Передавать документы в процессе делопроизводства приходится довольно часто. Процесс приема-передачи должен сопровождаться составлением акта приема-передачи. Оформляют данный документ, чтобы снять ответственность с сотрудника, который принимает дела и достоверно оценить, в каком состоянии находится делопроизводство в текущий момент. Документы передаются в случае увольнения или перевода на другую должность сотрудника, ответственного за определенный участок работы, при реорганизации и т. п.
Для отдельных случаев передачи документов предусмотрены нормативы передачи и форма акта, но если вы не обнаружили унифицированного акта, можете составить его в произвольной форме. При самостоятельном оформлении акта приема-передачи необходимо соблюсти требования к этому документу и внести обязательные реквизиты:
- Наименование документа (Акт приема-передачи документов).
- Основание для составления акта (приказ руководителя).
- Состав комиссии и должностные лица, присутствовавшие при передаче документов.
- ФИО, должность лица, сдающего документы.
- ФИО лица, принявшего документы.
- Наименование документа или дела (с датами начала и завершения).
- Количество документов в деле.
- Примечания об отсутствующих документах, приложения и пр.
- Дополнительные факты, установленные в процессе приема-передачи.
- Подписи лиц, передающих и принимающих документы.
- Подписи членов комиссии.
Процедура передачи документов начинается с издания приказа о назначении комиссии, который обычно основывается на приказе об увольнении, переводе или другой производственной необходимости. В состав комиссии должны войти не менее трех человек. Список документов удобно составлять в виде таблицы. Если передаются не все документы, а их часть, укажите номер, дату и наименование документа.
При приеме-передаче проверяют соответствие документов требованиям нормативно-правовых актов, сверяют наличие необходимых документов и правильность их составления. При необходимости дают общую оценку положения дел. Данные включают в текст акта для объективного отражения ситуации. Пояснения делать необязательно, можно ограничиться таблицей с перечнем передаваемых документов. При больших объемах бумаг перечни составляют в виде приложений, которые становятся неотъемлемой частью акта приема-передачи.
Независимо от того, на каком основании прекращены трудовые отношения с работником, передающим документы, ему должна быть вовремя выдана на руки трудовая книжка. Поэтому работодатель не вправе отказывать в передаче трудовой книжки пока не будут переданы дела. Если сотрудник отказывается производить прием-передачу документов, эта функция перекладывается на специально созданную комиссию.
При смене директора, кроме документов, по отдельному акту должна быть передана печать организации. Если должность руководителя остается вакантной, действующий директор должен издать приказ о возложении ответственности за хранение печатей и штампов на одного из сотрудников, например, заместителя директора.
Прием-передача документов главными бухгалтерами происходит на основании приказа директора предприятия, устанавливающего сроки передачи дел в пределах двух недель. Акт составляется по окончании проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности.
Передаются все документы, относящиеся к сфере ответственности главбуха (Закон № 402-ФЗ). Поскольку время хранения бухгалтерских документов составляет 5 лет и более, целесообразно передавать дела за этот период. Акт составляют в трех экземплярах: для бывшего главного бухгалтера, для вновь принятого и для организации. Подписать акт должны все лица, участвовавшие в приеме-передаче документов, утверждает документ руководитель предприятия.
