Унифицированные формы путевых листов утверждены Постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 года № 78.
Виды путевых листов предусмотрены для:
- легковых автомобилей;
- специальных автомобилей;
- легкового такси;
- грузовых авто;
- автобусов;
- для автобусов необщего пользования.
Выдача водителям документов и сдача обработанных путевых листов в бухгалтерию учитывается в специализированном журнале по форме № 8.
«Инструкция о порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом», утвержденная Минфином и Минавтотрансом 30.11.83 г. № 156/30/354/7/10/998/ регулирует порядок оформления путевых листов.
Однако есть разъяснение Минфина России в письме от 20.09.2005г. № 03-03-04/1/214 о том, что формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата № 78, обязательны исключительно для автотранспортных организаций.
В остальных организациях могут быть разработаны свои формы путевых листов, отражающие реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»:
- наименование документа;
- дата составления;
- наименование организации, выдавшей документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители операции в натуральном и денежном выражении;
- должности лиц, отвечающих за совершение хозяйственной операции;
- личные подписи указанных лиц.
Организация должна утвердить приказом разработанную форму путевого листа и сделать ее приложением к этому приказу.
Путевой лист выписывают в единственном экземпляре и хранят 5 лет.
Этот документ должен выписать водителю диспетчер или другой работник, уполномоченный выпускать машину в рейс. Некоторые организации вменяют заполнение путевых листов в обязанность водителям или другим работникам.
Путевой лист обязательно должен содержать:
- порядковый номер,
- дату выдачи,
- штамп или печать организации, владеющей автомобилем.
Действие путевого листа продолжается одну смену или один день. Если задание рассчитано на срок более суток, путевой лист может быть выдан на более продолжительное время.
В таких случаях организация может обезопасить себя перед налоговыми органами, если укажет максимальную периодичность, с которой предполагается выписываться путевые листы определенным сотрудникам, указав причины принятия такого решения.
В маршруте движения должны быть указаны все пункты следования автомобиля.
За правильное оформление путевых листов отвечают руководители организации и лица, заполняющие документ.
Если путевой лист заполнен с нарушениями, это может стать основанием для проверяющих органов исключить из состава расходов затраты на ГСМ.
Кроме данных, которые должны содержать первичные документы на основании Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ, в путевых листах должны обязательно присутствовать:
- наименование и номер путевого листа;
- срок действия путевого листа;
- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
- сведения о транспортном средстве;
- данные водителя.
Существует несколько типов межотраслевых типовых форм путевых листов, в зависимости от вида транспортного средства:
- № 3 – легковые автомобили;
- № 3 спец. — специальные автомобили;
- № 4 – легковые такси;
- № 4-С и 4-П — грузовые автомобили;
- № 6 – автобусы;
- № 6 спец — автобусы необщего пользования.
В унифицированных формах обязательно должны быть заполнены все реквизиты. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» и Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное Приказом Минфина России от 29.07.98 г. № 34н, устанавливает, что ответственность за достоверность данных, содержащихся в документах, а также за правильность оформления, своевременное составление первичных учетных документов возлагается на лиц, создавших и подписавших документы.
