Нередко при решении производственных вопросов возникает необходимость передать информацию руководству. Иногда обстоятельства требуют, чтобы объяснение обстоятельств, предостережение от ошибок были изложены именно в письменном виде.
При этом нужно грамотно изложить факты и правильно оформить документ. Составление докладных записок очень часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта подобной переписки. Далеко не всегда, к тому же, понятно, зачем, когда и как составлять докладную записку.
Докладные или объяснительные записки составляют в тех случаях, когда вопрос не может решиться в устной форме. Эта форма коммуникаций является разновидностью внутренней служебной переписки в рамках одной компании. Кроме этого, могут создаваться аналитические и пояснительные записки. Может показаться, что не существует принципиальных отличий между докладной, объяснительной, пояснительной и аналитической записками.
Эти документы действительно близки по назначению и относятся к разряду информационно-справочных документов, предназначенных для оперативного решения вопросов в управленческой деятельности. Все служебные записки предназначены для того, чтобы:
- обеспечить обмен информацией между подразделениями предприятия и головной организацией;
- при разветвленной структуре предприятия обеспечивать обмен информацией между отдельными фирмами и вышестоящей организацией;
- пояснительные записки к бухгалтерской отчетности, предоставляют информацию для заинтересованных пользователей бухгалтерской отчетностью компании (налоговые и статистические органы, банковские учреждения, акционеров и т. д.).
Необходимо понимать, что служебные записки принадлежат к разряду информационно-справочных документов и являются вспомогательными материалами к документам, организационным и распорядительным. Информация в служебных записках не может содержать распоряжений или обязывать к чему бы то ни было, зато она вполне способна побудить к началу определенных управленческих решений, выбору способа воздействия, но при этом может быть только принята к сведению.
Таким образом, служебная записка может служить побудительным мотивом для принятия решений или для подготовки организационных, правовых и распорядительных документов.
По содержанию и предназначению служебные записки подразделяются на:
- докладные;
- информационные (меморандумы);
- аналитические записки (справки);
- пояснительные записки;
- служебные записки ad Нос (подготовленные по конкретному поводу, возникшему, как правило, неожиданно);
- служебные записки о состоянии дел за определенный отрезок времени.
К специфическим видам служебных записок относятся объяснительная и строевая записка.
В тексте служебной записки должны содержаться:
- аргументация необходимости управленческого решения, с развернутой характеристикой самого решения, его основных положений, управленческой документации предприятия;
- необходимые расчеты, подтверждающие важность документа, вносимого на утверждение;
- ожидаемый эффект от реализации решения.
Служебные записки пишут от первого лица единственного числа.
Дополнительные реквизиты пояснительной записки:
- наименование должностного лица, которому документ адресован;
- отметка о приложении;
- подпись разработчика.
Подписывают служебные записки исполнители. В случае необходимости документ можно завизировать у непосредственного руководителя или сотрудника финансового, кадрового или юридического отдела предприятия. Законодательством не предусмотрены жесткие требования к служебным запискам, они могут составляться и оформляться для каждой организации с учетом специфики.
В случаях формирования на предприятии собственной формы служебной записки, рекомендуется составить локальный нормативный акт, определяющий правила оформления и случаи, в которых служебная записка должна составляться.