Личное дело – это совокупность документов персонального учета, которые содержат наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.
Личное дело оформляют на каждого работника в течение семи дней с момента приема (то есть после издания приказа о приеме на работу) и ведут в течение всей трудовой деятельности на этом месте работы. Все документы подшивают в папку. На ней указывают фамилию, имя, отчество работника (строго посередине лицевой обложки папки), дату принятия на работу (дату, когда заведено личное дело), номер личного дела.
Записи в документах личного дела производят от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, без исправлений и разборчиво. Если исправления необходимы, кадровый работник должен заверить их своей подписью и печатью фирмы.
Состав личного дела сотрудника
Личное дело состоит из двух разделов:
- Анкетно-биографические и характеризующие документы.
- Дополнительные документы.
В первую группу документов включают:
- дополнение к личному листку по учету кадров;
- личный листок по учету кадров с наклеенной фотографией или анкету;
- автобиографию;
- копии документов об образовании (заверенные подписью сотрудника отдела персонала и печатью после предъявления подлинника документа);
- личное заявление о приеме на работу или об увольнении;
- выписки из приказов о приеме на работу или об увольнении (копии таких приказов);
- трудовой договор;
- должностную инструкцию;
- заявления работника о переводах;
- представления на переводы, выдвижение, зачисление в резерв;
- выписки из приказов о перемещении (копии таких приказов);
- аттестационные листы;
- характеристики и рекомендательные письма;
- отзывы должностных лиц о работнике;
- выписки (копии) из документов о присвоении почетных званий, ученой степени, награждении государственными наградами;
- копии наградных листов.
Во вторую группу документов входят:
- старые аттестационные листы, кадровые справки, анкеты;
- карточки учета поощрений и взысканий;
- характеристики с прежнего места работы;
- справки о состоянии здоровья;
- фотографии;
- другие документы, которые целесообразно хранить в личном деле.
К каждому разделу личного дела составляют внутреннюю опись. В нее записывают названия всех подшитых документов, дату включения документа в личное дело, количество листов, дату изъятия документа, кем изъят и по какой причине. Кадровый работник, который составляет опись, должен ее подписать и поставить дату составления. .
Изъять какой-то документ из личного дела можно только с разрешения начальника кадрового отдела или руководителя фирмы. При этом в графе «Примечание» внутренней описи нужно сделать об этом запись. На место временно изъятого документа вкладывают справку-заместитель, в которой должны быть указаны дата, причина изъятия, роспись того сотрудника, который выдал документ, и того, кто получил его во временное пользование.
В каждое дело вкладывают фотокарточку работника, на обороте которой должны быть указаны его фамилия, имя, отчество, подпись начальника кадрового отдела и печать фирмы. Целесообразно также ставить дату фотографирования.
Хранение личных дел
В отделе кадров личные дела хранят только на работающих сотрудников. После увольнения работника его личное дело могут переслать на новое место работы (по запросу) или отправить на хранение в архив. Личные дела руководителя фирмы, членов руководящих, исполнительных, контрольных структур фирмы, а также работников, имеющих государственные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранят постоянно, а личные дела остальных работников – 75 лет. После того как срок хранения в архиве закончится, личное дело уничтожают.
Для хранения используют несгораемые шкафы (металлические сейфы), которые необходимо закрывать на замки и опечатывать. Личные дела группируют по структурным подразделениям, а внутри такой группы – по номерам.
Доступ к личным делам
Доступ к личным делам работников имеют только сотрудники и руководитель кадровой службы. Руководитель фирмы своим приказом может разрешить такой доступ руководителям структурных подразделений и другим должностным лицам фирмы. Но они вправе рассчитывать только на ту информацию о работнике, которая необходима им для решения конкретной профессиональной задачи.
Все получающие персональные данные работника должны соблюдать режим конфиденциальности (секретности). Правила доступа к таким сведениям и их передачи определяют в Положении о защите персональных данных работников, которое утверждает руководитель фирмы. Подробно о нем читайте раздел «Учет сотрудников» → подраздел «Как организовать защиту персональных данных сотрудников». Все лица, имеющие доступ к этим данным, должны быть ознакомлены с положением под расписку.
Чтобы ознакомиться с личным делом, внести новые сведения или включить новые документы, нужно получить разрешение начальника отдела кадров или руководителя фирмы. Работник в отличие от специально уполномоченных лиц имеет свободный и бесплатный доступ к своему личному делу. Личное дело выдается для ознакомления только до конца рабочего дня и под расписку сотрудника-получателя. При выдаче дела заполняют контрольную карточку.
