Прием и передача товара регламентируется соответствующим актом. Он называется акт приема-передачи товарно-материальных ценностей. Обычно такой акт определяет передачу товара на хранение и составляется по форме МХ-1.
Данный вид документа представляет собой первичную документацию. Она составляется лицами, уполномоченными его заключать. В данном случае эти лица представляют собой хранителя с одной стороны и поклажедателя с другой.
Хранителем может быть, как частное лицо (ИП), так и соответствующая компания. Все права и обязанности сторон по передаче и хранению определяются условиями, описанными в акте приема-передачи. Сама по себе форма МХ-1 в обязательном порядке входит в Альбом первичной унифицированной документации.
Эта документация направлена на учет продукции, а также материальных ценностей в соответствующих хранилищах. Документ принят на учет и утвержден Госкомстатом РФ в 1999-ом году 9-го августа. Весь регламент обращения с подобного рода унифицированной документацией определяется «Положением по бухучету», от 1998-го года 29-го июля. Кроме того, имеют силу Указания в применении и надлежащем заполнении форм документации первичного порядка.
В практике делового товарооборота описывается, что форма МХ-1 обычно применяется как при хранении бытового порядка, так и при участии квалифицированных хранителей – профессионалов в этом нелегком деле. К последним относятся: склады, банки, ломбарды, гостиницы, а также любые иные хранители.
К ним могут относиться, как коммерческие, так и некоммерческие организации. На чью долю выпадает хранение таких товаров. Они могут осуществлять функции хранения как основное занятие или дополнительное. После передачи товара хранителю заключается соответствующий договор, определяющий правила и срок хранения. В некоторых случаях этот срок может быть четко определен, а в других носит формулировку «до востребования».
К непрофессиональным хранителям можно отнести театры, больницы, учреждения образовательного плана, а также библиотеки и прочее. В данном виде хранения отличительной чертой является то, что осуществляется оно на безвозмездной основе.
Все нормы отношений между поклажедателем и хранителем определяет гл. 47, второй части КР РФ. После передачи соответствующих ценностей, на хранителя возлагаются обязанности по хранению товара. Если таковые не будут соблюдены, поклажедатель имеет законное право отстаивать свои интересы в суде или возместить убытки за счет хранителя. Обычно это возникает в случае недостачи, порчи, кражи товара. В таком случае размеры компенсации определяются соответствующими органами и/или в судебном порядке.
Стоимость передаваемого на хранение товара, записывается в акте на основании соглашения сторон. При этом интересен такой момент, что истинная стоимость товара, отраженная в соответствующей документации поклажедателя не учитывается. Договор имеет силу только на основе соглашения с хранителем.
Лучше всего использовать унифицированный образец для составления акта приема-передачи. Но отдельные его графы могут быть изменены в силу необходимости. Расширение и сужение граф, вносить дополнительные примечания, реквизиты – все это допускается.
Не ограничивается законом, сколько будет составлено копий акта приема-передачи. Все это определяется текущей ситуацией по соглашению сторон. По окончании действия договора хранения, хранитель обязан выдать поклажедателю его товар в целости и сохранности. Если это условие не соблюдено, могут последовать взыскательные меры.