Правила передачи кадровой документации не отрегулированы нормативно-правовыми актами, но на практике сложились традиции ее оптимального проведения. При приеме-передаче кадровых документов принято проходить несколько этапов:
- Создание комиссии.
- Проверка наличия и оформления документов.
- Составление акта о приеме-передаче дел.
Создание комиссии
Руководитель организации издает приказ о составе комиссии по приему-передаче кадровых документов. В комиссию обычно входят руководитель организации (заместитель), главный бухгалтер, инженер по охране труда, сотрудники отдела кадров.
Проверка документов
Необходимо составить список имеющихся документов, которые должны быть сформированы в дела. При проверке выявляются недостающие документы. Обнаружить пробелы можно после составления списка обязательных кадровых документов. Перечень обязательных документов прямо предусмотрен Трудовым кодексом РФ. На основании этого перечня производится сверка.
Составление акта
В акте должна быть описана проделанная работа и ее результаты. Акт приемки-передачи дел состоит из наименования документов, времени, к которому относятся документы, сведений об отсутствии документов. В акт можно внести замечания по поводу оформления и содержания кадровых документов. Перечни целесообразно оформить в виде приложений к акту. Акт приема-передачи кадровых документов подписывают все члены комиссии, принимающая и передающая сторона. После этого акт передается на утверждение руководителю организации.
Прием-передача трудовых книжек
Самый ответственный этап передачи кадровых документов – прием-передача трудовых книжек. В трудовой книжке отражены факты трудовой биографии, квалификационный и служебный рост, причины увольнения. По этому документу рассчитывают трудовой и страховой стаж. К процессу передачи трудовых книжек следует отнестись с полной ответственностью и обязательно задокументировать.
Трудовая книжка должна быть своевременно и точно оформлена при приеме на работу. При приеме-передаче дел необходимо выяснить, был ли издан приказ о назначении ответственного за ведение, хранение трудовых книжек и вкладышей к ним. Кроме этого, в организации должен быть журнал учета движения трудовых книжек с записями о приеме и выдаче на руки этого документа под подпись работника. Записи в трудовых книжках должны соответствовать записям в журнале движения.
Передача трудовых книжек может быть зафиксирована в виде приложения к основному акту приема-передачи кадровой документации. В таком приложении необходимо указать:
- Общее количество трудовых книжек.
- Список владельцев.
- Серии и номера трудовых книжек.
- Отметки о невостребованных трудовых книжках.
Если по каким-либо причинам невозможна полная передача кадровых документов, акт передачи трудовых книжек должен стать необходимым минимумом. Акт позволит снять с принимающей стороны ответственность за утерю (порчу) трудовых книжек.
