7 советов по организации успешного мероприятия

Наталья Авдеева — предприниматель, бизнес-эксперт, основатель event-агентства GOLD STREAM, делится секретами незабываемого мероприятия и рассказывает, как выжить в ритме мегаполиса.
7 заповедей организатора мероприятий
7 заповедей организатора мероприятий

Ивент — это индустрия, отличающаяся высокой многозадачностью, поэтому тех, кому больше по душе сосредотачивать все свое внимание на одном объекте, здесь не ждут. Как оказалось, лишь 10% людей обладают «цезарской» способностью делать несколько дел одновременно; к сожалению, остальные просто не вписываются в безумный ритм этого рынка.

Если вы не любите рутину, предпочитаете активный образ жизни и готовы справляться с высокими нагрузками — добро пожаловать в ивент! Возможно, именно эта статья разбудит в вас творческий потенциал и даст толчок к развитию в сфере ивента.

1. Внимание к мелочам

Мелочи, как известно, составляют целый образ, а одна маленькая деталь способна разрушить имидж целого мероприятия. Очевидным доказательством этой непреложной истины является один интересный случай. Как-то раз во время организации одного мероприятия в автосалоне начинающий ивентор забыл предупредить моделей-участниц события о цвете туфель, которые надо было взять с собой. Для каждой был подобран и составлен отдельный красивый вечерний образ с коктейльным платьем, шикарной укладкой и до мелочей продуманным бьюти-образом, но из-за мелкого недочета в работе новичка-организатора образы моделей остались незавершенными. Двадцать девушек пестрили обувью разных расцветок, и если атмосфера мероприятия в целом не была испорчена этой неприятностью, то осадок в душе стилистов и организаторов, безусловно, остался.

Стоит ли говорить, что в процессе подготовки мероприятия нужно не только погружаться с головой, но и тщательно учитывать каждую деталь при его организации. Необходимо продумать и предотвратить все возможные варианты, которые могут помешать в организации события. Для организатора мероприятия должно быть важно мнение каждого участника, будь то обслуживающий персонал или самые почетные гости. Вклад каждого человека в проводимое событие должен быть по достоинству оценен и замечен с тем, чтобы, во-первых, подтвердить свой профессионализм и, во-вторых, работать на свой личный бренд, имидж и репутацию, которые так важны в сфере ивент-бизнеса.

2. Хочешь сделать хорошо — сделай это сам

«Мероприятие оказалось на редкость скучным. Если бы во время обеда в комнату заглянул инопланетянин, он бы решил, что гуманоиды общаются между собой посредством звяканья вилок о ножи», — Уильям Сатклифф.

Главная проблема всех начинающих организаторов — это отсутствие обширной базы утвержденных подрядчиков и опытной, грамотной команды, поэтому контроль за процессом организации следует еще более ужесточить и осуществлять буквально 24 часа в сутки. К чему нужно быть готовым, если собираешься стать профессионалом-ивентором?

Во-первых, отвыкни от сна. Накануне запуска проекта ивентор редко может позволить себе понежиться в постели, вместо этого нередки случаи, когда бедолага вынужден сорваться ночью в типографию, чтобы убедиться в цвете печати баннера, к примеру. Ответственный организатор-новичок при выборе кавер-группы, с которой можно будет заключить контракт на мероприятие, заранее придет на выступление группы, чтобы определить, подходит ли она для сотрудничества. При отсутствии наработанной базы по кейтерингу организаторам необходимо проводить тест-фуд для проверки качества предоставляемых блюд.

Все это необходимо для того, чтобы в дальнейшем избежать недопониманий и разногласий с клиентом, но трудности меркнут перед тем, какое вы создаете себе имя в результате кропотливой работы, как мечтают работать именно с вами и с каким множеством интересных, одиозных, неоднозначных, но, безусловно, захватывающих людей вы знакомитесь.

3. Стрессоустойчивость

«Кто не падает – тот не встает», – сказал как-то боксер Федор Емельяненко после поражения своему бразильскому коллеге Фабрисио Вердуму.

Что-то подсказывает, что афоризм, который необходимо выучить наизусть во избежание лишней нервотрепки, – не только спорт. Ошибки и провалы – лучшие учителя в жизни при условии, что вы хорошо усваиваете ее уроки. Главное – вовремя собраться, признать свое поражение и постараться исправить его последствия. Горячее сердце и холодный разум всегда подскажут правильный выход из любой ситуации.

