Суть проведения деловой встречи заключается в построении конструктивной беседы двух или более лиц. Для проведения результативных переговоров лицу, направляющемуся на встречу, необходимо подготовиться к беседе: определиться со стилем поведения и одежды, поставить перед собой цели, которых он желает достигнуть на переговорах, собрать максимально подробную информацию о клиенте (последние успехи, достижения, привычки и т. д.).
Сбор информации о клиенте
Чтобы узнать «поближе» своего клиента, важно провести небольшое исследование. Его содержание заключается в предварительном сборе информации, представленной различными источниками, о которых мы вам расскажем.
Сайт клиента. Самым приоритетным и бесценным источником информации о Клиенте является его собственный сайт. Как правило, на веб-ресурсе люди представляют максимум информации о своей компании. Рекомендуем внимательно изучить главную страницу сайта. Лишь на первый взгляд кажется, что там представлены общие сведения. Эта страница может рассказать о географии фирмы, регионах, в которых представлена продукция или услуги, о сроках существования предприятия и о том, какую роль оно играет на современном рынке.
Не меньший интерес вызывает раздел «Новости». Многие ошибочно публикуют на нем мировые новости, чтобы хоть как-то занять этим читателя. На самом деле, здесь должна быть отражена жизнь компании: события, произошедшие за последнее время, информация об успешном участии в выставках, сведения о новых партнерах, пара слов о стратегических планах.
Раздел сайта «Партнеры» познакомит вас со списком клиентов, с которыми сотрудничает предприятие. Если среди них вы найдете хотя бы две компании, с которыми работаете и вы, это станет мощным инструментом воздействия на клиента при проведении переговоров.
Поэтому неплохо было бы подготовить от них благодарственные письма или рекомендации. На сайте может быть представлена информация о сотрудниках предприятия. Вы можете ознакомиться со сведениями о руководителе предприятия, изучить профессиональное поле его деятельности. Возможно, вы увидите общие точки соприкосновения или интересы, о которых можно будет поговорить на встрече: учились в одной школе, имеются маленькие дети, являетесь поклонниками одного вида спорта и т. д.
Социальные сети. Интернет открывает ряд возможностей, которые вам как специалисту в области продаж не стоит упускать из виду. К примеру, многие люди ведут личные блоги. На сайте компании может быть ссылка на корпоративный блог, что предоставит дополнительную информацию.
Руководитель компании тоже может вести личный блог. Например, директор PR-агентства «Простор» Роман Масленников ведет собственный блог, при помощи которого общается с людьми, разделяющими его интересы. Если вам удастся найти твиттер человека, к встрече с которым вы готовитесь, не забудьте изучить информацию в нем.
Поискав пользователя в другой социальной сети («В контакте», «Одноклассники», «Фейсбук», «Профессионалы.ру» и др), не забудьте поинтересоваться кругом его друзей и деятельностью сообществ и групп, в которых он состоит.
СМИ. Средства массовой информации хранят много полезной информации и сведений, которые можно применить. Если фирма заботится о своем имидже, оперативно реагирует на обвинения и нападки конкурентов и, как следствие, тесно сотрудничает со СМИ, размещая в газетах и журналах статьи, а на телевидении и радио – ролики и интервью, значит, компании важно общественное мнение и это в свою очередь можно использовать и на встрече.
Не стоит игнорировать и рекламные материалы. Детально изучив средства рекламы, которые использует компания, вы можете судить не только о ее благосостоянии, но и о целях, которых она стремится достигнуть. В свою очередь персона, с которой вам предстоит провести беседу, также следует тем же целям.
Информацию об акциях и мотивирующих программах можно также использовать при личной встрече. Все это позволит сформировать положительное мнение о вас, как о человеке, который разбирается в бизнесе вашего клиента, что выгодно отличит вас от рядовых менеджеров, пытающихся поскорее «впарить» товар клиенту. На их фоне вы будете смотреться компетентным специалистом, что позволит построить линию доверия между вами и руководителем компании.
Поисковики. Не забывайте, что поисковые системы также открывают вам возможность побольше узнать о бизнесе клиента или руководителе предприятия. Набрав в строке название компании, перелистывая одну страницу за другой можно получить очень важные сведения, о которых вы даже и не догадывались: о предстоящих судебных делах, об оборотах компании и т. д.
