На должность секретаря-референта всегда назначают только компетентное лицо, которое имеет соответствующий уровень образования и необходимый опыт. К соискателю предъявляются следующие требования:
- Обязательно высшее образование (гуманитарного или экономическое направление);
- Навыки управления персоналом;
- Навыки организации и контроля рабочего процесса;
- Наличие опыта на аналогичной должности от 2 лет и более.
Главная функция должности секретаря-референта заключается в постоянном контроле за обеспечением работы непосредственного начальника всеми необходимыми ресурсами и услугами без аварий.
Об основных обязанностях
К главным обязанностям секретаря-референта относятся:
- Заключение соглашений с организациями, поставляющими необходимые ресурсы (вода, газ, свет и т. д.);
- Организация рабочего процесса руководителя;
- Контроль своевременных расчётов с поставщиками ресурсов;
- Контроль за работой непосредственных подчиненных;
- Контроль за работой и соблюдением правил всей организации;
- Представление компании в госструктурах;
- Планирование мероприятий, рабочих встреч и иных событий;
- Координация деятельности сотрудников.
В отличие от должности просто секретаря, референт обязан активно принимать участие в развитие и продвижении организации, контроле за соблюдением регламента компании, а также обеспечивать свое непосредственное начальство всей актуальной информацией для продуктивной работы. Назначать на данную должность, а также увольнять имеет право исключительно генеральный директор или, в случае его отсутствия, его заместитель.
О правах
У каждого референта компании есть определённые полномочия, а именно:
- Заключение соглашений от имени организации;
- Подписание отчетностей для руководства;
- Утверждение должностных инструкций для непосредственных подчиненных;
- Формирование штатного расписания и внесение в него корректировок;
- Увольнение персонала и принятие на работу новых работников;
- Обеспечение исполнения коллективного соглашения;
- Согласование и утверждение рабочих графиков;
- Планирование отпусков и выходных;
- Согласование калькуляции;
- Поощрение лучших сотрудников компании за качественную и добросовестную работу;
- Наказание для нарушителей трудового распорядка;
- Контроль за сохранностью общего имущества;
- Создание безопасных условий для выполнения работы.
Главной целью работы секретаря-референта является достойное и бесперебойное обеспечение рабочего процесса для директора и всей организации.
Об ответственности
Несмотря на то, что должность секретаря референта не кажется очень ответственной, согласно должностной инструкции в его зону ответственности входит:
- Всегда действовать исключительно в интересах организации;
- Отвечать за недобросовестное и неполное исполнение своих обязанностей и функций;
- Строго соблюдать конфиденциальность по полученной информации;
- Категорически запрещено использование конфиденциальной информации в личных целях;
- Нести полную материальную ответственность за нанесённый ущерб.
Должность секретаря-референта обязательно должен занимать человек с профильным экономическим образованием и опытом работы. Ведь в рабочем процессе придётся сталкиваться не только с организационными вопросами, но и с экономической стороной компании. Наличие опыта работы, знание иностранных языков и организаторских навыков являются одним из обязательных и главных требований при выборе сотрудника.
