Счет-фактура (англ. Invoice) — подробный перечень товаров (услуг), составленный продавцом или поставщиком. В счете-фактуре должны содержаться:
- информация о количестве товаров (услуг) по каждой позиции;
- цена;
- сроки оплаты;
- описание услуг, связанных с поставкой;
- номер счета;
- контактные данные лица, на имя которого должен быть осуществлен платеж.
Счет-фактуру обрабатывает подразделение, ответственное за управление и учет кредиторской задолженности.
Данный документ, может быть использован как доказательство задолженности. Получатель товаров (услуг) вправе оспаривать законность позиций в счете, но сам счет-фактура под сомнение не ставится.
Если продавец (поставщик) не может выписать счет-фактуру сразу, документ может быть выставлен позже. Например, в случае если ежедневный объем поставок настолько низкий, что компании удобнее подождать накопления определенной суммы, и получить один платеж по всем поставкам. Поставщик может выставлять счет раз в месяц, а не выписывать счет-фактуру ежедневно.
Не всегда счет-фактура — это счет за поставленные товары или оказанные услуги. Продавец (производитель) может выписывать отгрузочную накладную (англ. Shipping Invoice) с детализацией всех частей и принадлежностей, включенных в заказ.
Отгрузочная накладная будет основанием для сверки фактически полученных товаров. Например, автодилеры получают от производителя счет-фактуру с указанием фактической цены автомобиля в базовой комплектации, перечнем и ценой всего оборудования, установленного дополнительно. Покупатель может сверить фактически полученную комплектацию с указанным в счете-фактуре перечнем.
Использование счета-фактуры в качестве юридического доказательства долгового обязательства иногда приводит к злоупотреблениям. Недобросовестные компании создают фиктивные счета-фактуры для оправдания недостачи или раздувания показателей продаж.
Поэтому счет-фактура может быть признан законным только наряду с другими доказательствами, подтверждающими факт поставки товаров или услуг. Также юридические и физические лица вправе оспаривать не внушающие доверия счета-фактуры в судебном порядке в соответствии с действующим законодательством.
Стандартной формы счета-фактуры не существует, компании могут разрабатывать форму самостоятельно или использовать универсальные формы. Существуют компьютерные программы, позволяющие генерировать счета-фактуры при помощи шаблонов. При этом некоторые моменты должны быть отражены в данном документе обязательно:
- подробная информация о товарах или услугах;
- точные цены;
- контактная информация.
Розничные компании готовят счет-фактуру в момент заключения сделки. Оптовые компании составляют этот документ после получения извещения об отправке товара покупателю.
Счет-фактура составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр продавец передает покупателю в течение 10 дней после отгрузки товара (завершения работы, оказания услуги). Второй экземпляр фиксируется в книге продаж у продавца.
Подписывают счет-фактуру руководитель и главный бухгалтер поставщика, а также сотрудник, ответственный за доставку товара (выполнение работ, услуг). Печать на счет-фактуре не нужна.
При получении счет-фактуру должен подписать представитель покупателя. Основная функция документа – указать сумму платежа. Кроме этого счет-фактура рассматривается как накладная или выступает в роли сертификата, удостоверяющего происхождение товара.
