Некоторые вопросы, связанные со служебными командировками, по-разному толкуются работодателями. Чтобы понять, как правильно трактовать требования законодательных актов, обратимся к рекомендациям Минтруда Российской Федерации.
Мы рассмотрим рекомендации и разъяснения, данные Министерством труда в письме от 14.02.2013 г. № 14-2-291 (дальше по тексту – письмо).
Познакомимся с исследованиями министерства относительно оформления документов, необходимых при оформлении служебных командировок, учета рабочего времени во время непосредственного отсутствия на рабочем месте, правил создания комиссии для расследования несчастных случаев и пр.
Командировочное удостоверение
В письме указаны изменения, произошедшие в оформлении документов при направлении сотрудников в командировку. Вступившим в силу с 1.01.2013 г. Федеральным законом отменена обязательность использования унифицированных форм первичных учетных документов. Логично предположить, что это относится и к унифицированным формам командировочных удостоверений.
Формы первичной учетной документации, действующие на основании иных законов РФ, между тем, остаются обязательными. Из этого можно сделать вывод, что возвратившись из командировки, сотрудник должен представить авансовый отчет с оригиналами счетов из гостиниц, билетов и других документов, подтверждающих расходы, связанные с поездкой. Значит, теперь нет необходимости, как это было раньше, ставить в командировочном удостоверении подпись директора и печать той организации, где сотрудник находился.
Признаем, что командировочное удостоверение, заверенное печатью, подтверждало, что сотрудник находился вне места постоянной работы по заданию руководства, и было пропускным документом в той организации, куда он был откомандирован. При несчастных случаях во время командировки удостоверение удостоверяло, что сотрудник исполнял свои служебные обязанности. Теперь для этих же целей у командированного должна быть копия служебного задания или приказа о командировке.
Новый Закон не запрещает применение разработанных ранее форм командировочных удостоверений. В письме даются разъяснения о документальном оформлении однодневных командировок. При таких командировках оформлять удостоверение не обязательно, а для подтверждения командировочных расходов достаточно представить бухгалтерии отчет о расходах и проездные документы.
Несчастные случаи
Во время командировки работник не гарантирован от несчастных случаев. Министерством труда даются пояснения по вопросу создания соответствующей комиссии, занимающейся расследованием несчастных случаев. Предлагается два варианта формирования комиссии, при которых:
- работодатель сам формирует комиссию;
- работодатель составляет комиссию по расследованию несчастного случая при участии представителей сторонней организации.
При первом варианте сотрудник выполнял работы в сторонней организации, а конкретные параметры работ, такие как срок выполнения и технические характеристики, не были оговорены в служебном задании.
За формирование работ и контроль над их исполнением в этом случае должен отвечать представитель той организации, куда был откомандирован работник. Продолжая формально трудовые отношения с работодателем, откомандированный работник соблюдает правила трудового распорядка и локальные нормативные акты, которые действуют в организации, где он пребывал по распоряжению руководства.
Во втором варианте работодателем даются задания с конкретными характеристиками и параметрами. А значит, он более ответствен за исполнение работником трудовых обязанностей. Поскольку эти обязанности сотрудник должен исполнять в сторонней организации, комиссия включает представителя этой компании.
Учет рабочего времени в командировке
Если служебная командировка, включая время отбытия или прибытия из нее, выпадает на выходной или праздничный нерабочий день, в табеле учета рабочего времени указывают обозначение «РВ» (код «03»).
Необходимо учитывать, что отработанные часы указываются в табеле только в случае, если дни командировки совпали с выходными или нерабочими праздничными днями. Отработанные часы проставляются с учетом указаний работодателя о продолжительности работы в командировке. Следовательно, работнику должно быть оплачено рабочее время, проведенное в командировке, в выходные дни в двойном размере.
В письме Минтруда содержатся ценные указания. Рекомендован дифференцированный подход к выплатам по служебным командировкам. Министерство считает, что работодатель сам вправе определять размеры выплаты в зависимости от должности сотрудника, направленного в командировку.
Для урегулирования вопроса оплаты отработанного времени достаточно утвержденного локального нормативного акта (правил внутреннего трудового распорядка, коллективного договора, приказа, соглашения), в котором будут оговорены фиксированные или регулируемые установленными нормативами, командировочные расходы. Например, может быть обозначена комфортность средства передвижения для определенных категорий сотрудников организации.
