Объяснительная записка – документ, содержащий пояснения отдельных положений основного документа или объяснение причин какого-либо события. Объяснительные записки, составленные для сопровождения основного документа, оформляют на фирменном бланке предприятия и должны быть подписаны руководителем.
Если составление объяснительной записки вызвано необходимостью пояснить непосредственному руководителю причину нарушения трудовой дисциплины, невыполнения поручения, срыва производственного процесса и т. п., можно ограничиться рукописным текстом на листе формата А4.
Объяснительная записка должна содержать:
- реквизиты адресата;
- наименование вида документа (объяснительная записка);
- дату составления документа;
- заголовок к тексту, начинающийся с предлога «о» («об»);
- собственно текст.
Законодательно утвержденного образца объяснительной записки не существует, но есть общие правила составления. Это рекомендации, а не директивы, но объяснительная, составленная правильно, может стать спасательным кругом.
В тексте необходимо объективно отразить события и факты, дать максимально четкие разъяснения. Под текстом должна стоять подпись составителя. Объяснительная записка отличается от докладной записки тем, что не должна содержать выводов и предложений, в остальном оформление этих документов схоже.
Очень важно при составлении объяснительной записки соблюсти оптимальный ее объем. Если по роду своей деятельности сотрудник не отвечает за человеческие жизни и здоровье, а его проступок не привел к банкротству организации, излагать объяснения слишком подробно и широко не стоит.
Текст будет сложным для восприятия, и у работодателя на психологическом уровне может сложиться впечатление, что его пытаются обмануть. Обычно вполне достаточно нескольких недлинных предложений. В объяснительной записке требуется разъяснить руководству свою точку зрения на определенное событие. Таким событием может стать ненадлежащее или несвоевременное выполнение задания, опоздание на работу, прогул и подобные события.
В соответствии со ст. 193 Трудового Кодекса Российской Федерации, если сотрудник допустил дисциплинарный проступок, руководитель имеет все основания потребовать от нарушителя составления объяснительной записки. Мы должны поставить вас в известность, что сотрудник совсем не обязан давать объяснения. Независимо от того, написана ли объяснительная, работодатель вправе применить какое-нибудь дисциплинарное взыскание, составив при этом акт об отказе.
Поэтому, как правило, лучше все-таки исполнить желание руководителя и написать объяснение. Возможно, в ней вам удастся изложить свой взгляд на событие таким образом, что гнев руководства сменится на милость. К тому же, вы сможете продемонстрировать свое стремление к сотрудничеству и продемонстрируете лояльность. Начать записку нужно с перечисления фактов, имеющих непосредственное отношение к интересующей руководство ситуации. После этого следует изложить причины, которые привели к негативному исходу (никто не просит объяснять причины побед и триумфов).
Излагать старайтесь без эпитетов и метафор, сухим канцелярским языком, выражайте свои мысли по возможности коротко. Пишите исключительно о фактах, которые непосредственно относятся к делу. Постарайтесь, чтобы объяснение было веским и аргументированным, не пытайтесь оправдываться или лгать.
Требование написать объяснительную записку обычно не вызывает восторга, но оно совершенно не означает, что последуют необратимые ужасные события, вроде увольнения или понижения в должности. Почти всегда «грамотное» признание вины в глазах работодателя выглядит намного достойнее беспомощных попыток оправдаться. Все мы люди, в конце концов, и нам свойственно ошибаться.
