Акт приема-передачи документов составляется, когда необходимо подтвердить факт их передачи от одного юридического или физического лица другому. Документы могут передаваться сотрудниками при переводе на другую должность, в случае увольнения, ликвидации отдела и т. д. Событие перехода документов подтверждается безоговорочно только при наличии данного акта.
В большинстве случаев акт передачи документов прилагается к соответствующему договору. При спорах или разногласиях между сторонами акт обязательно принимается судом во внимание и используется в качестве доказательства. Законодательством не определена форма акта приема-передачи документов, но неправильно составленный акт может быть не принят к рассмотрению.
В документе обязательно должно быть зафиксировано следующее:
- дата и место составления;
- полное наименование организаций, между которыми происходит оборот документов;
- ИНН каждой стороны;
- фамилия, имя, отчество и должность должностных лиц, подписавших акт;
- перечень документов с указанием номера, даты, оригинальности (оригинал или копия), количества экземпляров;
- подписи должностных лиц и печати организаций.
Эти требования применимы ко всем актам приема-передачи документов. В зависимости от характера и специфики передаваемых бумаг в акт могут быть внесены специальные реквизиты. Так, в акте о передаче бухгалтерских документов обязательно следует указать, что они были пронумерованы и прошиты. Эта же практика применяется при передаче кадровых документов.
Хотя акт приема-передачи документов составляется в произвольной форме, деловой оборот и подзаконные акты устанавливают правила заполнение некоторых видов этого документа. Например, если передается проектная документация, целесообразно использовать специально разработанный бланк.
Основанием передачи документов становится, как правило, приказ о назначении комиссии, выданный, в свою очередь, на основании приказа о назначении, переводе или увольнении работника. В комиссию должно входить не менее трех человек.
Передаваемые дела удобно вносить в таблицу, из которой должно быть понятно содержание документа. В процессе приема-передачи документов их целесообразно сверять со списком, проверяя правильность составления. Все замечания могут быть внесены в акт, хотя дополнительные пояснения делать необязательно.
Если документов много, списки оформляют в виде приложений, которые становятся неотъемлемой частью акта.
