В процессе хозяйственной деятельности у фирм может возникнуть необходимость вернуть имущество арендодателю, материальные ценности собственнику или деньги покупателю. Возврат оборудования относится к этой же категории операций.
Обычно передача оборудования производится по акту возврата, удостоверяющему факт его обратного перемещения. Акт составляют на бланке, предусмотренном для этой операции. Если нет бланка утвержденной формы, документ можно оформлять в свободной форме, указав обязательную информацию.
При взаимоотношениях предприятий и поставщиков процесс обратной отгрузки – рядовое явление. Оборудование возвращают из-за обнаруженного брака или при нарушениях договорённостей продавцом. При составлении договора поставки можно оговорить условия приёма поставщиком невостребованного оборудования. Во всех случаях в сопроводительных документах обязательно должна быть указана причина возврата.
Поскольку не существует единой формы документа о возврате оборудования, акт может оформляться в произвольной форме. Чтобы избежать разногласий, разрабатывают бланк акта, одобренный сторонами возврата оборудования, который прикрепляется как приложение к договору поставки.
Акт должен быть составлен в присутствии заинтересованных сторон, хотя при согласовании с поставщиком документ может оформляться представителями этой стороны. В акте обязательно должна содержаться информация:
- номер документа и дата составления;
- реквизиты обеих сторон;
- указание на договор поставки оборудования;
- факты несоответствия условиям договора, такие как некомплектность, брак и т. д.;
- Ф.И.О и подписи представителей обеих сторон.
Акт может заменить товарная накладная, где в графе «Основание» указывают причину, например, возврат бракованного оборудования, и вписывают сведения о документе, подтверждающем несоответствие оборудования условиям договора.
Налоговые органы считают операцию возврата оборудования, не подтвержденную актом, необоснованной. В таких случаях перемещение оборудования признают куплей-продажей со всеми последствиями этой сделки, то есть, начисляется НДС, а у организации появляется выручка от обратной реализации.
Акт возврата сопровождает передачу ценностей внутри предприятия и между субъектами хозяйственной деятельности. Этим же документом оформляют и возврат оборудования, взятого в аренду. Подписанный обеими сторонами акт возврата становится подтверждением факта передачи объекта (оборудования) и может быть использован при различных обстоятельствах.
Возврат оборудования поставщику оформляют в случаях:
- Оборудование без упаковки или если упаковка не соответствует требованиям. У покупателя есть право требовать замены упаковки или отказаться от оборудования, потребовав вернуть уплаченную сумму.
- Некомплектное оборудование.
- Оборудование бракованное или плохого качества.
- Нарушены условия договора по ассортименту оборудования. При передаче оборудования в ассортименте, не соответствующем договору, покупатель может принимать и оплачивать поставку. Если оборудование оплачено, можно потребовать возврата денег.
- Нарушены условия о количестве оборудования. У покупателя есть право потребовать недостающее, или, при отказе поставщика, отказаться от оборудования и оплаты.
Если количество или качество оборудования не соответствует условиям соглашения (сопроводительным документам), покупателю следует составить акт о недостатках в оборудовании. Этот документ будет основанием для претензии. В акте нужно сослаться на документы поставщика и на договор, по которому передавалось оборудование. Далее нужно составить накладную возврата, и вернуть оборудование поставщику.
Покупатель, решив отказаться от оборудования, обязательно должен обеспечить его сохранность. Поставщик обязан вывезти оборудование, которое покупатель принял на ответственное хранение, или распорядиться им по собственному усмотрению в разумные сроки. Если поставщик в обозначенное время никак не распоряжается товаром, покупатель вправе продать его или вернуть за свой счет поставщику. В этом случае расходы покупателя по возврату товара возмещаются поставщиком.
