Оформлять путевые листы должны не только автотранспортные организации, но и любая фирма, в чьем распоряжении есть автомобиль. Компания, которая хочет отнести затраты на покупку ГСМ на расходы, не может обойтись без путевого листа. Оформление этого документа – процесс трудоемкий, но нетранспортные организации, могут его упростить.
Для чего нужны путевые листы
Путевой лист – первичный документ для учета расходования топлива. Если чеком подтвержден факт покупки бензина, из путевого листа можно узнать, сколько топлива израсходовано автомобилем.
Кроме этого, на основании путевого листа рассчитывается зарплата водителя, если она начисляется на сдельных или повременных условиях. Если для водителя определен оклад или машиной управляет сотрудник, занимающий другую должность, для начисления зарплаты путевой лист не нужен. В любом случае, путевой лист позволяет делать выводы об экономической оправданности затрат на использование автомобиля и о расходовании ГСМ.
Типовая форма №3
В бухгалтерском учете используются первичные документы, составленные в унифицированной форме. У путевого листа такая форма есть. Для легковых автомобилей разработана типовая межотраслевая форма №3. В данном документе отражается информация о передвижениях транспортного средства в течение дня (смены). Путевой лист может быть выписан на более длительный срок, если работник отправляется в командировку на автомобиле.
В бланке должны быть указаны:
- наименование организации;
- марка и номер автомобиля;
- сведения о человеке, управляющем автомобилем;
- данные его водительского удостоверения.
Также в путевом листе должно быть зафиксировано время выезда/возвращения и данные спидометра. Путевой лист с этими сведениями заверяют подписью диспетчер и механик.
В разделе, предназначенном для учета горючего нужно указать, сколько бензина в баке было при выезде и при возвращении, количество бензина, заправленного и израсходованного в поездке. Кроме фактических данных, в бланке указывается нормативное потребление топлива, а также перерасход и экономия горючего. На обороте бланка подробно расписывают маршрут движения, с указанием времени и километража поездки. Здесь же рассчитывают заработную плату водителю.
Обязательно ли использовать форму №3?
В письме Росстата от 3 февраля 2005 г. № ИУ-09-22/257 разъясняется, что форма № 3 обязательна для всех компаний, в работе которых используются легковые автомобили. Налоговые органы придерживались тогда аналогичной позиции, настаивая на том, что только унифицированная форма путевого листа, может подтвердить расходы организации.
От Росстата с того времени никаких изменений не поступало, а налоговики и финансисты изменили точку зрения. Теперь они считают, что унифицированная форма №3 «Путевой лист легкового автомобиля» остается обязательной только для автотранспортных организаций, остальные фирмы вправе разрабатывать собственный бланк.
Естественно, документ должен сохранять обязательные реквизиты:
- название и дата составления;
- наименование организации;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители операции в натуральном и денежном выражении;
- должность работника, ответственного за работу автотранспорта и за правильность оформления;
- личные подписи этих лиц.
Форму путевого листа любой организации должен своим приказом утверждать руководитель. Образец путевого документа необходимо зафиксировать в учетной политике фирмы. Компании, как правило, принимают за основу типовую форму №3.
