В последние годы на российском рынке труда наблюдается дефицит специалистов, выполняющих административные функции, в том числе личных помощников руководителя. Потребность в ответственных и надежных помощниках, способных выполнять поручения, относящиеся к сбору и передаче информации, организации встреч, проведению переговоров велика. Задача помощника по основным вопросам — оградить директора от нерационального использования времени, поддерживать его авторитет, самостоятельно решать текущие вопросы, не требующие личного участия руководителя. Помощник — это не просто секретарь, а доверенное лицо руководителя.
Круг обязанностей и полномочий
Служебные инструкции систематизируют трудовые отношения, нормализует рабочий процесс и очерчивают круг обязанностей каждого специалиста. Формируя штат компании, руководитель обязан поставить сотрудников в известность об их служебных обязанностях. В документе должны быть четко прописаны все вопросы, касающиеся полномочий и ответственности наемных сотрудников.
В должностной инструкции помощника директора по основным вопросам содержатся положения, в рамках которых он должен действовать. В типовой вариант документа руководитель может внести изменения, не противоречащие действующему законодательству.
Обязанности помощника директора широки, что объясняется его осведомленностью во многих вопросах:
- Планирование рабочего времени директора. Помощник формирует списки посетителей и ведет прием, отвечает на телефонные звонки, дает справки.
- Занимается решением технических вопросов: бронирование билетов и гостиничных номеров, транспортные вопросы, организация переговоров.
- Сопровождает руководителя при необходимости.
- Оформляет документы по результатам переговоров.
- Взаимодействует с представителями отделов фирмы и других организаций по вопросам, не требующим участия руководителя.
- Подбирает информацию, нужную руководителю.
- Получает и отправляет корреспонденцию директора.
Круг обязанностей помощника может быть расширен.
Полномочия
Помощник директора имеет право:
- Регистрировать и подписывать документы в пределах своей компетенции.
- Изучать бумаги, относящиеся к кругу профессиональной деятельности.
- Запрашивать необходимые документы в структурных подразделениях компании.
Этот перечень может быть дополнен, если это продиктовано спецификой предприятия.
Схема должностной инструкции
Если типовая инструкция по каким-либо причинам не подходит, руководство к действиям можно составить самостоятельно. Документ должен содержать следующую информацию:
- Описание процедуры зачисления в штат и увольнения, вопросы подчиненности.
- Требования к квалификации, стажу, навыкам и пр.
- Служебные обязанности.
- Полномочия.
- Ответственность.
Универсальные инструкции содержат эту информацию, но директор вправе дополнить типовую инструкцию или конкретизировать пункты.
Обычные требования к претендентам на должность
Как правило, на должность приглашают человека, имеющего высшее или среднее специальное образование. Желательно иметь стаж работы на подобной должности. Помощник директора по общим вопросам относится к числу специалистов. Приказ о приеме на работу и увольнении может подписать только директор.
При приеме помощника на должность директор руководствуется:
- Действующим законодательством
- Уставом компании и внутренними документами компании
- Служебной инструкцией
От помощника директора по общим вопросам требуется не только умение оперативно и четко исполнять распоряжения руководителя, но и преданность корпоративным интересам, и набор человеческих качеств, позволяющий помогать директору, не выходя за рамки своих полномочий, грамотность, коммуникабельность, дипломатичность, исполнительность, стрессоустойчивость, хорошая память.
Перспективы
На должность помощника обычно соглашаются специалисты сразу после окончания вуза. Эта работа рассматривается как первый этап в карьере. Способный помощник, наблюдавший за работой руководителя и структур компании, знает обо всех нюансах функционирования предприятия. Если профессиональные навыки и уровень образования достаточны, у помощника есть все шансы продвинуться по карьерной лестнице до уровня топ-менеджера или уйти в бизнес и открыть собственное дело.
