Организации и индивидуальные предприниматели, имеющие в своем штате наемных работников или привлекающие исполнителей по договорам гражданско-правового характера, если это предусмотрено в договоре, обязаны ежеквартально подавать в Фонд социального страхования отчеты по взносам, уплаченным с выплат таким работникам или исполнителям.
Расчетная ведомость по форме 4-ФСС РФ, подается нарастающим итогам за квартал, полугодие, 9 месяцев и год.
Ныне действующий бланк отчета утвержден Приказом Минтруда от 19 марта 2013 года № 107н и подлежит применению начиная с отчета за полугодие 2013 года. Форма за первый квартал 2013 года, как и отчетность ФСС за 2012 год сдавалась согласно приказу Минздрава РФ от 12 марта 2012 года № 216н.
Новое в отчетности ФСС
Сначала пара слов об изменениях в бланке отчетности ФСС 2013: основные принципы заполнения отчета, равно как и все прежние таблицы в новой форме отчетности 4-ФСС РФ, остались прежними.
Из нововведений – добавленная Приказом Минтруда таблица № 10. Данная таблица должна заполняется всеми работодателями без исключений и в ней необходимо будет отразить сведения об аттестации рабочих мест и проведенных обязательных медицинских осмотрах на начало расчетного периода.
Таблица 10 состоит из 8 граф и 2 строк. Строка 1, называющейся «Аттестация рабочих мест по условиям труда», предназначена для указания общего числа имеющихся рабочих мест, количества аттестованных мест, а также количества признанных «вредными».
В строке 2 нужно будет отразить медосмотры для сотрудников, занятых на вредной работе. Речь идет и о предварительных осмотрах, проводимых при устройстве на работу, и о периодических, которые должны проводиться в течение срока работы сотрудника на основании требований части 1 статьи 213 Трудового кодекса.
В связи с введением данной таблицы в комплект новых бланков отчетности ФСС в середине года стоит упомянуть о следующем моменте, который потенциально грозит неприятностями многим компаниям. Дело в том, что до 26 февраля текущего года обязанность работодателя проводить периодическую аттестацию касалось абсолютно всех рабочих мест.
Однако по сути отсутствие аттестации обнаруживалось далеко не всегда. Затем приказом Минтруда России № 590н от 12 декабря 2012 года в порядок аттестации, прописанный в приказе Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 года № 342н, были внесены изменения, согласно которым проводить проверку стало необходимо лишь в отношении мест с риском причинения вреда здоровью и жизни работника.
То есть организации или предприниматели, чьи сотрудники, к примеру, работают в офисе за компьютером, от обязанности проводить аттестацию фактически были избавлены.
Казалось бы можно вздохнуть спокойно. Однако в новой таблице 10 отчета по взносам в ФСС данные по аттестованным местам следует проставлять на начало расчетного периода, то есть на 1 января 2013 года, когда необходимо было проводить сплошную проверку рабочих мест.
Компании, зарегистрированные в этом году, и, соответственно, не имеющие данных по аттестации на начало года, при заполнении отчетности ФСС ставят в данной таблице в соответствующих ячейках строки 1 прочерки.
Все остальные работодатели, не проводящие аттестацию, должны проставить там нули, тем самым обнародовав собственное упущение. В свою очередь данное нарушение грозит штрафом на основании части 1 статьи 5.27 Кодекса об административных правонарушениях для компании, а также для сотрудника, ответственного за охрану труда.
Второе изменение касается кода ОКВЭД, и оно носит скорее технический характер. Теперь код не нужно будет проставлять на титульном листе: соответствующее поле для него теперь находится в разделах I и II соответственно, сразу после из названия.
Как заполнить отчетность в ФСС
В остальном порядок заполнения формы 4-ФСС РФ, как уже было сказано выше, изменениям не подвергся. Напомним основные принципы подготовки отчетности в ФСС.
