Должностная инструкция секретаря-референта

По этой ссылке можно бесплатно скачать «Должностная инструкция секретаря-референта» в формате doc, размером 36,5 КБ

На должность секретаря-референта всегда назначают только компетентное лицо, которое имеет соответствующий уровень образования и необходимый опыт. К соискателю предъявляются следующие требования:

  1. Обязательно высшее образование (гуманитарного или экономическое направление);
  2. Навыки управления персоналом;
  3. Навыки организации и контроля рабочего процесса;
  4. Наличие опыта на аналогичной должности от 2 лет и более.

Главная функция должности секретаря-референта заключается в постоянном контроле за обеспечением работы непосредственного начальника всеми необходимыми ресурсами и услугами без аварий.

Об основных обязанностях

К главным обязанностям секретаря-референта относятся:

  1. Заключение соглашений с организациями, поставляющими необходимые ресурсы (вода, газ, свет и т. д.);
  2. Организация рабочего процесса руководителя;
  3. Контроль своевременных расчётов с поставщиками ресурсов;
  4. Контроль за работой непосредственных подчиненных;
  5. Контроль за работой и соблюдением правил всей организации;
  6. Представление компании в госструктурах;
  7. Планирование мероприятий, рабочих встреч и иных событий;
  8. Координация деятельности сотрудников.

В отличие от должности просто секретаря, референт обязан активно принимать участие в развитие и продвижении организации, контроле за соблюдением регламента компании, а также обеспечивать свое непосредственное начальство всей актуальной информацией для продуктивной работы. Назначать на данную должность, а также увольнять имеет право исключительно генеральный директор или, в случае его отсутствия, его заместитель.

О правах

У каждого референта компании есть определённые полномочия, а именно:

  1. Заключение соглашений от имени организации;
  2. Подписание отчетностей для руководства;
  3. Утверждение должностных инструкций для непосредственных подчиненных;
  4. Формирование штатного расписания и внесение в него корректировок;
  5. Увольнение персонала и принятие на работу новых работников;
  6. Обеспечение исполнения коллективного соглашения;
  7. Согласование и утверждение рабочих графиков;
  8. Планирование отпусков и выходных;
  9. Согласование калькуляции;
  10. Поощрение лучших сотрудников компании за качественную и добросовестную работу;
  11. Наказание для нарушителей трудового распорядка;
  12. Контроль за сохранностью общего имущества;
  13. Создание безопасных условий для выполнения работы.

Главной целью работы секретаря-референта является достойное и бесперебойное обеспечение рабочего процесса для директора и всей организации.

Об ответственности

Несмотря на то, что должность секретаря референта не кажется очень ответственной, согласно должностной инструкции в его зону ответственности входит:

  1. Всегда действовать исключительно в интересах организации;
  2. Отвечать за недобросовестное и неполное исполнение своих обязанностей и функций;
  3. Строго соблюдать конфиденциальность по полученной информации;
  4. Категорически запрещено использование конфиденциальной информации в личных целях;
  5. Нести полную материальную ответственность за нанесённый ущерб.

Должность секретаря-референта обязательно должен занимать человек с профильным экономическим образованием и опытом работы. Ведь в рабочем процессе придётся сталкиваться не только с организационными вопросами, но и с экономической стороной компании. Наличие опыта работы, знание иностранных языков и организаторских навыков являются одним из обязательных и главных требований при выборе сотрудника.

Прикреплённые файлы
Ещё много интересного