Работая с наличными средствами, юридические лица и индивидуальные предприниматели должны следить за кассовой дисциплиной и грамотным оформлением кассовых операций. Без правильного учета операций с наличными о кассовой дисциплине говорить не приходится.
Кассовая книга – это бухгалтерский документ, отражающий и приход, и расход наличных денег. Если на предприятии есть касса, там обязательно должна быть и кассовая книга. Даже юридические лица или индивидуальные предприниматели, работающие по упрощенной системе налогообложения, не должны пренебрегать ведением этого документа.
Ведут кассовую книгу в одном экземпляре по унифицированной форме КО-4, утвержденной Постановлением Госкомстата России в 1998 году. Представители различных инстанций очень любят проверять кассовую книгу, поэтому к ведению ее нужно отнестись с повышенным вниманием.
Закон устанавливает, что в учреждении, которое работает с наличностью, должна быть одна кассовая книга. Однако, если говорить о крупных предприятиях с обособленными подразделениями, выделенными на отдельный баланс, то в каждом таком подразделении должна вестись собственная кассовая книга. Оригинал книги находится в подразделении, а головное учреждение получает копии документов и кассовой книги. Данные об остатках средств в кассе подразделения показывают в его балансе и учитывают при составлении сводного баланса предприятия.
Оформление кассовой книги
Кассовую книгу необходимо оформлять соответствующим образом: прошнуровывать, пронумеровывать, скреплять печатью, записи заверять подписью главного бухгалтера и руководителя предприятия. Ведут кассовую книгу в течение всего календарного года по нарастающей. В каждом новом году заводят новую кассовую книгу.
Стандартная кассовая книга выглядит как журнал и состоит из пятидесяти или ста листов. Если предприятие активно использует наличные средства, на календарный год может не хватить одного журнала. Тогда разрешено начать другой журнал, но на титульном листе нужно четко указать временной промежуток записей в данной книге.
Ведение кассовой книги
Заполняют кассовую книгу, внося записи в готовую форму. Операции по кассе, произведенные за сутки, записывают на одной странице, обязательно отражая приходные и расходные материалы. В конце каждого рабочего дня подводят итог и сводят остаток, кассир составляет отчет, и полученные деньги ведущий кассу сотрудник в конце дня сдает в бухгалтерию.
На каждом листе кассовой книги есть две одинаковые части, разделенные линией отрыва – собственно лист книги и отчет кассира. Листы можно сгибать по линии отрыва, под копирку заполняя обе части одновременно. Потом лист разрезают, первую часть подшивают, а к отчету кассира прикрепляют первичные документы.
Заполнение граф и полей
«Остаток на начало дня» – переносят сумму из графы «Остаток на конец дня» с предыдущего листа. «Номер документа» – номера приходных и расходных кассовых ордеров. Графа №2 – информация из ордеров, суммы вносят полностью, в рублях и копейках.
Корреспондирующий счет – нужно указывать: расчетный счет – 51, заказчики и покупатели – 62, зарплата – 70, подотчет – 71 (ИП могут не указывать номер корреспондирующего счета). «Перенос» – сумма всех операции, указанных на предыдущих строках, обратная сторона бланка заполняется или перечеркивается Z.
Итоги за день выводят по расходу и приходу, остаток на конец дня должен быть равен остатку на начало дня и приходу, за минусом расхода. Внизу кассир и бухгалтер подписываются и указывают количество приходных и расходных кассовых ордеров.
