Без доверенности сдавать отчетность в налоговую имеет право только руководитель – это правило установлено статьей 53 Гражданского кодекса Российской Федерации. На практике функции, связанные с общением с налоговыми органами, исполняет главный бухгалтер. Во избежание недоразумений со сдачей документов нужно надлежащим образом оформить доверенность, без которой налоговики могут отказать в приеме деклараций.
Доверенность требуется также при отправке отчетности в виде электронного документа, на котором проставлена электронно-цифровая подпись (ЭЦП) главного бухгалтера. В этом случае необходимо предоставить спецоператору копию документа, подтверждающего полномочия подписывать и передавать отчетность организации. Каждый раз, отправляя декларацию в ИФНС, главный бухгалтер обязан заполнить специальную форму о доверенности.
Оформление доверенности
Доверенность может быть составлена на стандартном листе бумаги формата А4 или на бланке организации. Обязательные атрибуты этого документа – подпись руководителя и фирменная печать. Также в тексте доверенности должны быть следующие данные:
- Номер доверенности и дата ее выдачи. Без даты документ не будет иметь юридической силы. Желательно указать срок действия – не больше трех лет. Без указания срока доверенность будет действительна в течение одного года со дня выдачи. Дату и продолжительность действия укажите прописью и цифрами.
- Сведения о компании: полное наименование, юридический адрес, ИНН, КПП, ФИО директора. На доверенности, выданной предпринимателем, должны быть ФИО, данные паспорта, ИНН, место жительства.
- Данные представителя: ФИО, данные паспорта, ИНН, место жительства.
- Полномочия представителя по доверенности. Желательно избегать общих формулировок, вроде, «и другие полномочия».
Нотариальное удостоверение доверенности
Если доверенное лицо по каким-то причинам не может доставить отчетность в налоговые органы, возможно составление еще одной доверенности. Наиболее простой вариант – составление нового документа, подписанного руководителем организации. Если директора нет на месте, оформить доверенность может и главный бухгалтер, передоверив свои полномочия другому сотруднику. Единственная сложность заключается в том, что такой документ должен пройти нотариальное заверение (п.3 ст.187 ГК РФ).
В статье 185.1 ГК РФ есть прямое указание на то, что доверенность должна быть удостоверена нотариально, если по поручению руководителя предстоит вносить изменения в государственный реестр. Например, нотариальная доверенность нужна для изменения кодов ОКВЭД. Для получения выписки из реестра достаточно обычной доверенности.
Отчеты через спецоператора
При сдаче отчетов в налоговую службу через интернет они должны сопровождаться электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Каждая отправка сопровождается информационным сообщением с реквизитами доверенности. Копия доверенности при этом находиться в ИФНС. Форма сообщения и ее формат утверждены приказами ФНС, и содержат основные реквизиты доверенности, данные об организации, представителе по доверенности и о владельце сертификата ключа подписи. Подписывать отчеты может только владелец сертификата.
В разделе «Сведения о доверителе» указывают код. Обычно доверенность подписывает руководитель организации, следовательно, нужно указать «01». В случае оформления доверенности учредителем (законным представителем) код «02». При передоверии полномочий – «03».
В сообщении обязательно нужно перечислить полномочия по доверенности, то есть, набор кодов действий. Минимальный перечень будет состоять из кода «01» – подписание налоговых деклараций в электронном виде. Максимально полный набор полномочий обозначается кодом «99».