Титульный лист
На титульном листе расчета традиционно указываются данные страхователя, а именно:
- регистрационный номер страхователя в качестве работодателя, указанный в извещении из территориального органа ФСС России. Этот же код указывается на каждой заполняемой странице расчета;
- пятизначный код подчиненности, указывающий на территориальный орган Фонда которому относится страхователь. Он также дублируется на каждой странице отчета;
- период, за который подается отчет, текущий календарный год, а также указание относительно того, впервые ли отчитывается страхователь или это корректировочный отчет;
- полное наименование организации или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя, физического лица. При этом полное наименование организации должно соответствовать названию, указанному в учредительных документах, а физические лица должны полностью, без сокращения указать свою фамилию, имя, отчество в соответствии с документом, удостоверяющим их личность;
- ИНН, КПП, ОГРН или ОГРНИП, ОКАТО;
- адрес регистрации, номер контактного телефона;
- количество работников, в том числе женщин, а также количество инвалидов, и сотрудников, занятых на вредных производствах.
В конце титульного листа указывается количество страниц отчетности по страховым взносам, а также данные лица, подающего форму. Это может быть сам страхователь, например, в лице директора фирмы, его уполномоченный представитель или правопреемник.
Раздел I, заполнение таблиц 1, 2, 3
Таблица 1 раздела 1 заполняется всеми без исключения работодателями. В строке 1 нужно отразить задолженность за компании или ИП перед ФСС на начало года. Это значение берется из строки 19 Расчета за предыдущий год.
В строке 2 – начислено к уплате страховых взносов, в том числе: начислено на начало отчетного периода (при составлении отчетности в ФСС за полугодие – по состоянию на 31 марта) и за последние три месяца (апрель, май, июнь).
Далее строки заполняются лишь при наличии на то оснований. Так, в строке 3 указывают начисленные страховые взносы по актам проверок, в строке 4 отражается сумма взносов за прошлые периоды, в строке 5 – не принятые к зачету расходы страхователя за прошлые периоды по актам проверок.
В строку 6 заносятся суммы, полученные из ФСС в качестве возмещения произведенных расходов по временной нетрудоспособности и в связи с материнством, строка 7 предназначена для отражения сумм возврата на банковский счет излишне перечисленных взносов из ФСС. Строка 8 в свою очередь равна сумме строк с 1 по 7.
В строке 9 указывается задолженность Фонда на отчетную дату. Эта сумма расшифровывается как задолженность в части превышения расходов (строка 10) или переплаты взносов (строка 11).
В строке 12 нужно указать задолженность за ФСС на начало года: превышение расходов в строке 13 или переплату в строке 14.
В строку 15 вписываются расходы страхователя с начала отчетного года. Эта сумма по аналогии с суммами начислений в строке 2, разбивается на расходы на начало периода и расходы за текущий квартал. Строка 15 должна быть ровна строке 12 графы 3 таблицы 2 Расчета.
Далее переходим к непосредственным денежным расчетам. В строке 16 отражается уплата страховых взносов с начала года, на начало отчетного периода и за последние три месяца, с указанием номеров платежных поручений и их дат.
Строка 17 предназначена для отражения списанной суммы задолженности по недоимке с начала года.
Далее следуют заключительные строки этой таблицы: строка 18 должна быть равна сумме строк 12, 15, 16 ,17, Строка 19 отражает отрицательную разницу строк 18 и 8, включая недоимку. Обратите внимание, что есть между строками 18 и 8 образовалась положительная разница, то она попадает не в конец таблицы, а в её строки 9, 10 и 11.
Следующая таблица 2 заполняется, только если на то были основания: в течение года имели место расходы страхователя по временной нетрудоспособности и в связи с материнством. В ней отражаются данные по количеству дней и непосредственным суммам выплат в связи со следующими основаниями:
- по временной нетрудоспособности;
- по беременности и родам;
- единовременное пособие женщинам, вставшим на учет;
- единовременное пособие при рождении ребенка;
- ежемесячное пособие по уходу за ребенком;
- оплата 4-х дополнительных выходных дней для ухода за детьми-инвалидами;
- социальное пособие на погребение или возмещение стоимости гарантированного перечня услуг по погребению
В строке 12 графы 4 и 5 значения строк 1, 3, 5, 6, 7, 10, 11 суммируются. Полученное значение должно ровняться цифре в строке 15 таблицы 1 расчета.
