Гарантийное письмо – документ, подписав который гарант признает свои обязательства, которые должны быть исполнены при наступлении определенных обстоятельств, оговоренных в гарантийном письме.
Юридически гарантийные письма квалифицируют как
Признание долговых обязательств по договору продажи (поставки), а также по договорам оказания услуг с определением сроков погашения задолженности.
Просьба предоставить товары, оказать услуги, выполнить работы в долг, с отсроченным платежом.
Намерение заключить договор в будущем. В этом случае в гарантийном письме не содержится условий договора, договор еще не заключен, и гарантийное письмо не обладает юридической силой договора.
Чаще остальных встречаются гарантийные письма, подтверждающие факт оплаты. При этом обязательно должна быть указана ссылка на номер договора или счета, по которым будет произведена оплата.
Гарантийные письма могут составляться для третьих лиц, например, когда происходит регистрация юридического лица. В этом случае гарантийного письма на предоставление юридического адреса бывает достаточно. Гарантийные письма могут принимать банки в качестве подтверждения того, что кредитная сумма будет погашена.
Гарантийные письма должны содержать ясные, точные и однозначные формулировки – так как речь в них идет о предоставлении гарантий от имени организации или должностного лица. Обязательно должен быть указан вид операции, а зачастую и описание предстоящих действий.
Составляя гарантийное письмо, необходимо с полной ответственностью подойти к составлению его текста и максимально четко оговорить все условия, которые будут регулировать ваши взаимоотношения, в соответствии с нормами Гражданского Кодекса РФ.
Правила составления гарантийного письма
Письмо должно быть написано на фирменном бланке отправителя, скреплено круглой печатью, подписью директора и главного бухгалтера.
В гарантийном письме нужно максимально точно перечислить наименование товара, номер накладной и счета-фактуры, по которым был передан товар, реквизиты организации, счёт в банке и его местонахождение.
Если письмо составлено от имени юридического лица, нужна подпись главного бухгалтера и руководителя.
В дополнение к гарантийному письму следует приложить копии: свидетельства о регистрации организации или предпринимателя, свидетельства о постановке на учет в ИФНС, приказа о назначении директора, действующая выписка из ЕГРЮЛ.
Дополнительно в гарантийное письмо можно внести оговорку о рассмотрении предпоставки в качестве предоставления коммерческого кредита (ст. 823 ГК РФ), а также о начислении дополнительных процентов за каждый день просрочки. При отсутствии такой оговорки непунктуальный контрагент сможет выплатить только проценты за пользование вашими денежными средствами (ст. 395 ГК РФ).
Также можно дополнить гарантийное письмо пунктом, говорящим о том, что этот документ является обязательным для законных наследников, правопреемников и агентов.
Как свидетельствует судебная практика, от того, насколько тщательно составлено гарантийное письмо, во многом зависит, будет ли оно принято судом в качестве договора между сторонами.
Справедливости ради нужно сказать, что, даже самое правильно составленное и оформленное гарантийное письмо, не дает абсолютно надежных юридических гарантий, что обязательства будут исполнены. Дать такие гарантии может только договор поручительства, составленный по всем правилам.