4. Пунктуальность

Время – важнейший ресурс в ивенте. Ивентор должен взять за правило приезжать на проект раньше всей остальной команды, что свидетельствует о высоком профессионализме работника. Стоит организатору лишь один раз опоздать на мероприятие – и его репутация будет испорчена, доверие к нему утрачено, а команда и участники станут позволять себе халатное отношение к проекту.

5. Скорость

Время перед мероприятием пролетает как одна секунда, поэтому просто необходимо, чтобы площадка, приглашенные звезды и ведущие были полностью подготовлены и проинструктированы в день проведения, а все детали проекта были уже улажены и оговорены. Для того чтобы быть спокойным хотя бы за техническую сторону мероприятия, стоит провести генеральную проверку хотя бы за два часа до его начала. Event-менеджер обязан быть общительным, активным, постоянно контролировать ситуацию, мгновенно решать возникающие вопросы и быстро реагировать на непредвиденные сложности. Хочется разорваться на несколько частей? Ускоряйтесь!

6. Постоянное обучение

Учитесь, учитесь и еще раз учитесь. Процесс развития не должен останавливаться, ведь именно оставаясь в курсе самых последних тенденций и новостей из самых разных сфер, вы повышаете собственную квалификацию. Стремитесь первыми узнавать веяния моды, находить самых лучших подрядчиков, запоминающихся артистов, креативных стилистов и записывать все необходимые контакты. Ваш ежедневник должен пестрить новыми записями и идеями — только так можно идти в ногу со стремительной event-индустрией.

Учитесь у лучших: посещайте лекции, мастер-классы, презентации и семинары по событийному бизнесу и интересуйтесь всем на свете. Предупрежден – значит вооружен в наш век информационного бума, когда владение информацией означает уже полпобеды над остальными конкурентами. С другой стороны, никто не отменял взаимопомощь и доверие, и, помогая своим конкурентам сегодня, вы можете рассчитывать на руку помощи завтра.

Прежде всего стоит оставаться человеком и не стремиться перегрызть глотку всякому, кто вздумал встать у вас на пути. Задумайтесь: чем может быть одинаково полезно вам обоим знакомство друг с другом? Чем можно поделиться? Что приобрести? Налаживание деловых контактов, в конце концов, –основа современной бизнес-дипломатии.

7. Внешний вид

Не оставайтесь «сапожником без сапог»: следите за деталями своего образа, имиджа и репутации. Личный бренд выстраивается точно так же, как и бренд продукта или компании, – неповторимый стиль в одежде, вкус, ухоженность, поставленная речь, опрятность, харизматичность и позитивный настрой сослужат вам верную службу. Как показывают исследования, на подсознательном уровне люди больше прислушиваются к мнению внешне привлекательного человека. Ваши советы будут иметь особую ценность в глазах окружающих, если вы позаботитесь о собственным внешнем виде и не будете упускать из виду ни малейшей детали.

Будьте всегда на шаг впереди клиента. Определяйте его цели и задачи, которые он хочет реализовать. Думайте об итогах своей работы. Вдохновляйте и вдохновляйтесь, ищите новые идеи и расширяйте горизонты. Забудьте об ограничениях, штампах и шаблонах, стремитесь к гармонии и целостности, пристально всматривайтесь в мелочи, так как из них и состоит окружающий нас мир. Тщательно подбирайте и развивайте участников своей команды, чтобы в дальнейшем ее действия были слаженными, а результаты работы — впечатляющими. Не только доверяйте, но и проверяйте. Совершенствуйте навыки для того, чтобы стать лучшим. Любите свою работу и выкладывайтесь на сто процентов — и вы всегда будете чувствовать отдачу.

© Наталья Авдеева, BBF.ru


Сколько должен стоить автомобиль?
  • {$ item.name $}
    {$ (item.counter * 100 / total)|number:1 $} %
    {$ item.name $}

Комментарии ({$ added_comments.length + 0 $})

Только зарегистрированные пользователи могут задавать вопросы и добавлять комментарии. Авторизуйтесь, пожалуйста, или зарегистрируйтесь.