У налоговых органов, как правило, не возникает вопросов о целесообразности расходов на командировки. Для организации важно иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие расходы.
Нередко бухгалтеру приходится буквально выколачивать из командировочных чеки, билеты и другие подтверждающие документы, чтобы иметь возможность списать подотчетные суммы. Ряд документов должна подготовить бухгалтерия, и командировочное удостоверение в их числе.
В письме от 26 мая 2008 г. № 03-03-06/2/60 Минфин России отметил, что командировочное удостоверение должно быть оформлено при направлении сотрудника в командировку на срок больше одного дня.
Командировочное удостоверению выдается отбывающему сотруднику, на основании решения работодателя о командировке, для подтверждения срока пребывания в месте назначения. В командировочном удостоверении указывается дата приезда, пункт назначения и дата выезда из него.
Командировочное удостоверение оформляют в единственном экземпляре с подписью работодателя и вручают сотруднику, который по приезде должен вернуть удостоверение в бухгалтерию.
Время пребывания в месте командировки определяется по соответствующим отметкам о приезде и выезде, которые полномочное должностное лицо проставляет и заверяет печатью. Если работник командирован в несколько организаций, находящихся в разных городах, отметки делаются в каждой организации.
Командировочное удостоверение существует в единой форме, обязательной для всех организаций (форма № Т-10) и утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
При направлении за пределы России командировочное удостоверение оформлять не нужно, так как время нахождения за границей определяется по отметкам в загранпаспорте.
Кроме командировочного удостоверения для подтверждения расходов необходимы:
- приказ о направлении в командировку;
- служебное задание;
- авансовый отчет;
- отчет о выполненной работе.
Нюансы оформления командировочного удостоверения
Каждая фирма сама вправе принимать решение об оформлении командировочных удостоверений для своих сотрудников. Если по каким-то причинам в командировочном удостоверении отсутствуют отметки о прибытии-убытии, командировочные расходы можно подтвердить косвенными документами.
Если сотрудник командирован к физическому лицу или в отдельное подразделение, у него может не быть возможности оформить командировочное удостоверение.
По мнению специалистов Минфина России, расходы в командировке можно подтверждать косвенными документами, к которым относятся:
- приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку;
- служебное задание и отчет о его выполнении;
- проездные документы, свидетельствующие о прибытии и отъезде из пункта назначения;
- счет из гостиницы, подтверждающий период проживания.
В случаях, когда оформление командировочного удостоверения по месту назначения не может быть оформлено, лучше позаботиться о локальном правовом акте, устанавливающем направление сотрудника в командировку, основанием будет служить приказ. Не лишним в таком случае будет локальный правовой акт, устанавливающий порядок направления работника в командировку на основании приказа.
Если фирмой утвержден порядок, позволяющий ограничиваться оформлением приказа на командировку, суточные выплачивают на его основании, а другие командировочные расходы компенсируют на основании документов о проезде и найме жилья.
Если перечисленные документы отсутствуют, отнести суточные на расходы нельзя. Командировочное же удостоверение подтвердит время пребывания сотрудника в командировке – дату приезда и дату выезда из пункта назначения.
Если руководство компании стремится избежать налоговых споров с проверяющими о документальном подтверждении расходов в командировке, нужно оформлять командировочные удостоверения, чтобы в служебной поездке работник делал отметки в них.