Этот документ применяют при оформлении наличных денег, поступивших в кассу организации при ручной обработке данных или когда информация обрабатывается с помощью вычислительной техники.
Приходный кассовый ордер в единственном экземпляре выписывает работник бухгалтерии, подписывает главный бухгалтер или уполномоченное лицо. Квитанцию к приходному кассовому ордеру также подписывает главный бухгалтер, а также кассир. Он же заверяет квитанцию печатью или штампом и регистрирует в журнале, где регистрируются приходные и расходные кассовые документы. Квитанцию получает сдавший деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.
Используют унифицированный бланк приходного кассового ордера формы КО-1. Состоит этот документ из бланка ордера и квитанции к нему. Квитанцию, как уже было сказано, выдают для подтверждения того, что деньги были приняты.
Реквизиты приходного кассового ордера:
- регистрационный номер ордера и дата заполнения;
- информация об организации: наименование предприятия, структурного подразделения, код ОКПО;
- информация о плательщике: наименование, номер корреспондирующего счета, субсчета;
- сумма и основание;
- приложение (перечень прилагаемых первичных и иных документов).
В приходном ордере и в квитанции категорически запрещены любые исправления и помарки. Если ошибка была допущена, ордер необходимо переписать. Приходный кассовый ордер и квитанцию можно заполнять от руки.
В обязанности кассира, получившего приходный ордер и квитанцию, входит проверка:
- правильности оформления документов;
- наличия подписи главного бухгалтера и ее подлинности;
- наличия приложений, которые перечислены в документах.
Если кассир обнаружит, что не соблюдено любое из перечисленных требований, он должен возвратить документы на доработку. Если претензий к оформлению документов нет, кассир принимает деньги и ставит свою фамилию, инициалы и подпись на приходном ордере и квитанции.
Ставя печать на квитанцию, кассир должен следить, чтобы край печати заходил на приходный ордер. Документы, приложенные к ордеру, погашают штампом «Получено» или надписью и пишут дату (число, месяц, год).
Порядок заполнения приходного кассового ордера:
- Организация – наименование организации.
- Структурное подразделение – структурное подразделение, в котором был сформирован ПКО.
- Номер документа – порядковый номер ПКО, должна соблюдаться непрерывная нумерация.
- Дата составления – дата формирования ордера.
- Дебет – дебетовый счет бухгалтерской проводки на основании ордера. Как правило, счет 50.1 «Касса».
- Код структурного подразделения – код подразделения, на которое денежные средства приходуются.
- Корреспондирующий счет, субсчет – кредитовый счет проводки на основании ордера.
- Код аналитического учета – объект аналитики корреспондирующего счета.
- Сумма, руб. коп. – цифрами.
- Принято от – лицо, отдающее денежные средства.
- Основание – содержание операции.
- Сумма – с заглавной буквы прописью в рублях, слово «рубль» не сокращается, копейки – цифрами, слово «копейка» также не сокращается. Если принимается валюта «рубль» заменяют на наименование валюты.
- В том числе – сумма НДС цифрами.
- Приложение – перечисление прилагаемых документов с указанием номеров и дат составления.
