Акт проверки составляет комиссия в подтверждение установленных событий или фактов. Оформлением актов завершаются ревизии, обследования, инвентаризации, передачи материальных ценностей, дел при вступлении в должность нового руководителя, испытания оборудования и т. д. Актами документируется работа как постоянно действующих, так и временных комиссий.
Состав постоянной комиссии закреплен в локальном нормативном акте организации и может сохраняться в неизменном виде годами. Например, в состав комиссии, проводящей ежегодную экспертизу документов, могут входить начальники канцелярии и юридического отдела, и главный бухгалтер организации. Даже при смене лиц, занимающих перечисленные должности, их места будут занимать вновь принятые на работу сотрудники.
Для проверки, которая не носит систематического характера, создается разовая комиссия. В ее состав должны входить специалисты соответствующего профиля. В этом случае в акт вносят не только название должностей членов комиссии, но и их фамилии. После выполнения проверки комиссия прекращает свое существование.
Содержание акта проверки
В заголовке акта необходимо указать реквизиты:
- наименование организации и структурного подразделения;
- наименование документа (акт);
- основание для составления акта;
- дата;
- место составления.
Если акт будет передан в другие организации, в заголовочной части указывают юридический адрес предприятия, составившего акт. Дата и место составления акта должны соответствовать месту и времени проведения проверки.
Текст акта состоит из трех частей: введения, констатирующей части и выводов
Во введении следует указать период работы комиссии, а также пояснить, с какой целью проводилась проверка. Необходимо указать основания для проведения проверки, например, приказ директора, договор о сотрудничестве и т. п. Далее приводятся должности и фамилии председателя и членов комиссии. Если к работе комиссии были привлечены работники сторонних организаций, в акте нужно перечислить наименования организаций, должности и фамилии, имена, отчества проверяющих.
В основной части акта описывают установленные факты, методы, примененные при проверке, результаты. В этой части документа должны содержаться выводы и предложения комиссии. Основная часть акта может состоять из нескольких пунктов.
Под документом размещают подписи председателя и членов комиссии. При этом последовательность подписей должна быть такой же, как во вводной части. Указывать должности в этой части акта не нужно. Все члены комиссии и председатель подписывают акт проверки. Если один или несколько членов комиссии выражают несогласие с выводами или содержанием акта, рядом с подписью следует сделать пометку «Особое мнение члена комиссии В. В. Петрова прилагается». В этом случае особое мнение является приложением к акту проверки.
В конце акта должно быть указано количество экземпляров и предназначение каждого из них. Если нормативные акты не предусматривают особого порядка адресации актов проверки, число экземпляров определяется практической необходимостью.
Акт проверки получает юридическую силу после подписания председателем и членами комиссии. С документом должны ознакомиться лица, упомянутые в акте. Отдельное внимание необходимо уделить подписям тех, к чьей работе высказаны замечания. Акты проверки редко бывают самостоятельным документом. Обычно они становятся частью дела и хранятся в структурных подразделения, которые проверялись.