Таблица 3 также является обязательной. В ней отражается база для начисления страховых взносов. Так, в строке 1 следует указать суммы начислений в пользу работников с начала года, а также за три последних месяца в соответствии со статьей 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.
Суммы, не подлежащие обложению страховыми взносами согласно статье 9 Закона, указывают в строке 2. К таковым, например, относятся суммы командировочных расходов и выплачиваемые работнику суточные.
В строке 3 указывают выплаты свыше установленной предельной величины для начисления страховых взносов. В 2013 году этот лимит составляет 568 000 рублей, с выплат его превышающих взносы в ФСС не начисляются.
Итоги по этой таблице подводятся в строке 4, в которой подсчитывают базу для начисления страховых взносов как разницу между строкой 1 и строками 2 и 3. В строках 5-7 указывают расшифровки данных по суммам перечислений инвалидам, занятым в области фармацевтической деятельности, а также выплаты членам экипажей судов.
В итоге сумма по строке 4 графы 3 умноженная на тариф страховых взносов (2,9%) должна быть равна сумме в строке 3 таблицы 1.
Заполнение таблиц 3.1, 4-4.4, 5
Таблица 3.1 заполняется лишь при наличии соответствующих обстоятельств, то есть в случае применения компанией или предпринимателем заполняют пониженного тарифа страховых взносов в отношении выплат в пользу инвалидов.
Число строк соответствует количеству работающих у страхователя инвалидов, а в графах 3, 4 указываются даты выдачи и окончания действия справок медико-социальной экспертизы или ВТЭК. Сами выплаты указываются в графах 5-8 с начала года и в том числе за последние три месяца.
Таблицу 4 и вовсе можно обойти стороной большинству представителей бизнеса: данная часть отчета заполняется лишь общественными организациями инвалидов.
Аналогично дела обстоят и со следующей таблицей 4.1. Она предназначена для организаций, уставный капитал которых полностью состоит из вкладов общественных организаций инвалидов, тех самых, которые заполняют таблицу 4.
Еще одна «редкая» таблица 4.2 предназначена для организаций, осуществляющих деятельность в области информационных технологий. Все три категории страхователей применяют пониженный тариф на основании пунктов 3 и 6 части 1 статьи 58 Закона № 212-ФЗ.
Таблицу 4.3 должны заполнять те организации и индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения и также имеющие льготы по страховому тарифу в соответствии с видами деятельности, приведенными в пункте 8 части 1 статьи 58 Закона № 212-ФЗ.
Таблица 4.4 предназначена для некоммерческих организаций на УСН, осуществляющих деятельность в области социального обслуживания населения, научных исследований и разработок, образования, здравоохранения, культуры и искусства (деятельность театров, библиотек, музеев и архивов) и массового спорта (за исключением профессионального). Для данной категории страхователей также предусмотрено применение пониженного страхового тарифа (п. 11 ч.1 ст.58 Закона № 212-ФЗ).
Очередная специфическая часть отчета – таблица 5. Ее заполняют те страхователи, которые производят выплаты за счет средств федерального бюджета лицам, пострадавшим при аварии на Чернобыльской АЭС, ПО «Маяк», на Семипалатинском полигоне и в прочих подобных подразделениях особого риска.
Заполнение раздела II
Принципы заполнения раздела 2, а именно его таблиц 6 и 7 идентичны тому, как оформляются таблицы 1 и 3, с той лишь разницей, что здесь указывается база и суммы начисленных взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.
В остальном же все аналогично: суммы вознаграждений работникам, и начисленным по ним страховым взносам указывают по состоянию на начало расчетного периода и за этот же период, приводят данные за последний квартал, расшифровывая его помесячно.
