Итак, все формальности по регистрации собственной фирмы улажены. Разрешения получены, лицензии оформлены. Теперь нужно заняться поиском подходящего офиса. Правильно выбрать его – означает заложить надежный фундамент в успешное развитие своего дела, ведь офис – то место, по которому клиенты будут судить о компании.
1. А нужен ли он?
Это зависит от того, в каком режиме будет работать предприятие. Если в удаленном, то отдельное помещение для сотрудников не понадобится. У каждого из них будет свой персональный офис, обустроенный на дому. В подобной организации работы много положительного. Вы экономите значительные средства на аренде или покупке соответствующего помещения, а сотрудники – на оплате проезда и времени. Однако если вы планируете нанимать так называемый офисный персонал, то без специального помещения не обойтись.
2. Покупка или аренда?
Даже если у вас достаточно средств, чтобы купить отдельный офис, не торопитесь. Потратить деньги всегда успеете. Для начала арендуйте помещение в приглянувшемся месте. Вскоре вы точно будете знать, какой именно офис и в каком районе нужен конкретно вам.
3. Отсутствие пробок, близость стоянок и остановок
Чтобы вам и вашим сотрудникам, а также клиентам было удобно добираться в офис, важно выбрать такой район, куда можно доехать на разных видах транспорта. Если вы пользуетесь автомобилем, значит, желательно, чтобы на ближайших к офису улицах не было пробок, в противном случае поездка на работу и с работы станет сущим мучением. Следующий важный момент – наличие поблизости парковки. Лучший вариант, конечно, – собственная, у здания офиса, если же таковая не предусмотрена, главное – чтобы до нее не приходилось идти несколько кварталов.
Поскольку многие сотрудники и клиенты пользуются не только личным транспортом, но и общественным, не забывайте, что офис должен располагаться недалеко от остановок троллейбуса, автобуса, маршрутного такси или от станции метро. И опять же важно, чтобы путь от остановки до офиса занимал не более пяти минут (от станции метро – не более десяти). В противном случае многие будут вынуждены доезжать на дополнительном наземном транспорте, что, конечно, скажется на расходах и сотрудников, и клиентов.
4. Центр или окраина?
Конечно, работать в центре лучше во многих смыслах. Во-первых, сюда проще добраться из любого района города на разных видах транспорта. Во-вторых, в центре деловая жизнь всегда кипит, поэтому и поток клиентов растет. В-третьих, в центральной части множество различных заведений, где в обеденный перерыв можно полноценно подкрепиться.
Однако офисы в центре города всегда дороже. Выход есть, если удастся найти помещение в цокольном этаже или даже подвальном. Кстати, сейчас подвалы многих домов переоборудуются в удобные помещения для бизнеса – благодаря современному ремонту, который включает качественную изоляцию стен, систему кондиционирования воздуха, неказистые комнаты превращаются в уютные и престижные офисы.
5. Просторный лучше тесного
Насколько просторным должен быть офис, зависит от численности будущих сотрудников, планируемого наплыва клиентов и специфики работы компании. Но в любом случае люди чувствуют себя намного комфортнее в просторных светлых помещениях, чем в тесных каморках. Да и посетителям становится ясно, что фирма, располагающая прекрасным офисом, скорее процветает, чем перебивается нерегулярными заказами. Помните, что по санитарным нормам на одного человека должно приходиться 4,5 кв. м площади плюс место для прохода и для оборудования. Если же вы открываете производство, то нормы расчета площади будут совершенно другими.
6. Вход и вывеска
Выбирая помещение для офиса, учитывайте расположение главного входа и наличие яркой вывески. Желательно, чтобы вход был хорошо виден издалека, так же как и вывеска. Кто знает, может быть, , именно она, а нее только ваша добросовестная работа привлечет новых клиентов.
7. Внешний вид
При выборе офиса обращайте внимание на внешний и внутренний вид. Облупленное, давно не штукатуренное здание, равно как и давно не знавший ремонта интерьер – не самый лучший вариант. Такой офис не только не придаст респектабельности вашей компании, но и отпугнет потенциальных клиентов. Впрочем, если вас не пугает перспектива капитального ремонта, можете поторговаться и значительно сбить цену: неухоженные здания стоят дешевле.
8. Инженерные коммуникации
Ободранные обои и облупленный потолок – это еще не самое страшное. Подобный недостаток интерьера легко исправляется бригадой мастеров. Главное – чтобы с инженерными коммуникациями все было в порядке. Проверьте состояние вентиляции, отопления, кабелей, возможность подключения к Интернету…
И еще важный момент: если вы самостоятельно отремонтируете коммуникации, то покупка или аренда офиса будет стоить вам дешевле, чем покупка или аренда офиса с шикарным евроремонтом. Впрочем, все зависит от ваших финансовых возможностей. Так что если ремонт инженерных коммуникаций и стен не предусмотрен вашей сметой, убедитесь, что зимой батареи будут греть, летом кондиционер – охлаждать воздух, а Интернет работать бесперебойно.
9. А может, бизнес-центр?
Конечно, индивидуальный офис – оптимальный вариант. Но это всегда в определенной степени дорого. Придется оплачивать довольно большие счета за коммунальные услуги, да еще и нанимать охрану. Между тем, аренда нескольких комнат в бизнес-центре плюс оплата газа, света и воды там же обойдется намного дешевле. Однако для тех, кому важно иметь круглосуточный доступ в офис, этот вариант не подойдет.
10. Вы сами или риэлтор?
Если вы точно знаете, какое помещение вам нужно, умеете оценить его с инженерно-технической стороны и вообще ориентируетесь на рынке коммерческой недвижимости, конечно, можете рассчитывать только на себя при выборе будущего офиса. Однако большинству разумнее все же обратиться в столь важном деле к профессионалам. Риэлтор существенно облегчит вашу задачу. Во-первых, он может сразу предложить несколько вариантов помещений, во-вторых, знает, какие вопросы нужно задать собственнику или арендодателю, на какие детали обратить внимание. И гарантирует, что вы не получите помещение с ненадежной электропроводкой, которая не выдержит не то что десять компьютеров, а даже двух, с неработающей системой отопления или с недооформленными документами на право сдачи комнат под офис. А представьте, что вы не арендовали, а купили сомнительное во всех отношениях помещение! Так что лучше заплатить профессионалу и сохранить нервную систему.
11. Договор аренды
Перед заключением договора аренды внимательно изучите его. В нем должны быть прописаны обязанности и права сторон, в том числе на улучшение офиса, сроки внесения арендной платы, ответственность за просрочку в оплате, стоимость аренды. Уточните предполагаемый набор услуг, включенный в арендную плату. Возможно, предполагается сдача офиса с мебелью и оборудованием и т.д. Но при заключении договора не полагайтесь только на себя. Обязательно проконсультируйтесь с юристами. И тогда, совершив первую удачную сделку, вы будете запрограммированы на дальнейшую успешную деятельность.
