Всем нам приходилось бывать на мероприятиях, которые проходили «как по маслу» – четко и слаженно. И мало кто задумывался над тем, что им предшествовала большая организационная работа, благодаря которой у нас складывалось ощущение праздника: будь то утренник в детском саду, школьный вечер, банкет, свадьба, пикник на природе или просто поездка в отпуск.
Любопытно, что когда мероприятие проходит отлично, без сучка и задоринки, то об организаторе никто и не вспоминает: складывается впечатление, что все идет само собой.
Но бывает и по-другому: наше ожидание праздника не оправдывается, и настроение грозит испортиться, потому что организатор не продумал как следует все нюансы. Например, приехавшим на свадьбу родственникам негде переночевать, так как впопыхах забыли забронировать гостиницу. На детском утреннике заболел главный выступающий, и его некем заменить. Во время банкета на природе неожиданно началась гроза, а все залы и веранды в ресторане поблизости заняты. Подобных ситуаций в нашей жизни сколько угодно.
И вот тут присутствующие начинают искать ответственных: кто виноват и с кого можно спросить за испорченный день, вечер, отпуск и пр.? Ведь из всех этих форс-мажорных ситуаций можно было бы выйти с минимальными потерями или же вообще их избежать, если бы организаторы не совершили некоторые ошибки.
Так как же, взявшись за организацию какого-то мероприятия, не попасть впросак? Ведь выступать в роли организатора хоть раз в жизни приходится каждому из нас (взять хотя бы тот же отпуск или день рождения, на который мы приглашаем друзей-родственников!). А организатор, отвечающий за проведение больших публичных мероприятий, должен обладать умением невидимо управлять значительной группой людей, которые обычно незнакомы и видят друг друга впервые.
Что такое ивент-бизнес
В русском языке слово «ивент» появилось относительно недавно. Его заменяло выражение «культурно-массовое мероприятие». Сейчас оно становится все более употребляемым, особенно в сочетании со словами «проект», «менеджмент», «бизнес»: ивент-проект, ивент-бизнес, ивент-менеджмент. И под ним понимаются мероприятие, церемония, событие и т. п. В переводе с английского event так и означает – событие.
Ну а человека, который управляет ивент-проектом и отвечает за него перед заказчиком от начала и до завершения, называют ивентором. Любопытно, что на Западе существует целая сфера деятельности, посвященная планированию и организации как частных, так и общественных мероприятий и событий. Причем они могут носить как государственный, так и международный характер. Например трансляцию свадьбы испанского наследника престола Фелипе и принцессы Летиции в 2004 г. смотрели чуть ли не 100 млн человек во всем мире.
В настоящее время во многих странах даже созданы соответствующие учебные заведения, где готовят организаторов-профи масштабных (и не только) мероприятий.
Какие ошибки чаще всего совершают организаторы мероприятий
1. Стремятся все сделать сами
Быть «Фигаро здесь, Фигаро там», то есть одновременно в нескольких местах и пытаться решить все вопросы самому и сразу, означает упустить из виду что-то важное. Хороший организатор должен иметь команду, которой он доверяет, и распределять задачи между всеми ее членами, назначив ответственных за определенные участки работы. При этом самому лишь направлять действия каждого, оставив за собой основные организационные моменты.
Однако нередко «главный по мероприятию» считает, что лучше него никто не сделает, поэтому берет все на себя. Порой он даже гордится своей незаменимостью, и, подобно римскому императору Юлию Цезарю, развивает бурную деятельность, делая сразу несколько дел. Итак, стремление все организовать самому грозит тем, что где-то обязательно случится «прокол», так как очень трудно держать все под контролем и быть одновременно «и швец, и жнец, и на дуде игрец». Кроме того, такое поведение «главного» дает повод расслабиться остальным членам команды, принимающим участие в организации мероприятия, и они начинают менее ответственно относиться к своей задаче.
2. Выбирают «неправильный» день
Как бы хорошо ни было организовано мероприятие, но если для его проведения выбран неудачный день, есть риск, что на него почти никто не придет. Подобное наверняка произойдет, если мы, например, запланируем веселую вечеринку на день решающего матча сборной по хоккею.
Не стоит рассылать приглашения слишком рано или слишком поздно. В первом случае о ней могут забыть, а во втором приглашенные наверняка уже будут иметь другие планы на предложенное нами число. Лучшего всего это сделать за две недели до начала мероприятия: наши гости не успеют о нем забыть, а также запланировать что-то другое. К тому же в течение двух недель мы можем несколько раз напомнить о нашем мероприятии.
3. Неправильно выбирают место
Выбирая место для проведения мероприятия, нужно иметь представление о количестве людей, которые его посетят. Причем стоит учитывать, что некоторые, даже заплатившие за вход, прийти не смогут. То есть количество гостей в любом случае будет меньше, чем мы рассчитываем. Поэтому не нужно выбирать слишком большой зал или аудиторию: пусть лучше они будут полностью забиты, чем наполовину пусты, ведь тогда у гостей может заранее сложиться впечатление, что наше мероприятие больше никому не интересно. При выборе площади помещения советуют от предполагаемого количества участников мероприятия отнять примерно 30% тех, кто не придет.
4. Не уделяют должного внимания рекламе мероприятия
Каким бы замечательным и грандиозным мы не запланировали мероприятие, никто этого не узнает, если мы не позаботимся о его рекламе. И вот на ней экономить не стоит: наши приглашения должны стать лицом мероприятия, и именно по ним наши будущие гости составят о нем первое впечатление.
Проинформировать о событии мы можем с помощью рекламных листков, писем, открыток, которые раздают на улице, рассылают по почте, в т. ч. электронной. Рекламные листки не должны быть слишком маленькими и иметь мелкий шрифт. Текста должно быть немного, а ярких красочных картинок побольше. Важно проверить, чтобы были указаны точный адрес и время проведения мероприятия.
Не нужно забывать и о популярных социальных сетях вроде Facebook и Twitter. Именно поэтому одно из важнейших качеств организатора – харизматичность и коммуникабельность. Один из хороших организаторов считает, что секрет его успеха – в друзьях. Он информирует о событии с десяток своих друзей, они в свою очередь обзванивают как минимум столько же своих, а те – своих. Таким образом информация о мероприятии расходится молниеносно, собирая необходимое количество участников.
5. Не имеют запасного плана Б
Большая ошибка организаторов, которая нередко приводит к ненужным стрессам, – составление только плана А. Ведь нередко события развиваются совсем не так, как планировалось, и возникают те самые форс-мажорные обстоятельства. Например, неожиданно сгорел провод в электрооборудовании, фокусник застрял в пробке, приз предусмотрен для одного победителя, а их оказалось двое и т.п.
Хороший организатор должен иметь запасной план Б, предусматривающий выход из сложившейся ситуации. То есть на каждое «а что если…» он должен быть готов дать ответ: «тогда мы сделаем так…». У него всегда при себе записная книжка с сотнями нужных контактов: если подведет кто-то один, всегда можно найти того, кто выручит.
