Опаздываете на деловые встречи, постоянно задерживаете сдачу отчетов и жалеете, что в сутках всего 24 часа? ваша проблема банальна, большинство россиян растрачивает свое время и силы по пустякам, и при этом жалуются на слишком короткий рабочий день. Воспользуйтесь рекомендациями специалистов и научитесь правильно расставлять приоритеты.
Начните ежедневно составлять план мероприятий, которые нужно обязательно завершить. Здесь же следует указать дела, которые было бы неплохо закончить в течение рабочего времени.
Распланируйте таким же образом следующую неделю и весь месяц и поместите список так, чтобы он всегда был у вас перед глазами. Данный подход научит вас правильно распределять свое время и быть предельно пунктуальным.
Внимательно просмотрите перечень запланированных мероприятий и определите степень их важности, что позволит вам правильно расставить приоритеты и не забыть про значимые дела. Устраивайте для своего мозга разгрузку, постарайтесь выполнить какое-нибудь творческое задание и откажитесь хотя бы на час от телефонных разговоров.
Прислушайтесь к себе, работают ли ваши биологические часы? Проведите эксперимент: отправляясь на работу, оставьте свои часы дома. Да, можно смело отметить, что этот день станет самым тяжелым, вы не сможете сказать наугад приблизительное время.
Однако если регулярно тренироваться в данном направлении, то уже скоро появится положительный результат. Посвящайте рутинной работе одинаковое время каждый день, что со временем совсем перестанет вас напрягать. Выполняйте только свои прямые обязанности, не отнимайте работу у своих коллег. Таким образом, вы высвободите для себя свободное время и удовлетворите их потребности в труде, где они смогут проявить свои навыки.
Сядьте и внимательно проанализируйте свою ежедневную работу, если есть возможность переложить менее значимые обязанности на других сотрудников, то сделайте это. Стоит отметить, что многие руководители самостоятельно ведут переписку и постоянно отправляют документацию вместо того, чтобы доверить все эти задачи канцелярии, которая собственно и должна этим заниматься.
Если все-таки решили избавить себя от мелких забот, то вместе с ними передайте новому исполнителю и ответственность за их реализацию. Так вы будете в полной уверенности, что любое поручение будет исполнено четко и в указанные сроки. Однако постарайтесь отстраниться как можно дальше от подобных мероприятий, иначе подчиненные будут стараться вернуть полученные обязанности обратно.
Заведите надежные источники информации, что исключит вероятность попадания к вам на стол неполных, неточных и устаревших данных, требующих дополнительной проверки и отнимают много времени.
Не бойтесь отдавать распоряжения своим подчиненным, ведь это прямая обязанность руководителя. Однако нужно реально учитывать и тот факт, что в некоторых случаях объяснение задания, согласование действий и всего прочего отнимет уйму времени. Всегда четко следите за сроком исполнения задания, ведь точность и выполнение четкого распорядка дня позволит вам сэкономить рабочее время.
Начиная какое-то дело, постарайтесь спрогнозировать дальнейшее развитие ситуации, при этом готовьтесь не только к успеху, но и ко всяким неожиданным ситуациям. Такое отношение к ведению бизнеса создаст вам репутацию в глазах подчиненных надежного и опытного руководителя, который просчитывает каждый свой шаг.
Не надейтесь на свою память, а делайте пометки даже по самым незначительным делам, что позволит вам не упустить даже самую мелкую деталь. Кстати, эту функцию можно передать секретарю.
Откажитесь от сиюминутных принятий решений, научитесь взвешивать каждое свое слово, действие, приказ. Зачастую бурные эмоции по тому или иному случаю, раздражительность и нервозность негативно сказываются на работе и отнимают много сил и энергии. Принятые решения во взбудораженном состоянии в большинстве случаев приходится отменять.
Если вас постоянно отвлекают телефонные звонки, которые нарушают рабочий график, следует отказаться от них. Конечно не полностью, просто выберите промежуток дня, когда звонков меньше всего и перенесите на это время самые важные дела.
Определите круг вопросов, на которые сможет отвечать секретарь, это позволит вам высвободить еще немного времени для значимых мероприятий. Внимательно просмотрите свой распорядок дня, составляйте его вместе с секретарем, это позволит максимально эффективно использовать каждую минуту.
Внимательно понаблюдайте за тем, как часто к вам в кабинет заходят сотрудники. Прекратить бесконечный поток малозначимых и терпящих принятия решения вопросов можно, установив время посещения и постоянно закрывая дверь.
Однако нужно четко установить правило, что вызванный вами сотрудник должен немедленно приходить. При этом можно делать исключения и принимать тех, чей визит не запланирован на данное время, но только по очень важным вопросам.
Научитесь правильно вести заседания, они должны быть максимально эффективны и показывать результаты на практике. Старайтесь максимально четко и твердо выражать свои мысли, особенно отдавая какие-то распоряжения, и в скором времени удивитесь скорости их исполнения. Следите за тем, чтобы каждое новое дело начиналось лишь после того, как уже начатое будет закончено.
Приведите в порядок свое рабочее место, это сэкономит ваше время на поиски нужных записей и телефонных номеров. Не откладывайте решение важных дел, их нужно выполнять по мере поступления.
Если вам ежедневно приходится прочитывать десятки страниц документации, то возможно следует познать методику быстрого чтения, что позволит тратить на данную процедуру минимальное время.
Запомните, ваша работа заключается в эффективном управлении, вы не можете быть профессионалом сразу во всех вопросах, однако можете грамотно распределить задачи, и они будут выполнены на высшем уровне. Проявляйте больше позитива, ведь если руководитель увлечен своей работой, то и сотрудники с большей охотой выполняют свои обязанности.
