Любой человек по своей природе – менеджер. И речь идет не о профессиональной деятельности. Все люди управляют своим рабочим процессом. От того, насколько хорошо они делают, зависит их успех ил неудача.
Нашим личным микроменеджментом никто за нас не займется. Поэтому необходимо правильно организовать свое рабочее время.
В данной статье мы рассмотрим некоторые советы по поводу того, как правильно использовать свое и время, и как можно меньше тратить его впустую. Все советы чисто практические, проверенные неоднократно разными людьми. Итак, начнем.
Планирование рабочего дня
Звучит избито и даже банально, не правда ли? Все об этом знают, но много ли людей следуют этому совету? Единицы. Речь не идет о том, чтобы расписывать весь свой день поминутно.
Нет, но нужно хотя бы составить список необходимых дел, и расставить в нем приоритеты. Лучше всего разбить все задачи на три категории:
- Самые неотложные и обязательные дела. Сюда включаем все животрепещущие проблемы, требующие немедленного решения, и не терпящие отлагательства.
- Дела, которые желательно выполнить. К этой категории относим задачи, которые можно выполнить, если появится свободное время, а можно и отложить.
- Дела, которые можно выполнить. Сюда относится работа, которую можно сделать хоть когда-нибудь – сегодня, завтра, через месяц, неважно. Но. Если вы сделали все более-менее важные дела на сегодня – не раздумывайте, чем бы еще заняться. Приступите к решению вопросов из этой категории.
Весьма полезно, если при составлении списка на следующий день вы будете примерно представлять, когда именно нужно сделать ту или иную работу. И сколько ориентировочно она займет времени.
Идеальный вариант, если вы составляете список на неделю вперед. Время будет работать на вас, продуктивность работы повысится. Происходить будет это за счет того, что вы всегда будете знать, чем заняться в следующий момент, и не будете пребывать в бесполезных размышлениях. Без плана такого рода думы отнимают массу времени.
Как можно меньше встреч, обсуждений и совещаний
Древняя китайская пословица гласит – «Если вы чистите апельсин – чистите апельсин». Мораль проста – в определенный момент времени можно делать только одно дело.
Это касается не только живого общения – ICQ, форумы, Skype, — это настоящие убийцы времени, способные, к тому же, рассеивать внимание. Выход здесь только один – дисциплина. Что касается встреч и обсуждений – посещайте только те из них, которые действительно вам необходимы.
А программы для общения в рабочее время или используйте по делу, или отключайте совсем. Ведь после 10-15 минут общения по «аське» к работе вернуться не так просто, как кажется. И совсем плохо, когда человек пытается совместить работу и общение. Даже если это касается работы. Лучше обсудить это попозже или использовать email.
Электронная почта
Не нужно каждые пять-десять минут заглядывать в свой ящик, и уж тем более не стоит ставить почтовый клиент, который уведомляет владельца о пришедшем сообщении. Почту достаточно проверять несколько раз в день – утром, в обед, и вечером. Этого вполне достаточно. Стоит ли отвечать на письма сразу?
Все зависит от письма. Если письмо срочное – отвечайте. Если нет – создайте соответствующую папку, и храните там письма, требующие ответа. Ее можно спокойно просмотреть вечером, и ответить на все письма.
Наведите порядок на своем рабочем месте
Это важный момент. Большинство людей отшучивается, говоря, что привычный «творческий беспорядок» помогает в работе. И те же люди сильно раздражаются, когда не могут найти под ворохом бумаг ручку или карандаш. Кстати, порядок неплохо было бы навести и в рабочем компьютере – вот где бесконечные возможности для бардака!
Сделайте так, чтобы в нужный момент вы смогли без труда найти нужный вам документ, хотя бы с помощью встроенного в операционную систему поиска.
Наличие нескольких мониторов
Или одного большого способно существенно повысить производительность. Конечно, при условии грамотного их использования. На эту тему более чем достаточно информации в сети.
Ведение записей
Рекомендуется вести на своем ПК записи, касающиеся вашей деятельности – полезные мысли, интересные идеи все нужно записывать. Для этой цели есть масса специализированных программ, в том числе и бесплатных.
В голове ведь все хранить невозможно.
Искусство начинать
Да, это своего рода искусство. Как часто возникает соблазн отложить все до лучших времен, под любым предлогом? Да постоянно. Выход прост и банален – делать. Медленно, со скрипом, но делать. В процессе работы вы постепенно сосредоточитесь, настроитесь на нее, и дело пойдет, главное – начать.
