Время от времени в каждой организации появляется необходимость командировать сотрудников в другие населенные пункты для выполнения производственных заданий.
Трудовой кодекс РФ в ст. 166 трактует командировку как поездку, совершенную по распоряжению работодателя с целью выполнения поручения вне постоянного рабочего места.
В трудовом договоре указан адрес места постоянной работы. Даже если сотрудник командирован в ту же организацию, филиал или представительство которой отделены, поездка считается командировкой. Исключением можно считать некоторые должности, связанные с разъездами, это относится, например, к экспедиторам, водителям или курьерам. Служебные поездки таких сотрудников не признаются командировками.
Командировочное удостоверение
В пункте 7 Положения о командировках сказано, что, отправляя сотрудника в служебную командировку, работодатель должен выписать ему командировочное удостоверение. В унифицированной форме удостоверения № Т-10 некоторые детали не учтены. В частности, предусмотрено указание только одного места назначения, а на практике работник в рамках командировки может побывать в нескольких организациях. Что делать в такой ситуации?
Каждая компания вправе разработать форму командировочного удостоверения, которая будет удобна для конкретных условий работы. Новый федеральный закон, принятый 6 декабря 2011 года, позволяет отказаться от унифицированной формы бланков.
Отметки в удостоверении
В командировочном удостоверении предусмотрены поля, в которых отмечают дату прибытия и отъезда из пункта назначения. Отметки должны быть заверены подписью должностного лица и печатью компании, где был командированный. Данные отметки служат подтверждением того, что сотрудник находился именно там, куда его командировали, и становятся основанием оправдания командировочных расходов.
Однако бывают случаи, когда нет возможности проставить такие отметки. Так бывает, когда целью командировки была, например, покупка чего-либо в магазине. Это не означает, что нельзя удостоверить факт командировки и списать затраты. Для признания в налоговом учете расходов по командировке в этих случаях нужны приказ (распоряжение) о командировке, служебное задание, отчет о выполнении задания, билеты, гостиничные счета. Приведенный перечень документов необходимо закрепить локальным внутренним актом компании.
Отражение командировки в табеле учета рабочего времени
В табеле рабочие дни, пришедшиеся на командировку, обозначают кодом «К» или его цифрами «06». При этом не проставляют количество отработанных часов.
Если, находясь в командировке, сотрудник работал в выходные дни, в табеле надо ставить код «РВ» или «03». Количество рабочих часов в выходной день проставляется только в том случае, если работодателем были даны указания о количестве часов работы в выходные.
Если сотрудник работал в выходные дни по собственной инициативе, руководство может не учитывать и не оплачивать ее. Оплата выходных и праздничных дней, отработанных в командировке, производится не по средней зарплате, а в соответствии с действующим окладом или тарифом. То есть, зарплата за такие дни рассчитывается так же, как при работе на постоянном месте.
В соответствии со ст. 153 ТК РФ оплата труда в выходные дни должна производиться в двойном размере или, по желанию работника, ему могут быть предоставлены выходные дни.
Командировочные расходы
Если для бюджетных учреждений установлены определенные размеры командировочных расходов (п. 1 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 года №729), то коммерческие организации не ограничены в определении размеров командировочных ничем, кроме своих собственных нормативных актов. Трудовой кодекс и Положение о командировках не лимитирует сумму расходов по командировкам.
Такая свобода действия позволяет коммерческим структурам назначать любой размер расходов в командировках, а также устанавливать для разных категорий сотрудников дифференцированные суммы. Другими словами, суточные руководителя могут превосходить, размер суточных менеджера.
От НДФЛ освобождены суточные до 700 руб. в день для командировок по России и 2 500 руб. — для заграничных командировок. Эти лимиты одинаковы для всех, независимо от должности.
Командировка на один день
Действующее законодательство не регулирует порядок оформления однодневных командировок. Нет ясности в вопросе, нужны ли при таких командировках удостоверения. Специалистами Министерства труда приводятся три аргумента, говорящие о необязательности оформления однодневных командировок.
Во-первых, ссылаются на п. 2 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 № 62. В инструкции прямо сказано, что при такой командировке удостоверение оформлять не нужно. Документу уже больше четверти века, но положение применяется до сих пор.
Во-вторых, письмо Минфина от 26.05.08 № 03-03-06/2/60, в котором сказано, что должны подтверждаться расходы в командировках, длящихся более одного дня.
В-третьих, согласно п. 7 Положения о командировках, удостоверение выписывают для подтверждения срока пребывания в командировке. При однодневных поездках вполне достаточно проездных документов, где указана дата поездки, и отчета о командировке.
Высшим арбитражным судом сделан вывод, что однодневные служебные поездки не являются командировками, а потому суточные для них не полагаются. Организация может компенсировать расходы, произведенные работником с ведома или разрешения работодателя (ст. 168 ТК РФ). Эти расходы освобождаются от НДФЛ и от пенсионных взносов.
Речь идет только о документально подтвержденных расходах. Если сотрудник не предоставил документов о своих расходах в командировке, освобождаются от НДФЛ выплаты до 700 руб. (2 500 руб. для зарубежных командировок), а суммы сверх этого включаются в налоговую базу.
Производственные травмы в командировке
Если во время командировки сотрудник получил травму или произошел несчастный случай, должна быть создана комиссия по расследованию инцидента (ст. 227 ТК РФ).
В случае если работник пострадал, выполняя задания от принимающей стороны, именно она формирует комиссию. Но в состав комиссии должен войти представитель направившей стороны.
Если сотрудник выполнял задания своего работодателя, комиссию должен создать этот работодатель. В состав комиссии может быть включен представитель той организации, на территории которой случилась травма, независимо от формы собственности предприятия. Если работник трудился на участке, выделенном для него в чужой организации, включение в комиссию представителя принимающей организации строго обязательно.
После окончания расследования комиссия составляет акт, один экземпляр которого направляется в Фонд социального страхования.
