5 способов проследить за своим бухгалтером

Принимая на работу нового бухгалтера, вы не знаете, появятся ли у вас объективные причины доверять этому специалисту. Оказывается, даже бухгалтеры бывают безответственными. Чтобы застраховать себя, придется потратить немного времени на налоговый ликбез.
Как проверить бухгалтера
Как проверить бухгалтера

Представьте себе ситуацию. Фирма наняла девушку-бухгалтера на частичную занятость: приятная внешность, отличное резюме, хорошие рекомендации, и берёт недорого. Разве что место работы меняла раз в полгода – ну, с кем не бывает?

Бухгалтер запрашивает первичные документы, качает головой, но успокаивает: «Всё поправим». Через 10 месяцев она перестаёт отвечать на звонки и письма, обрывает все контакты, а после этого приходит штраф из налоговой тысяч на 17.

Фирма осталась без первички, без бухучёта, заплатила штраф и наняла на эту должность штатного сотрудника. Директор, понятное дело, уже настороже и больше не доверяет бухгалтерам как виду. Можно ли застраховать себя от подобных случаев?

Хорошо, если вы взяли на себя труд разобраться в вопросах бухгалтерии и налогов сами, когда начинали бизнес, – вам будет легче. Если вы этого не сделали, то лучше потратить немного времени на налоговый ликбез.

Кстати, специалист, который сможет вам разъяснить по-простому, по-человечески основы отношений вашего бизнеса с государством, – это уже хороший бухгалтер.

Итак, несколько несложных советов, которые помогут вам построить дружественно-доверительные отношения со специалистом по проводкам.

Будьте внимательны с бухгалтерами на дому

На старте бизнеса часто выгоднее работать с бухгалтером, который приезжает к вам раз-два в неделю или в месяц, забирает документы и привозит потом отчётность. Или сам сдаёт её по доверенности в налоговую и фонды.

Не поленитесь заключить с таким бухгалтером договор. Возьмите с него все возможные контакты, даже близких родственников, а в случае чего не стесняйтесь позвонить им. Вдруг пропавший бухгалтер угодил в больницу?

Если такого договора нет, то будет полезно брать расписки в получении документов. И, на всякий случай, право подписи платёжных и налоговых документов оставляйте за собой.

Проверяйте банковскую выписку

Если есть возможность и необходимость, то попросите бухгалтера ежедневно расшифровывать вам каждую строчку в выписке. Если увидите что-то странное, попросите подтверждающие документы. Особый интерес могут представлять суммы, снимаемые на выплату зарплаты, командировочные или хозяйственные нужды.

Также полезно завести документ в Excel с такими графами: остаток на начало дня, приход за день, расход за день, остаток на конец дня. Остаток на конец дня должен совпасть с остатком по выписке на начало следующего дня.

Следите за наличными

Часто (я лично с этим сталкивалась несколько раз) бухгалтеры забывают оформлять кассовые документы – приходные и расходные кассовые ордеры. А ведь за несоблюдение кассовой дисциплины налоговая может оштрафовать фирму на 40 000 рублей, а ИП – на 5 000 рублей.

Поэтому раз в месяц было бы неплохо попросить бухгалтера показать кассовую книгу, журнал приходно-расходных кассовых документов и все данные о расходах. Копий чеков здесь недостаточно. Если бухгалтер не сможет этого сделать, тут что-то не так.

Обращайте внимание на даты в документах. Нужно, чтобы они соответствовали периоду, который вы проверяете. Посмотрите, кому выдавались деньги, с какой целью, разборчиво ли прописаны суммы. Сверьте остатки на начало и конец дня, записи в приходно-расходных кассовых документах и кассовой книге. Они должны совпадать с реальными расходами и доходами.

Выборочно проверяйте остатки на складе

Будет полезно запросить отчёт о складских остатках и, если нужно, ведомость движения товаров. Стоит определиться с периодом проверки и с тем, что вы будете проверять, если ваш ассортимент состоит не из одного-пяти товаров.

Выбирайте либо наиболее ходовые товары, либо дефицитные, либо просто ценное сырьё и материалы. Проверьте, чтобы, например, единицы измерения и количество товара в приходных документах были адекватны тем, что в расходных, и совпадали с теми, что указаны в отчёте об остатках и в ведомостях движений товаров.

Надо делать это хотя бы раз в месяц. Если, конечно, вы не сам себе кладовщик и продавец, а все товары лежат у вас за занавеской в соседней комнате.

Шпионьте, если не хватает драйва

Контроль движения денег и товаров – это классические способы мониторинга деятельности бухгалтера (да и любого человека, которому вы доверяете заботу о финансовых потоках).

Есть и более экзотические способы: контроль за компьютером бухгалтера с помощью специальных программ, установка тайных видеокамер и микрофонов в кабинете бухгалтера, слежка. Можно помечать тайком документы (важные договоры, акты, счета), которые вы подписываете, чтобы исключить вероятность подделки подписи.

Что делать, если бухгалтер исчез

Если у вас увели документы и/или деньги, обратитесь с заявлением в полицию. Возьмите там справку, подтверждающую приём заявления, и отдайте в налоговую. Тогда можно избежать штрафов за несвоевременную уплату налогов и сдачу отчётности.

Не торопитесь увольнять бухгалтера, пока не станет ясно, сможете ли вы привлечь его к ответственности административно или уголовно.

Проведите сверки с налоговой и фондами. Вместе с новым бухгалтером перепроверьте все периоды, за которые отвечал сбежавший специалист.

© Валерия Достовалова, Бухгалтерия.Контур

Интересные статьи


У вас есть биткоины?

  • {$ item.name $} {$ (item.counter * 100 / total)|number:1 $} %
    {$ item.name $}

Комментарии ({$ added_comments.length + 0 $})

Только зарегистрированные пользователи могут задавать вопросы и добавлять комментарии. Авторизуйтесь, пожалуйста, или зарегистрируйтесь.