Планируем свой день правильно: матрица приоритетов Эйзенхауэра

Слово «приоритет», прочно вошедшее в нашу жизнь, в переводе с латинского означает «первый». Его мы употребляем, когда говорим о важности, первенстве чего-либо. Умение расставлять приоритеты как в работе, так и в личной жизни очень ценно. В противном случае нам грозит, по меньшей мере, невроз, спровоцированный навалившимися, как снежный ком, нерешенными проблемами и нарушением баланса между работой и отдыхом...
Как правильно расставить приоритеты
Как правильно расставить приоритеты

Слово «приоритет», прочно вошедшее в нашу жизнь, в переводе с латинского означает «первый». Его мы употребляем, когда говорим о важности, первенстве чего-либо.

Умение расставлять приоритеты как в работе, так и в личной жизни очень ценно. В противном случае нам грозит, по меньшей мере, невроз, спровоцированный навалившимися, как снежный ком, нерешенными проблемами и нарушением баланса между работой и отдыхом.

Ведь невозможно, к примеру, одинаково хорошо работать на двух-трех работах, при этом учиться на дневном отделении, вовремя сдавая все зачеты и экзамены, и при этом всегда находиться в прекрасной физической форме и расположении духа. Тот, кто считает, что это ему по силам, раньше или позже все равно будет вынужден выбрать то, что имеет больший приоритет, и отказаться от второстепенного. Иначе стресс или синдром эмоционального выгорания обеспечены.

Или, например, кто-то задумал осуществить давнюю мечту ― побывать в экзотической стране. Поездка потребует значительных финансовых вложений. Тут также важно определить приоритеты, чтобы в дальнейшем впечатления от путешествия не затмил стресс от необходимости экономить в связи с долгами. Что важнее: путешествие или отказ во имя него от мелких повседневных радостей?

Таким образом, умение расставлять приоритеты и выбирать то, что для нас важнее, и в работе, и в личной жизни позволит нам сохранить здоровье и избежать в нашей жизни цейтнотов.

Матрица приоритетов Эйзенхауэра

Не пасть жертвой хронической усталости или стресса поможет тайм-менеджмент ― наука об управлении временем, куда входит и развитие навыков расстановки приоритетов.

Многие, кто знаком с тайм-менеджментом, наверняка слышали о матрице Д. Эйзенхауэра ― 34-го американского президента, который ее разработал. Ее суть ― правильная расстановка приоритетов. Ведь большинство людей обычно в первую очередь выполняет не ту работу, которую следует, а ту, которая им больше нравится.

Тот, кто хочет работать эффективно, должен определить приоритеты, разделив все дела на важные и срочные. Важные дела ― это те, итог выполнения которых в целом влияет на нашу работу. Срочные дела, понятно, определяются тем, насколько быстро их нужно сделать.

Итак, все дела делятся на 4 группы:

  1. Важные и срочные;
  2. Важные, но несрочные;
  3. Срочные, но неважные;
  4. Не срочные и не важные.

1. Дела важные и срочные

К важным и срочным относятся дела, требующие немедленного выполнения. Если к таковым мы относим большинство своих дел, то это говорит не о том, что мы такие деловые, а о том, что мы:

  • не умеем планировать свой день и откладываем все важные дела на потом;
  • у нас отсутствует самодисциплина;
  • элементарная лень ― одна из главных черт нашего характера:
  • состояние аврала для нас ― обычное дело.

Люди, постоянно занятые срочными важными делами, наиболее подвержены стрессам. Как правило, одни срочные дела у них сменяются другими не менее срочными, и этому нет конца и края. Они ошибаются, думая, что в авральном порядке сбросят груз важных дел и наконец-то начнут новую спокойную жизнь ― из-за неумения расставлять приоритеты они будут снова и снова становиться на те же грабли.

Примером важного и срочного дела может служить срочный визит к зубному врачу из-за острой зубной боли. Его можно было сделать заранее ― в профилактическом порядке, не доводя дело до потребности в неотложной помощи.

Или, например, поджимают сроки сдачи бухгалтерского отчета, подготовки к экзамену и пр. Об этих сроках нам давно известно, но мы спохватываемся, когда дело из разряда «еще успею» переходит в срочное.

По этому поводу есть немало пословиц, из чего можно сделать вывод, что подобная проблема весьма распространена. Например, «Гром не грянет, мужик не перекрестится», «На охоту ехать ― собак кормить» и пр.

