Лицевой счет отражает все виды начислений зарплаты работника. Начиная с 1 января 2013 года унифицированные формы учетной документации не обязательны к применению, однако запрета на их использование также нет. Вместе с этим, формы первичных учетных документов, установленные на основании федеральных законов, продолжают оставаться обязательными к применению.
Лицевой счет заполняют, основываясь на данных первичных документов по учету выработки, выполненных работ и отработанного времени:
- нарядов;
- заказов–нарядов;
- книги учета выработки;
- табелей учета рабочего времени;
- информации из приказов о поощрении;
- записок–расчетов о предоставлении отпуска;
- данных о прекращении трудового договора с работником;
- акта о приемке работ по трудовому договору;
- листков и справок на доплату;
- больничных листов и др.
Одновременно должен быть произведен расчет удержаний из заработной платы, налоговых вычетов, льгот. В результате определяется сумма к выплате.
Правила заполнения
На крупных предприятиях, как правило, лицевой счет открывают для каждого работника, предприятия поменьше предпочитают расчетно-платежные ведомости (формы Т-49). Заполнять лицевой счет должен сотрудник бухгалтерии. В форму Т-54 были внесены изменения, связанные в исчислением НДФ, введением ИНН, свидетельством о государственном пенсионном страховании, сокращением видов оплат и надбавок на предприятиях.
Лицевой счет должен храниться на предприятии 75 лет (ст. 413 Перечня типовых управленческих архивных документов…). Открывают лицевой счет на работающего сотрудника одновременно с приемом на работу или с 1 января нового года. При приеме на работу информация переносится из личной карточки в лицевой счет.
В бланке лицевого счета указывают наименование организации, ее код по ОКПО. Далее – категория, к которой работник относится (управленческий персонал, рабочие, служащие). Эту графу заполняют в организациях, в штатном расписании которых существует деление работников по категориям. Графа «Состояние в браке» необходима для осуществления стандартных налоговых вычетов на ребенка работника. С этой же целью в графе «Количество детей» должно быть указано количество несовершеннолетних и детей, обучающихся на дневной форме обучения.
В 5 графе «Условия труда» необходимо уточнить, в каких условиях работает сотрудник – опасных, вредных с номером списка, тяжелых, нормальных. Графа об использовании отпуска заполняется на основании приказа.
Раздел «Удержания и взносы» отражает сведения об удержаниях из заработной платы, производимых по исполнительным листам, приказам руководителя или по заявлению работника (например, при возврате займа или ежемесячных перечислениях по заявлению работника).
В 47 графе указывают общую сумму удержаний за месяц. Из суммы в графе 38 «Всего начислено» вычитают сумму, указанную в графе 47. Положительную разницу заносят в графу 48 «Задолженность за организацией», а отрицательную – в графу 49 «Задолженность за работником». В 50 графе указывают сумму, подлежащую к выдаче за месяц. Лицевой счет подписывает работник бухгалтерии, ведущий расчет зарплаты.
Форма № Т-54а применяется при автоматизированной обработке учетных данных вычислительной техникой с помощью специальных программ. Распечатку расчетного листка с данными о составляющих заработной платы, размерах и основаниях для удержаний, общей сумме к выплате, вкладывают в лицевой счет работника.