Кроме того важно не забыть указать в строке 1 графы 6 таблицы 6 утвержденный страхователем тариф по взносам, скидки и надбавки к этому тарифу в графах 7, 8, 9 соответственно, а также итоговое значение конечного тарифа в строке 10.
Таблица 8 по выплатам по несчастным случаям и профессиональным заболеваниям – аналог таблицы 2 раздела 1, посвященной выплате «основных» пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством. В следующей таблице 9 соответственно придется указать численность пострадавших от таких несчастных случаев.
Заключает бланк отчета по форме 4-ФСС РФ вышеупомянутая таблица 10.
Нюансы заполнения ФСС-отчетности
При заполнении отчетности в ФСС суммы необходимо проставлять в рублях и копейках. В связи с этим при сверке с Фондом у компаний и индивидуальных предпринимателей постоянно возникают мелкие расхождения. Данное неприятное обстоятельство может привести к тому, что показатели по задолженностям на начала периода «поплывут», и из-за сумм в несколько копеек ФСС не примет отчет.
Что ж, посоветовать тут нечего, кроме как готовить и отправлять форму заранее. Как правило, проверяется 4-ФСС РФ быстро, и уже в течение 2-3 дней отправитель получает протокол контроля отчетности.
Если расчет не принят по описываемой причине, то в протоколе будет указано: «сумма NN в строке X, графе Y не верная, ожидаемая сумма NN». Все что останется – подставить ожидаемые Соцстрахом цифры и отправить отчет заново. Привести в соответствие «разлетевшиеся» копейки целесообразнее уже после выполнения отчетной обязанности.
Следующий момент, на который хочется обратить внимание – лимит для начисления взносов в соцстрах. Как уже отмечено выше, в этом году он составляет 568 000 рублей. Это означает, что если сумма заработной платы, начисленной вашему работнику с начала года, превысила этот порог, то дальнейшие выплаты взносами в Соцстрах облагаться не будут.
Однако это касается лишь перечислений по ставке 2,9%. Взносы на страхование от несчастных случаев начисляются на зарплату сотрудников без каких-либо ограничений. Обратите внимание, что в таблице 3, в которой отражается расчетная база для начисления основных социальных взносов, в строке 1 нужно указывать полную сумму выплат, даже если по каким-то из них лимит достигнут.
К слову сказать, не забудьте учесть в той же строке выплаты сторонним физическим лицам, выступающим в роли подрядчика или исполнителя по договору гражданско-правового характера.
Такие выплаты часто забываются при составлении отчета в соцстрах, так как не являются зарплатными в прямом смысле этого слова и не облагаются как взносами на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, так и по поводу несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.
Сроки подачи 4-ФСС РФ
Напоследок несколько слов о сроках сроки сдачи отчетности в ФСС. Форму 4-ФСС РФ нужно подать в территориальное отделение Фонда социального страхования до 15-го числа календарного месяца, следующего за отчетным периодом (п. 2 ч. 9 ст. 15 Закона № 212-ФЗ).
Буквально это означает, что последний день подачи отчета – 14-е число. Если говорить об отчетности за полугодие, то 14 июля в этом году приходится на воскресенье, что фактически передвигает срок сдачи на пятницу, 12 июля. Правда при определении крайнего срока в данном случае ключевую роль играет форма сдачи отчетности в ФСС.
Тем, кто отправляет всевозможные отчеты в проверяющие органы из офиса, ничто не мешает отправить 4-ФСС РФ и в воскресенье, однако вряд ли найдется много желающих выходить ради этого на работу в летний выходной.
Несколько проще выполнить отчетную обязанность разве что тем, кто может выслать форму в ФСС через электронные каналы связи не выходя из дома.
Тем же, кто обычно практикует сдачу отчетности в ФСС по почте, воспользоваться такой возможностью в этот раз будет и вовсе весьма проблематично: по воскресеньям у подавляющего большинства почтовых отделений выходной, работает разве что Главпочтамт. Подать отчет, приехав в отделение фонда лично, также возможно лишь по рабочим дням.
