Акт приема-передачи товара – это документ, содержащий характеристики и указание стоимости передаваемого по договору или в результате сделки товара. Акт приема-передачи продукции составляют при разовой и при периодической поставке.
При условии подписания договора о многократных и регулярных поставках стороны должны согласовать периодичность подписания акта. Документ этот является двусторонним, составляют его в двух экземплярах — по одному для каждой стороны, скрепляют подписями и печатями сторон.
Когда необходимо составлять акт приёма-передачи?
При торговых операциях, обычно при передаче продукции (товара), используют товарную накладную унифицированной формы. Накладная является свидетельством отгрузки (отпуска) товаров. В некоторых случаях в договоре о поставках предусматривается составление акта приема-передачи.
Если поставляются крупные партии какой-либо специфической продукции издалека, процедура приемки может быть довольно непростой операцией. Так, при получении продукции нередко оказывается, что ее ассортимент и объемы не соответствуют оговоренным в соглашении. Не исключена возможность поставки товара ненадлежащего качества. Как можно зафиксировать, что контрагент недобросовестно исполняет свои обязательства? Для этого существует акт приема-передачи продукции, который поможет в дальнейшем предъявить претензии поставщикам.
При передаче под ответственное хранение материальных ценностей состоявшийся факт обязательно фиксируется с помощью акта приема-передачи. В этом случае акт официально закрепляет материальную ответственность за переданные ценности.
Подписание акта приёма-передачи продукции
Каждая сторона должна скрепить акт подписью. Юридические лица и индивидуальные предприниматели дополнительно скрепляют подписи оттиском печати. Документ, фиксирующий факт передачи продукции, могут подписывать представители или уполномоченные лица стороны.
Полномочия представителей сторон подтверждаются доверенностью, выпиской из ЕГРЮЛ и др. Физические лица, представляющие сторону сделки, подтверждают свои полномочия нотариально заверенными документами. Важный момент при передаче продукции – проверка подлинности полномочий представителей сторон.
Сведения, содержащиеся в акте приёма-передачи продукции
В типовом образце акта содержатся реквизиты:
- Название документа.
- Дата и место составления.
- Информация о принимающих и передающих товар лицах: Ф.И.О., паспортные данные, идентификационный номер, гражданство, место жительства, контактный номер телефона.
- Номер и дата подписания договора, служащего основанием для передачи продукции.
- Исчерпывающий список передаваемой и принимаемой продукции с указанием ассортимента и количества.
- Информация о качестве продукции с указанием дефектов, если таковые были обнаружены, или с отметкой об их отсутствии.
- Претензии сторон по процедуре приёма-передачи продукции.
Если нужно, в акт можно внести дополнительные данные.
Дополнительные данные в акте приема-передачи продукции
В отдельных случаях возникает необходимость указания информации о произведенной оплате поставленной продукции или о том, когда она произойдет. Оплата может совершаться как до, так и после передачи продукции. К документу возможно приложить спецификацию.
Составлять акт приема-передачи продукции можно для каждой позиции или для определенной партии товара. Вопрос этот требует согласования с контрагентом.
При действии долгосрочного договора с многократными поставками каждая передача продукции должна быть закреплена актом. При получении последней партии продукции желательно составить дополнительный акт, свидетельствующий о выполненных обязательствах.