2. Дела важные, но не срочные

Итак, чтобы наши дела не попали в предыдущую категорию, нужно перевести их в разряд важных, но не срочных. Это категория самая важная, потому что, определив приоритеты в выполнении задач, можно спокойно и обдуманно, без лишних нервов их выполнять. И тогда не будет авралов со стрессами, бессонных ночей и нервных срывов, а работа принесет удовольствие. И даже если будут допущены ошибки, у нас будет достаточно времени, чтобы их исправить.

В общем-то большинство людей понимают, что они так и должны поступать: проходить профилактические осмотры в поликлинике, не дожидаясь, как говорят в народе, пока «жареный петух клюнет в голову»; вовремя оплачивать коммунальные счета, писать отчеты и т.д. Но поскольку эти дела требуют приложения определенных усилий и зачастую предполагают выход из личной зоны комфорта, они плавно перетекают в первую категорию и становятся важными и срочными.

3. Дела срочные, но не важные

Сюда относятся дела, которые никак не влияют на результаты работы, они не сокращают дорогу к нашей цели, но мы вынуждены их делать.

Например, нас затопили соседи, и мы должны ликвидировать последствия потопа. Либо потеряли документы и массу времени вынуждены потратить на их восстановление. О таких делах мы можем сказать ― «ни уму ни сердцу». Они отвлекают нас от работы и мешают сконцентрироваться на главном.

4. Дела не срочные и не важные

Пожалуй, этой категории дел отдают приоритет люди, которые не добиваются успехов ни в одной сфере деятельности.

Что же это за дела?

  • многочасовое бесцельное зависание в соцсетях и за компьютерными играми;
  • долгие телефонные разговоры с целью «просто поговорить»;
  • просмотр лишенных смысла телепередач;
  • хождение по магазинам без цели что-либо купить и др.

Эти дела не приносят никакой практической пользы. Тем не менее, многим трудно лишить себя такого удовольствия, поскольку подобные занятия поднимают им настроение. Главное, чтобы они не перешли в разряд приоритетных. Не срочные и не важные дела должны служить лишь передышкой, кратковременным отдыхом между важными. И особенно не стоит начинать с них свой день.

Как правильно расставить приоритеты

  1. Чтобы отделить нужное от бесполезного, нужно рассортировать свои дела по упомянутым 4-м категориям.
  2. Не стоит забывать, что важное дело не означает срочное. Важное приближает нас к цели, но оно может не быть срочным. Срочному же нужно уделить особое внимание.
  3. «Правило преимущества» гласит: сначала важное, а потом срочное. Не стоит подчиняться диктатуре спешки: срочные дела могут быть не важными и не обязательными.
  4. Каждый день нужно начинать с дел из 1-й группы, как бы ни привлекательны были дела из других групп. Если не удалось их закончить в течение одного дня, нужно продолжить работу на следующий день.
  5. Также каждый день стоит некоторое время отводить для дел из группы 2 (важные, но не срочные). Это будет работать на «завтрашний» успех.
  6. Поскольку времени всегда не хватает, чтобы успеть сделать все, что мы запланировали и чего от нас ждут другие, нужно определять действительно важные для нас дела и уметь отказываться от выполнения не обязательных, то есть говорить «нет».
  7. В идеале наши ежедневные усилия прежде всего должны быть направлены на выполнение задач из группы 2 ― важные несрочные.

Приоритеты у каждого человека разные. У кого-то на первом месте карьера, у кого-то семья, а еще у кого-то здоровье и т.д. К тому же в течение жизни они могут не раз меняться. Но чтобы быть успешным и сохранить здоровье и нервы, нужно в первую очередь уметь определять приоритетные задачи на каждый день. И здесь пригодится матрица приоритетов Эйзенхауэра.

© Тимошенко Елена, BBF.ru

Интересные статьи



Возможны ли в России честные выборы?

  • {$ item.name $} {$ (item.counter * 100 / total)|number:1 $}%
    {$ item.name $}

Комментарии ({$ added_comments.length + 0 $})

Только зарегистрированные пользователи могут задавать вопросы и добавлять комментарии. Авторизуйтесь, пожалуйста, или зарегистрируйтесь.
Рассказать ВКонтакте
Поделиться в ОК