Большинство бухгалтеров полагают, что табель учета рабочего времени является скорее документом, который отражает трудовую дисциплину в организации, ведь политика малых предприятий достаточно типична: невысокая официальная заработная плата, которая даже при наличии пропусков сотрудником рабочих дней выплачивается полностью, а все остальные финансовые вопросы решаются за счет «премиальных».
Однако не стоит забывать, что табель учета использования рабочего времени имеет и налоговые последствия. Ведь именно он является основанием начисления заработной платы сотрудников организации. По своей сути табель учета рабочего времени это тот же акт о проделанной работе, который обязательно составляется с работниками на основании гражданско-правового договора.
Отсутствие табеля рабочего времени влечет необоснованность начисления заработной платы, а, следовательно, расходы по оплате труда не могут уменьшать налогооблагаемую прибыль. Таким образом, данным документом не стоит пренебрегать.
Госкомстат России утвердил для табеля учета рабочего времени две унифицированные формы – Т-12 и Т-13*. Отличаются формы тем, что Т-12 является универсальным вариантом, а Т-13 ведется, если в организации установлена автоматическая система контроля явок-неявок на работу (турникет). При этом данные заносятся в форму через компьютер. Чаще всего, конечно, используют форму Т-12, поскольку пропускные системы установлены далеко не во всех организациях.
Кто ведет табель учета рабочего времени
Раньше во многих организациях была специальная должность – табельщик. Сейчас руководители считают нерациональным держать отдельную штатную единицу только для регистрации выходов и невыходов на работу. Чаще всего обязанность вести табель учета рабочего времени возлагается на специалиста по кадрам, бухгалтера или руководителей структурных подразделений помимо их основных функций. Помните, что эта обязанность должна быть закреплена в трудовом договоре и должностной инструкции сотрудника или возложена на него приказом директора организации.
Как отражать в табеле использование рабочего времени
Формы Т-12 и Т-13 практически не отличаются по составу реквизитов, поэтому мы будем рассматривать заполнение табеля на примере одной формы – Т-12. А точнее, ее первого раздела, который называется «учет использования рабочего времени». Образец заполнения табеля приведен на стр. …
Табель ведется в течение месяца, а в конце этого периода в нем подводятся итоги по количеству часов, отработанных каждым сотрудником. Отмечаются и промежуточные результаты (за первую и вторую половины месяца). Явки и неявки на работу фиксируются методом сплошной регистрации. Это означает, что за каждое число месяца в соответствующей ячейке проставляется какое-либо обозначение – явка или неявка по определенным причинам (либо по невыясненным обстоятельствам).
Однако допускается и не отмечать явки, а регистрировать только отклонения от графика работы (неявки, опоздания и т. п.). Если за месяц отклонений не было, то в табеле будут отражены лишь итоговые данные о результатах работы за первую и вторую половины месяца и общий итог, а другие клетки останутся пустыми.
Таким образом, табель учета рабочего времени применяется для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду.
Когда учет рабочего времени и расчет с персоналом по оплате труда ведется раздельно, то допускается применение раздела 1 «Учет рабочего времени» табеля по форме N Т-12 в качестве самостоятельного документа без заполнения раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда». Форма N Т-13 применяется для учета рабочего времени.
Табели учета рабочего времени составляются в одинственном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.
Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).
Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено:
- в форме N Т-12 (графы 4, 6) – две строки;
- в форме N Т-13 (графа 4) – четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).
В формах N Т-12 и N Т-13 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя – для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.
При заполнении граф 5 и 7 табеля по форме N Т-12 в верхних строках проставляется количество отработанных дней, в нижних строках – количество часов, отработанных каждым работником за учетный период. Затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т. п.).
При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, учебный отпуск, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т. д.), в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.
При составлении табеля по форме N Т-12 в разделе 2 на один для всех работников вид оплаты и корреспондирующий счет заполняются графы 18-22, и при расчете разных по каждому работнику видов оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы с 18-34.
Форма N Т-13 «Табель учета рабочего времени» применяется при автоматизированной обработке учетных данных. При составлении табеля по форме N Т-13:
- при записи учетных данных для начисления заработной платы только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в Табель, заполняются реквизиты «код вида оплаты», «корреспондирующий счет» над таблицей с графами с 7-9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8;
- при записи учетных данных для начисления заработной платы по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы 7-9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество больше четырех.
Бланки табеля по форме N Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть изготовлены с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, должность (специальность, профессия), табельный номер и т. п. – то есть данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации организации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки учетных данных.
Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы N Т-12, применяются и при заполнении табеля по форме N Т-13.