Имидж
В бизнес среде общепринятым является деловой стиль одежды. Недопустимо ношение кроссовок и джинс, коротких юбок, открытых туфель, шортов и маек. Однако, как ни странно, из каждого правила есть свои исключения. К примеру, для того чтобы переговоры прошли не только успешно (то есть оказались перспективными), но и были результативными (принесли выгоду переговорщику в короткое время), нужно одеваться чуть хуже того лица, с которым назначена встреча.
Деловой стиль – эталон, но не следует усердствовать с украшениями. Дорогие часы, одетые на беседу с незнакомым человеком, могут свидетельствовать вовсе не о хорошем вкусе (хотя этому имеет место быть), а о намерении переговорщика поскорее «срубить» денег с клиента, что будет отталкивать его от открытого общения и конструктивного диалога.
В практике встречаются случаи, когда руководителями крупной процветающей компании являются люди, которые носят джинсы, шорты, свитеры с растянутыми рукавами. Представьте себе, что вы в дорогом костюме попали на встречу к директору такой компании. Как вы будете выглядеть перед ним? Как расфуфыренная утка! При встрече с такой персоной у вас очень мало шансов на продуктивное общение.
То, каким образом вы должны выглядеть на встрече с клиентом, подскажет предыдущий этап. Собрав и проанализировав информацию о компании и клиенте, вы придете к нужному решению. К примеру, если в ходе исследования вы пришли к выводу, что человек достаточно серьезен, поскольку занимает должность генерального директора уже десять лет, любит посещать различные семинары и конференции, является членом политической партии, состоит в общественной организации, активно занимающейся благотворительностью и при этом увлекается автомобилями класса «Люкс», одеть необходимо классический деловой костюм: светлая рубашка, темные брюки, пиджак, чистые туфли.
Девушки могут надеть темное платье, которое не должны украшать блестящие аксессуары. Все должно быть « в меру». Не стоит перегружать свой внешний облик лишними акцентами.
Если же беседовать предстоит с представителем развивающегося малого предприятия, предлагающего широкий ассортимент молодежной одежды, при этом вы знаете, что персона, с которой предстоит беседа, достаточно молода и придерживается свободного стиля одежды, рекомендуем одеться более свободно. К тому же это будет служить отличным дополнением к разговору: вы сможете показать клиенту, что положительно оцениваете направление, которое он избрал для своей коммерческой деятельности.
Если из имеющихся источников вы узнали, что предстоит встреча с неординарной и креативной личностью (а это можно узнать, изучив не только подробности жизни человека, но и его фотографии) оденьтесь «интересно». Яркий галстук, не сочетаемые цвета, стильные аксессуары позволят вам предстать перед собеседником такой же феноменальной и необычной персоной, в котором он сможет увидеть союзника.
Как известно, классический стиль предполагает светлый вверх (как правило, белый) и темный низ. Собираясь на деловую встречу, можете ориентироваться на это правило и, отталкиваясь от того, с кем вам предстоит общаться, выбирать цвета и стиль. Это простое правило позволит выглядеть эффектно и оригинально. Однако не стоит забывать и о голове. Девушки с длинными волосами должны аккуратно уложить их в прическу.
Как произвести положительное впечатление за 5 минут
Направляясь на встречу, у вас есть лишь пара секунд на то, чтобы составить о себе положительное мнение. Если этого времени вам не хватило, в вашем распоряжении есть еще пять минут на то, чтобы это исправить. Вспомните ситуацию, когда в вашем офисе раздается стук, в дверь входит человек с огромной сумкой и с возгласом «Внимание!» пытается сконцентрировать ваше внимание на книге, которую он держит в своей руке. Что вы о нем подумали? Хотите, чтобы и о вас клиент подумал тоже самое? Конечно, нет! А поэтому, вам нужно заранее подумать, как вы войдете в дверь и что скажете своему деловому партнеру.
Поскольку речь идет о деловой беседе, мы предлагаем читателям MирСоветов использовать следующий вариант. Откройте дверь, поздоровайтесь с клиентом, назовите его имя и отчество (или имя-фамилию), чтобы уточнить, тот ли это человек, ради которого вы пришли на встречу.
После этого представьтесь, назовите свое имя, должность и компанию, интересы которой вам предстоит представлять, и сообщите клиенту, что вы договорились с ним на встречу на это время. В этот период установите визуальный контакт с Клиентом. Если человек «зарыт» в бумагах, уточните, можете ли переговорить с ним сейчас или необходимо дать ему немного времени, чтобы закончить текущие дела. Если персона готова приступить к переговорам – начинайте.
