Ответственность может наступить и при отсутствии графика, и при его несоблюдении.
При отсутствии графика (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
- для должностных лиц штраф в размере от 1000 до 5000 руб.;
- для организации – штраф 30 000-50 000 руб. или приостановка деятельности на срок до 90 суток.
