Современные кадровые службы крайне редко используют письменные характеристики, столь популярные в советском прошлом. Этот документ можно сравнить с деревянными счетами – пользоваться можно, но неудобно и неэффективно. Однако в некоторых ситуациях нужно соблюсти формальности и составить производственную характеристику на работника.
Рекрутинговые агентства крайне редко ориентируются на характеристики при подборе кадров. Формальные характеристики обычно написаны как под копирку и не дают представления об истинном положении вещей. Они пестрят штампами, вроде «За время работы в нашей фирме господин Бушуев Петр Иванович показал себя с лучшей стороны, он ответственный работник, выполняющий вовремя все порученные задания, взысканий не было, пользуется авторитетом в коллективе». Ценность такой информации близка к нулю. Поэтому на смену характеристикам пришли рекомендательные письма, отличающиеся более свободным стилем изложения и отсутствием лишних формальностей: даты рождения, образования и пр. Еще популярнее устные переговоры, в ходе которых рекрутер может узнать обо всем, что может быть важно при трудоустройстве.
И все-таки совершенно сбрасывать со счетов этот вид документа нельзя, так как может возникнуть ситуация, когда характеристику затребуют государственные органы, банки, органы опеки и попечительства, представители судебной власти.
В каких случаях составляют характеристику?
Характеристика с места работы – официальный документ. Составляют характеристику по просьбе самого работника или по запросу, например, судебных органов или организации, в которой собирается работать субъект. Кроме этого, документ может потребоваться для внутреннего использования при решении вопроса об аттестации, награждении, продвижении по службе и т. п. Составлять характеристику может непосредственный руководитель или уполномоченное им лицо. Основное предназначение этого документа – оценка деловых и личных качеств, описание профессиональной деятельности. Четкой формы характеристики не существует, но уже сложились традиции составления, которых стоит придерживаться.
Основные правила составления характеристики на работника
- Характеристика составляется на стандартных листах формата А4.
- Текст излагают в форме третьего лица настоящего или прошедшего времени: работает (работал), справляется (справлялся).
- В заголовке (правый верхний угол) следует указать наименование и реквизиты организации, выдавшей характеристику, дату составления.
- По центру – слово «Характеристика».
- Ниже – фамилия, имя и отчество работника, год рождения, образование, занимаемая должность.
- Описание трудовой деятельности: дата приема на работу, информация о должностях, перечень значимых результатов работы (участвовал в разработке проекта…, самостоятельно выполнил работу… и т. п.).
- В некоторых случаях возможно расширить описание карьерного роста достижениями до трудоустройства в организации.
- Сведения о повышении квалификации, втором высшем образовании.
- Оценка профессионализма работника: опыт работы по профессии, знание законов, деловые отношения. В этом разделе уместны фразы, вроде: «Установил конструктивные деловые отношения с коллегами», «Проводит аналитическую работу», «Выполняет задания в полном объеме и в установленные сроки».
- Оценка личных качеств: коммуникабельность, уровень культуры, умение избегать конфликтов и благожелательное отношение к сотрудникам, требовательность к подчиненным, эффективность принимаемых решений, умение сосредоточиться в сложных ситуациях и т. п.
- Поощрения или взыскания, если таковые имели место.
- В конце характеристики нужно указать, куда именно она будет подана.
- Подписывает документ руководитель организации. Желательно, чтобы под характеристикой также были подписи непосредственного начальника работника и начальника отдела кадров.
- Дата составления.
- Печать организации.
Характеристику не обязательно составлять на фирменном бланке организации, но она обязательно должна быть скреплена печатью.
Отдельного рассмотрения заслуживают характеристики, предоставляемые в суды. При привлечении работника к уголовной или административной ответственности суд вправе затребовать характеристику для вынесения справедливого решения. Сложность составления документа в этом случае заключается в том, что в запросах не содержится уточнений, какая именно информация представляет ценность для суда. Чтобы не навредить работнику, перед составлением такой характеристики лучше посоветоваться с юристом или с самим сотрудником, находящимся под следствием.