Как построить беседу?
Чтобы дать клиенту понять, что он имеет дело с деловым человеком, огласите регламент встречи. К примеру, скажите: «Цель нашей с вами встречи – определить ваши текущие бизнес-задачи и определить, как в их достижении вам сможет помочь наша фирма. Беседу я предлагаю построить в два этапа.
На первом этапе я задам вам несколько вопросов, чтобы понять, какие именно ваша фирма имеет приоритеты, а на втором – я расскажу вам о том, какие из них сможет разрешить наша компания. Я думаю, что таким образом наши переговоры пройдут наиболее продуктивно, вы согласны со мной?». Получив согласие клиента можно приступать к беседе.
Если клиент не одобряет ваши планы, уточните у него, какую альтернативу он предлагает. Для определения потребностей бизнеса клиента, хороший переговорщик должен в совершенстве владеть техникой постановки вопросов. Этот список можно распечатать на листке бумаги и вносить в него ответы клиента по ходу встречи либо «держать» эти вопросы в памяти и конспектировать полученные сведения. Беседа должна развиваться логично, а поэтому последовательность вопросов необходимо хорошо продумать. Вы можете подготовить вопросы исходя из следующих шаблонов:
- Сколько лет ваша компания на рынке?
- Кто является целевой аудиторией ваших покупателей?
- На какие рынки вы ориентируетесь (город, область, регионы)?
- Какие конкурентные преимущества привлекают клиентов в вашу компанию?
- Что именно отличает вас от ваших конкурентов?
- С каким поставщиком услуг вы сейчас работаете?
- Почему вы выбрали именно его (нынешнего поставщика)?
- Вы можете оценить работу вашего поставщика по десятибалльной шкале? Какую оценку вы бы ему поставили?
- Что именно не устраивает вас в работе вашего нынешнего поставщика услуг?
По вашему мнению, какие преимущества должны быть у нашей компании, чтобы мы смогли построить с вами долгосрочное сотрудничество?
На деловой встрече нужно помнить, что этап сбора информации самый важный. С помощью хороших вопросов вы сможете «разговорить» клиента, который расскажет обо всех проблемах и неудобствах, которые ему приходится терпеть. В ваших силах понять, можете ли решить их, и, если вы уверены в своем продукте, у вас есть отличный шанс выгодно закрыть сделку.
Как правильно презентовать свои услуги?
На предыдущем этапе говорил ваш клиент, вы лишь задавали вопросы. Теперь говорить будете вы и в ваших силах построить общение так, чтобы клиент либо не задавал вопросов, поскольку полностью согласится с вашими словами, либо задал их как можно больше, что позволит развеять все сомнения. Ключ к успешному проведению этапа презентации услуг кампании заключается в том, как вы сможете перевести все то, с чем ранее поделился с вами клиент в его пользу, базируясь на качестве оказания услуг вашей фирмы.
К примеру, если при сотрудничестве с нынешним поставщиком услуг Клиента не устраивает качество доставки (заказы часто задерживаются, что «подрывает» работу компании Клиента), вы должны сделать акцент на том, что с вашей компанией такой ситуации не возникнет, поскольку работа вашей сервисной службы проходит слаженно, за чем следит служба контроля, которой, скорей всего, нет у нынешнего поставщика Клиента, ведь если бы она была, задержек по срокам не было бы.
К тому же, в договоре вашей компании прописано, что при условии подрыва поставок ваша компания будет предоставлять бонусы Клиенту или выплачивать неустойку. В свою очередь, это является юридической гарантией надлежащего исполнения договора, что позволяет обезопасить Клиента от рисков.
Итоги
Для того чтобы провести деловую встречу с потенциальным клиентом, необходимо пройти несколько этапов. На подготовительном, важно собрать информацию о компании и личности человека, с которым предстоит провести деловые переговоры. В этом может помочь сайт фирмы, информация из поисковых систем, рекламных источников и СМИ.
В одежде придерживаться нужно классического стиля, но если у вас есть точные сведения о личности человека, к которому идете на переговоры, стиль и манера общения могут быть схожими с ним.
Чтобы произвести положительное впечатление за пять минут, нужно огласить регламент встречи, а на этапе сбора информации о клиенте задавать как можно больше ситуационных вопросов.
Завершающим становится этап презентации, на котором вы «подводите» собеседника к тому, что при сотрудничестве с вашей фирмой он получит более выгодные условия.
