Счет на оплату выписывают для того, что зафиксировать предварительную договоренность о приобретении товаров или услуг. Он не считается первичным бухгалтерским документом и не существует унифицированного бланка или формы строгого образца счета.
Некоторые обязательные сведения при этом в счете должны быть указаны обязательно:
- уникальный порядковый номер и дату выставления
- реквизиты стороны, выставляющей счет
- товары или услуги с указанием прописью их цены и налоговых особенностей
- форма налогообложения поставщика, чтобы контрагент знал, облагается ли сумма НДС
В счете может содержаться и дополнительная информация об условиях сделки. Например, сроки оплаты и поставки, указание о самовывозе товара, уведомление о предоплате.
Тогда счет становится вариантом договора о сотрудничестве. Однако если в счете не отражено наименование и количество поставляемых товаров, и нет подписей уполномоченных на заключение договоров лиц, договор поставки можно считать заключенным только когда товар будет передан, а товарная накладная подписана.
В таком случае счет не будет достаточным основанием для выставления требований к поставщику о замене товара или изменении его количества и т. п. Но за покупателем сохранится право на возврат уплаченных денежных средств.
Основное предназначение счета – выражение определенности во взаимоотношениях сторон. Законодательство Российской Федерации не требует наличия на счете личной подписи руководителя или главного бухгалтера предприятия, а также печати.
Счета можно отправлять по факсу или электронной почте, заверив их факсимиле уполномоченного лица и оттиском печати. Считается хорошим тоном фирменный бланк счета с логотипом компании.
Счет на оплату — очень неоднозначный бухгалтерский документ. Его составления не требует ни один нормативный законодательный акт и в то же время, это единственная возможность напомнить клиенту об оплате.
Кроме этого, многие договора прямо указывают на этот документ. Когда в договоре речь идет об условиях оплаты, часто указывают, что она производится на основании выставленного счета не позже определенной даты, указанной в счете.
Сам по себе этот документ ничего не подтверждает. Движение денежных средств прослеживается по платежным документам, передача продукции или услуг – по накладным и актам. На основании счета не делают никаких проводок и записей, но если вы хотите получить оплату вовремя, счет лучше составить и вручить клиенту.
