Организация, поручающая своему сотруднику получение товарно-материальных ценностей по заказу или договору с поставщиком, должна выдать соответствующую доверенность. Данная доверенность может быть оформлена в одной из двух утвержденных форм:
- М-2 – для однократного получения товара.
- М-2а – для регулярного использования.
Доверенность представляют собой двухсторонний бланк. На лицевой стороне следует заполнить:
- Верхний правый угол – код ОКПО организации, выдавшей доверенность.
- Ниже – дата оформления доверенности, номер, срок действия.
- Данные представителя по доверенности и организации, оплатившей товар (ИНН, название организации, почтовый адрес).
- Банковские реквизиты плательщика.
- Информация о поверенном, действующем по доверенности (должность, фамилия, имя, отчество, паспортные данные).
- Наименование поставщика и основание для выдачи товара.
Доверенность может быть оформлена на срок до трех лет, но на практике при регулярном получении товара ее выписывают на один месяц, при однократном получении – на небольшой срок.
На обороте доверенности заполняют графы:
- Таблица – данные о товаре (номер по порядку, название товара, единица измерения, количество прописью). Оставшиеся пустые строки прочеркивают.
- Под таблицей – подпись доверенного лица.
Бланк доверенности содержит отрывной корешок, на котором указывают:
- Номер доверенности.
- Срок действия.
- Подпись доверенного лица.
- Документы, по которым выдан товар.
- Номер и дату документа о получении товара.
Корешок заполняет бухгалтер и оставляет его на хранение в бухгалтерии. Руководитель организации и главный бухгалтер заверяют доверенность своими подписями и печатью.
Форма М-2а должна регистрироваться в специальном прошнурованном журнале с пронумерованными страницами – Книге учета доверенностей. Главный бухгалтер на последней странице журнала указывает количество листов и оставляет свою подпись.
Лицам, не являющимся сотрудниками организации, выдавать доверенности на получение товара запрещено. Не допускается выдача новой доверенности лицу, не отчитавшемуся по предыдущей доверенности с истекшим сроком действия.
Доверенность считается недействительной, если:
- При заполнении бланка допущены нарушения или исправления.
- Не указаны реквизиты.
- Получатель не может предъявить паспорт, номер которого указан в доверенности.
- Срок действия доверенности истек.
В перечисленных случаях товар по доверенности не отпускается. При получении товара доверенность должна быть сдана в бухгалтерию вместе с документами об отпуске ТМЦ.
