Письмо-извещение предназначено для сообщения о предстоящих мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т. п.). Почти всегда письма-извещения рассылают широкому кругу адресатов (организаций, учреждений, предприятий), чтобы пригласить их к участию в мероприятии.
Письма-извещения могут только информировать о предстоящем мероприятии, времени и месте его проведения, но могут также и приглашать к участию, сообщать обо всех условиях участия и вмещать иную вспомогательную информацию.
Письма-извещения могут содержать приложения с картой участника, анкетой участника, программой мероприятия и другими информационными материалами.
Такие письма обычно рассылают по списку, по этой причине строка «Адресат» бывает заполнена обобщенно или не заполнена совсем.
Подписывает письмо-извещение руководитель или заместитель руководителя организации, ответственный за мероприятие. Если мероприятие проводят совместно несколько организаций, письмо-извещение могут подписывать несколько руководителей. Обязательные реквизиты письма-извещения:
- название организации;
- данные об организации (номер телефона, адрес, форма собственности, e-mail);
- код организации;
- ОГРН (основной государственный регистрационный номер) юридического лица;
- идентификационный номер налогоплательщика;
- дата;
- регистрационный номер;
- заголовок к тексту;
- подпись;
- указание исполнителя.
Письмо-сообщение может быть составлено в произвольной форме с использованием стандартных языковых формул либо в форме частного письма. Если при переписке с организациями традиционно принята первая форма, то при общении с индивидуальными клиентами лучше воспользоваться вторым вариантом.
Во вводной части письма можно указать мотивацию причины составления извещения. Ключевая фраза может содержать слова и выражения:
- В ответ на ваше письмо…
- В дополнение к нашему письму…
- В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…
- На основании нашего телефонного разговора…
- На основании устной договоренности…
- Согласно постановлению правительства…
- По вашей просьбе…
- Согласно протоколу о взаимных поставках…
или
- В целях выполнения распоряжения…
- Для согласования спорных вопросов…
- Для согласования вопросов участия…
- Для наиболее полного освещения деятельности вашей организации в СМИ…
- Для решения спорных вопросов…
- В целях безопасности прохождения груза…
- Во избежание конфликтных ситуаций…
- С целью ознакомления с… высылаем вам…
Если содержание письма-извещения не требует мотивации, можно начинать с глагола действия в форме первого лица единственного и множественного числа, реже — в форме третьего лица единственного числа. Нужно заметить, что в письмах форма первого лица выражает позицию юридического лица (организации, предприятия).
Ключевая фраза письма выглядит так:
- Сообщаем, что…
- Извещаем…
- Уведомляем…
- Информируем…
- Ставим вас в известность, что…
- Считаем необходимым поставить вас в известность о …
- Доводим до вашего сведения, что…
- Нам приятно сообщить (Вам), что…
- Имеем честь сообщить (Вам), что…
- С радостью сообщаем (Вам) о…
При употреблении глагола в форме 3-го лица, действия передаются описательно:
- ООО «Три поросенка» уведомляет вас о том, что…
- ОАО «Ромашкино» информирует партнеров (клиентов) о…
