На работе мы проводим большую часть своей жизни, причем далеко не всегда идем на нее с большим желанием, особенно после выходных дней. Мы вспоминаем о скучных обязанностях, накопившихся делах, которые уже невозможно откладывать на завтра, всей той рутине, которая нас поджидает, и у нас потухают глаза и опускаются руки.
А хотелось бы, чтобы работа была наполнена смыслом и приносила радость и удовлетворение. Немаловажную роль здесь играет умение отличить главное от второстепенного, не создавать завалы и «хвосты», все успевать, чтобы невыполненные обещания и срочные дела не наваливались, как снежный ком.
Для начала можно попытаться пересмотреть свой распорядок дня. Казалось бы, нет ничего проще, ведь все мы наслышаны об этом распорядке еще со школьных времен. Однако, как известно, нередко самое простое является самым сложным для выполнения. А ведь хочется получить волшебный совет, который поможет сделать нашу работу проще и в то же время эффективнее без приложения особых усилий. Тем не менее, из десятка советов можно выбрать для себя хотя бы один, чтобы последовать ему и посмотреть, как он работает. Затем еще один… – и наверняка какой-то из них окажется «наш».
Итак, как упростить свою работу?
1. Приходить на работу раньше других
В этом немало плюсов: во-первых, проще добраться на работу, когда нет пробок. Во-вторых, в тишине, когда нет шума, болтовни, телефонных звонков, легче сосредоточиться и можно больше успеть. Не секрет, что сотрудники многих учреждений активно включаются в работу через полчаса или даже час после прихода – после того, как за чаем обсудят новости, и пр. Конечно, этот вариант подходит не всем, ведь многие зависят от семейных и прочих обстоятельств. Однако если начальник пойдет навстречу и согласится с тем, что мы будем приходить и уходить на час раньше, им можно успешно воспользоваться.
2. Ограничить время работы
Этот вариант больше подходит тем, кто работает дома. Известно, что одну и ту же работу можно сделать за 8 часов, а можно и за 6. Однако работать дольше не значит работать эффективнее. Если мы настроимся работать 8 часов, то будем раскачиваться, тянуть время, думая, что «еще не вечер» – успеем. Ограничив себя, например, 6-ю часами, и сказав себе, что через это время мы прекращаем работу независимо от того, успеем ее закончить или нет, мы не позволим себе отвлекаться на посторонние дела.
3. Составить список дел
С самого утра нужно записать все, что мы запланировали на текущий день. Не стоит надеяться на свою память, даже если с ней нет проблем – в горячке рабочего дня легко что-то упустить из виду. Перед составлением плана не следует «на минуточку» заглядывать в личную почту и читать новости. У большинства людей такая минуточка растягивается на час, после чего они впопыхах хватаются за все дела сразу.
Можно составить два списка дел: в одном указать два-три самых важных, которые необходимо сделать в первую очередь, а во втором – менее срочные. Дело, которое займет немного времени, например 5 минут, лучше не откладывать, а сделать сразу. Если мы очень не хотим приниматься за какую-то работу, но отказаться от нее невозможно, можно заставить себя заняться ей хотя бы 15 минут, затем прекратить, затем взяться снова и так далее, пока не закончим.
4. Объединить отвлекающие факторы
Такими отвлекающими факторами у человека, имеющего доступ к «всемирной паутине», чаще всего являются социальные сети, блоги, всевозможные игры со «стрелялками» и «танчиками», карточные пасьянсы и пр. Они настолько захватывают, что известны случаи, когда люди забывали о собственных малых детях, требующих внимания, не говоря уж о работе.
Чтобы этого не случилось, стоит сказать себе: я позволю себе немного отдохнуть не ранее, чем выполню очередное задание, и не больше 15 минут. Хотя лучше всего не полагаться на собственную силу воли, а установить на компьютер ограничитель времени, приводящий нас в чувство, либо выставить таймер. Если мы работаем дома, можно поставить на плиту чайник со свистком, – громкий сигнал закипевшего чайника заставит нас подняться с места и отвлечься от нашего занятия. В эти отведенные 15 минут нужно успеть просмотреть все, что нас интересует: почту, новости, твиттер, инстаграм и т.д., чтобы не отвлекаться во время, предназначенное для работы.
5. Избегать написания пространных писем
Некоторым людям по долгу службы приходится отвечать на письма – чаще всего электронные. Электронная почта, конечно, позволяет сэкономить немало времени. Но зато и поток писем стал несравненно больший. Многие люди, как ни странно, не умеют писать письма, и нередко получается так, что чем длиннее письмо, тем труднее понять, что же хотел сказать автор. А ведь и «писатель», и «читатель» затратили свое время.
Выразить суть просьбы, напоминания, претензии и пр. в деловом письме вполне можно с помощью 5 – 10 предложений. Да и слова «Краткость – сестра таланта» только подтверждают эту мысль. Кроме того, подобная практика поможет сократить ответы на наши письма, что высвободит время, отведенное на просмотр корреспонденции.
6. Сократить «пятиминутки» и телефонные разговоры
Установлена зависимость между эффективностью работы фирмы, организации, учреждения и временем, которое сотрудники вынуждены затрачивать на всевозможные собрания и совещания. Многим знакомы так называемые «пятиминутки», которые растягиваются в лучшем случае на час и на которых обычно «переливают из пустого в порожнее». Неплохо было бы иметь наготове благовидный предлог, позволяющий избегать подобных собраний, или же пожелать сотрудникам и коллегам изъясняться кратко и лаконично. Ведь утренние часы, когда проводятся такие «пятиминутки», наиболее благоприятны для работы.
Немало полезного времени отнимают и телефонные разговоры. Если ради эксперимента записать и затем прослушать свой разговор, можно заметить, что большая его часть не несет никакой полезной информации. Это, что называется, убитое время. Чтобы позвонивший говорил кратко и по сути, можно перед началом разговора предупредить его, что через 5 минут мы должны срочно уехать. А чтобы у нас самих не возникло желание говорить дольше необходимого, лучше всего говорить не сидя, а стоя.
7. Автоматизировать свою работу
В современном мире становится все меньше видов работ, которые нельзя было бы автоматизировать. Автоматизация позволяет сократить время на выполнение работы, упрощает ее, конечно, после овладения соответствующими навыками. И просто делает ее намного интереснее.
8. Держать рабочий стол в порядке
На первый взгляд кажется, что у человека, выполняющего важную работу, стол должен быть завален папками, книгами и бумагами. Однако при подобном «творческом беспорядке» много времени уходит на поиск необходимого. К тому же сейчас в большинстве организаций документация ведется в электронном виде, что позволяет избавиться от кип папок, засоряющих рабочее пространство. Компьютер, ручка и блокнот – этого вполне достаточно для работы, остальные же вещи будут прекрасно себя чувствовать в шкафу, не отвлекая нас от работы.
9. Не забывать об упражнениях
Такие «компьютерные» болезни, как близорукость, синдром сухого глаза, остеохондроз, онемение кисти руки, со временем начнут появляться и прогрессировать, если мы не будем время от времени вставать со своего рабочего места, чтобы походить и расслабиться. Можно просто походить-подвигаться по комнате, а если есть возможность, выйти на 10-15 минут подышать свежим воздухом. Массаж рук, шеи и плеч, краткие прогулки улучшат циркуляцию крови и позволят работать эффективнее без ущерба для здоровья.
10. Медитировать
Переключиться на другую деятельность поможет медитация: каждые 2-3 часа нужно сесть в удобное положение, закрыть глаза и полностью расслабить тело и мысли. А сделав нескольких глубоких вдохов, можно будет снова сосредоточиться.
