Любая предпринимательская деятельность сопровождается контактами с налоговыми органами, пенсионным фондом и другими организациями. Общение можно оптимизировать, составив соглашение об обмене электронными документами. Коммуникации посредством электронной почты позволяет сберечь время и силы.
Для оформления соглашения необходимо заполнить бланк в двух экземплярах и подписать в Пенсионном фонде. После соблюдения формальностей вы сможете отправлять отчеты по электронной почте, а ПФР обработает их при условии, что у вас есть соответствующее соглашение с налоговыми органами. Реестр соглашений хранится в системе СБиС.
Как составить соглашение
Чтобы соглашение было признано действительным, нужно корректно указать реквизиты:
- информацию о местном подразделении ПФ и ее представителе;
- данные страхователя и предприятия, которое он представляет.
По условиям соглашения ПФ и абонент (страхователь) могут обмениваться документами через специальные телекоммуникационные каналы ‑ сайт ПФР, интернет-провайдеров и другие системы.
Подавать документы в электронном виде можно при наличии электронной цифровой подписи. Оформление ЭЦП осуществляется на платной основе. Соглашение об обмене электронными документами подписывается бесплатно.
Передаваемая информация будет конфиденциальной. В процессе обмена следует учитывать такие моменты:
- Документы могут передаваться только с ресурсов, принадлежащих предпринимателю и ПФ.
- Правильность передаваемой информации подтверждается электронной цифровой подписью. В отдельных случаях стороны сверяют документацию.
- После приема информации принимающая сторона должна составить квитанцию о получении и передать ее отправителю.
Согласно с соглашением абонент приобретает и устанавливает программное обеспечение, а также обеспечивает его корректное функционирование. Кроме этого, в обязанности абонента входит оплата средств связи.
Как происходит обмен
Информация передается через телекоммуникационные каналы связи, зарегистрированные в РФ. Список провайдеров и ресурсов утвержден на законодательном уровне.
Сертификатом ключа для обмена может обладать руководитель предприятия или назначенный им представитель. О факте назначения такого представителя необходимо поставить в известность Пенсионный фонд, отправив официальное уведомление и копию приказа.
Обязанности Пенсионного фонда:
- ПФ должен обеспечить бесперебойную работу оборудования.
- Своевременно уведомлять абонентов обо всех изменениях в документах, обрабатываемых фондом.
- Информировать на официальном сайте ПФ об изменении процедуры обмена документами за несколько дней до их введения.
Обязанности абонента:
- Обеспечение работы оборудования, передающего и принимающего электронные документы.
- Получить шифровальные ключи и электронно-цифровую подпись.
- Обеспечить конфиденциальность данных.
- Прекратить пользование ключом шифрования при подозрении, что доступ к нему есть у посторонних лиц. Поставить в известность о произошедшем ПФ, интернет-провайдера и разработчика программного продукта.
- Сохранять архивные документы, принадлежащие открытым ключам ЭЦП, квитанции журналы.
- Передавать информацию после зашифровки сообщения.
Каждая из сторон обязана уведомлять другую о невозможности исполнить свои обязательства. Действие соглашения при этом приостанавливается или договор расторгается.
Пенсионный фонд не отвечает за ущерб, причиненный системе неправильными действиями абонента. Это относится к случаям компрометации ключей, а также к ситуациям, когда ключи оказываются у посторонних лиц, нанесших вред организации. Решением этих проблем должен заниматься абонент. Конфликты между сторонами соглашения разрешают контролирующие органы.
Дополнительные условия
Ключи, оказавшиеся в свободном доступе или скомпрометированные, подлежат замене или уничтожению. Механизм замены определяет поставщик услуг.
Соглашение действует с момента его подписания. Срок действия неограничен и может быть прерван по желанию сторон. Прекратить действие соглашения в одностороннем порядке каждая из сторон может, если вторая сторона нарушает принципы работы в системе. В этом случае за 30 дней должно быть отправлено уведомление, заверенное печатью. При оформлении соглашения об обмене составляется два экземпляра документа — по одному для каждой стороны.
