Обычно на предприятиях бланк авансового отчета используют, когда нужно подтвердить расходование средств, выданных авансом. Заполняет бланк подотчетное лицо, прилагает к отчету подтверждающие документы и передает комплект в бухгалтерию.
Бухгалтер, сверив документы, заполняет «свои» разделы авансового отчета. После этого документ заверяет руководитель и подотчетная сумма списывается. Авансовый отчет должен храниться в альбоме унифицированных форм.
Порядок выдачи авансовых сумм и заполнения АО-1
Авансовые средства выдаются подотчетным лицам, перед предстоящими представительскими или хозяйственными расходами. Сумму для выдачи регламентирует приказ руководителя, в котором должен быть указан список лиц, цели и даты проведения мероприятий, для которых предназначены средства. Деньги выдают в кассе предприятия по предъявленному расходному кассовому ордеру, в котором обязательно должно быть указание о назначении получаемых средств.
При получении средств по авансовому ордеру должен быть издан приказ руководителя предприятия с перечнем лиц, имеющих право получать деньги под отчет, Это относится и к хозяйственным тратам, и к расходам на горюче-смазочные материалы. Отдельный приказ устанавливает период, на который аванс выдается. Оригиналы документов, заверенные руководителем, хранятся в бухгалтерии.
Авансовые средства могут выдаваться сотруднику перед командировкой, основанием служит в данном случае командировочное удостоверение или приказ о направлении в командировку. В обоих случаях в документах должна быть виза руководителя. По возвращении из командировки, как правило, не позднее трех рабочих дней, в бухгалтерию нужно представить авансовый отчет с документами, подтверждающими расходы в командировке. На основании этих документов будет произведен окончательный расчет.
Получение нового аванса недопустимо, если у подотчетного лица есть задолженность по предыдущим авансам. Сотрудник, получивший деньги под отчет, не имеет права передавать их другому лицу.
Рекомендации по заполнению авансового отчета
Авансовый отчет формы АО-1 – двухсторонний бланк. Заполняют его подотчетное лицо и бухгалтер. Информацию на первой странице вносит подотчетное лицо. В заголовке нужно указать название предприятия, дату составления отчета, фамилию и инициалы подотчетного сотрудника, должность и табельный номер. В графу о назначении авансового платежа вносят вид расходов, хозяйственных или представительских.
На обороте бланка сотрудник перечисляет документы, которыми подтверждаются расходы и затраты в каждом случае (графы 1-6). Перечень нужно пронумеровать, а в отчете при ссылке на документы соблюдать ту же последовательность.
Информация о расходовании средств подается в следующей форме:
- номер документа по порядку из списка на обороте бланка;
- дата создания и номер документа;
- статья расходов, на которую отнесена потраченная сумма;
- размер аванса в рублях или валюте;
- итоговая сумма с учетом всех расходов.
Принимая авансовый отчет, бухгалтер составляет расписку в получении для подотчетного лица. После окончания сверки бухгалтер на оборотной стороне отчета пишет суммы для учета и номера счетов, по которым ведется дебет расходов. На лицевой странице авансового отчета проставляют отметки об остатке или перерасходе средств из предыдущего и текущего авансовых платежей и об операциях по учету.
