Дефекты оборудования могут обнаружиться на стадии испытаний, наладки, монтажа или в процессе эксплуатации. Факт несоответствия оборудования необходимо оформить актом с указанием деталей. В тексте нужно обозначить:
- Место, где находилось оборудование во время обнаружения дефекта (цех, здание, адрес).
- Наименование изготовителя и коды по ОКПО.
- Данные поставщика, перевозчика, грузоотправителя и монтажной организации.
Данные о дефектах вносят в таблицу с графами для номера оборудования, его типа, марки, даты изготовления и поступления, а также названия проектной организации. Акт подписывают представители заказчика, изготовителя и монтажной организации. После этого должно быть составлено заключение о способах устранения дефектов. Часто оборудование необходимо заменить, в этом случае в заключении оговариваются сроки поставки.
Предназначение акта о выявленных дефектах — констатация и документирование неисправностей. Акт составляют в день обнаружения дефектов оборудования, его фиксирует бухгалтерия и приобщает к первичным документам.
Для акта предусмотрена унифицированная форма ОС-16.
Три экземпляра документа составляют для монтажной организации, заказчика и изготовителя оборудования. В отдельных случаях требуются дополнительные экземпляры. Поскольку дефекты оборудования чаще всего обнаруживаются во время монтажа, акт подписывают представители монтажной организации и изготовителя. Перечень дефектов, указанный в акте, становится основанием для проведения ремонта или замены оборудования. Решение о дальнейших действиях принимает специально созданная комиссия.
В претензии на имя поставщика необходимо указать вариант решения проблемы: устранение дефектов, замена оборудования, возврат денег.
