Предназначение докладной записки – довести до сведения руководителей вышестоящих инстанций какую-либо важную информацию. Целью составления докладной записки является не только информирование о сложившейся ситуации, но и мотивация к принятию срочных мер для решения проблемы.
Этот документ всегда направляется только снизу вверх, от подчиненного начальнику, заказчику, старшему партнеру, и является способом обратной связи.
Например, строительный подрядчик может направить заказчику докладную записку о необходимости приостановки работ по причине резкого ухудшения погодных условий. Подрядчик обращается к заказчику, поскольку получает от него плату.
Докладная записка составляется в форме, соответствующей требованиям ОКУД, код 0286041. Документы можно классифицировать в соответствии с информационной составляющей или с адресатом.
По первому признаку докладные записки делятся на информационные и отчетные. Информационные докладные записки содержат описание этапов и особенностей проведения определенных работ, и предназначены они для доведения до начальства сообщения о продвижении работ и о направлении деятельности подразделения.
Пояснения такого рода могут поступать к руководству компании систематически. Отчетные записки исполняют роль своеобразного связующего звена между вертикалями управления в компании. Эта информация помогает руководству получать оперативные сводки об исполнении приказов или мероприятий.
В качестве адресатов могут выступать руководители подразделений или вышестоящее начальство, например, генеральный директор. В первом случае докладная записка считается внутренним документом, во втором – внешним. Докладная записка на отдельного сотрудника является внутренним документом.
В тексте записки должно содержаться не только изложение проблемы, но и рекомендации по ее разрешению.
Этот тип документации оформляется с использованием официального стиля. Докладная записка для внутреннего обращения должна составляться на стандартном листе формата А4 или с использованием фирменного бланка, если записка предназначена для передачи за пределы структурного подразделения.
В каждой организации может быть установлена своя норма составления этого документа – рукописная или печатная. Требования к оформлению записки в учреждении можно узнать, ознакомившись с образцом заполнения бланка у лица, ответственного за документооборот.
Докладная записка обязательно должна содержать констатирующую и анализирующую части. В констатирующей части нужно изложить суть проблемы. В аналитической части — анализ проблемы и предложения по ее разрешению. Возможно дополнительно внести резюмирующий абзац, перечисляющий выводы и предложения.
Важно также отметить, что ни отправитель, ни получатель этого документа не могут быть анонимными. Непременными атрибутами докладной записки являются такие реквизиты:
- фамилия, имя, отчество адресата;
- дата и регистрационный номер документа;
- сведения о местонахождении подразделения;
- наименование документа.
В начале текста нужно коротко сформулировать, о чем будет идти речь.
Под текстом записки необходимо подписаться и указать должность, фамилию и инициалы.
Докладная записка – документ информационный, обладающий юридической силой. Все, что может сделать ее похожей на кляузу, умалит или сведет на нет ее весомость при судебном или административном разбирательстве.
