В мире, где постоянно существует товарооборот, необходимо поддерживать постоянный учет. Он определяется соответствующей документацией. Разумеется, в нашем мире без документа никуда. Это естественное явление, призванное упорядочить деловой процесс.
Невозможно представить в настоящее время, что исчезли все бумаги и дела стали проводиться без документов. Это приведет к неизбежному хаосу во всех видах человеческой деятельности. Документ носит удостоверяющий, проверяющий, узаконивающий характер.
Только таким образом можно создать целостную систему, подчиненную человеку, в которой можно будет разобраться. Конечно, разбираться в таком объеме документальной информации могут только профессионалы. Оно и к лучшему, поскольку доступ к документам должен быть только у лиц, причастных к той или иной деятельности.
В противном случае сведения могут попасть не в те руки, и это повлияет на многое. Существует промышленный шпионаж, различные формы хищения информации и документов. Поэтому они должны быть приведены в четкое соответствие с нормами и правилами, и разбираться в них обязаны только специалисты.
Как и в случае приемки товаров существует своя форма ТОРГ-1, которая описывает качество, количество, массу и комплектацию товаров, которые принимаются. Все это подчинено определенным правилам приемки, а также определяется прописанными в соответствующем договоре нормами и правилами. Они называются условия.
Приемная комиссия составляет акт о приемке по соответствующей форме. В этой комиссии могут принимать участие только лица, уполномоченные для этого соответствующим образом руководителем предприятия.
Заполняется акт следующим образом. В графе «Сертификация» нужно указать в обязательном порядке номер товара, название органа, где проходила регистрация, орган выдачи сертификата. Так же очень важно указать срок действия документа. Без этого документ считается не действительным.
Далее идет графа «Способ доставки». В этой графе обязательно указывается, каким видом транспорта осуществляется доставка. Это может быть различный транспорт (рефрижератор, судно, автофургон и иные). Товар принимается только, когда фактически доставлен. В случае если при доставке были обнаружены различные нарушения правил перевозки, дефекты, количества товара, а также его массы, то покупатель не должен принимать такой товар и приемка должна быть остановлена.
В этом случае обязательно необходимо весь товар подвергнуть сохранению на целостность. Кроме того, недопустимо смешивание его с иными видами товаров. Далее вызывается обязательно наличествующий представитель того, кто поставил товар (грузоотправитель). Когда он вызван, обязательно составляется акт двустороннего характера. Где указываются различные нарушения и все подробно описывается.
В некоторых случаях процесс приемки товара может нарушиться. Это может быть вызвано самыми различными причинами. Поэтому в данном случае в обязательном порядке данное событие четко фиксируется в акте, потом все останавливается и обеспечиваются надлежащие условия для хранения груза. Все это описывается также в акте приемки.
Нельзя точно сказать, сколько понадобится актов во время приемки. Это определяется текущей ситуацией. Каждая ситуация с приемкой грузов является индивидуальной и поэтому все определяется уже в процессе действия. Товарооборот занимает значительную часть человеческой деятельности. Он должен быть соответствующим образом документально оформлен, чтобы не создавать дополнительных сложностей в дальнейшем производстве дел.
