Получение товарно-материальных ценностей (грузов) на предприятиях осуществляется по доверенности. Этот документ выдается сотруднику или другому лицу, уполномоченному руководством на получение ТМЦ у поставщика, с которым заключен соответствующий договор.
Есть два вида таких доверенностей — М-2 и М-2а:
- Форма М-2 предназначена для получения грузов у поставщика, с которым договор заключен впервые или с теми, кто редко поставляет ТМЦ.
- Если поставка производится на постоянно основе, передача происходит по доверенности формы М-2а.
Объем полномочий, передаваемых по доверенности, может быть разным. Различают несколько видов доверенностей:
- Генеральная (общая). По этой доверенности уполномоченный получает право на комплекс юридически значимых действий, в том числе, получение грузов.
- Специальная. Доверенное лицо может осуществлять однотипные действия, например, только получение груза.
- Разовая. Документ оформляется для однократного действия.
Бланки доверенностей следует заполнять внимательно, не пропуская граф и не допуская исправлений и ошибок. При проверках особое внимание уделяется правильности оформления этих документов.
Как оформить доверенность на получение груза
Доверенность обязательно должна быть завизирована подписью руководителя предприятия или другого уполномоченного лица и скреплена печатью.
Обязательные реквизиты:
- Код ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций). Информация указана в Уставе предприятия.
- Дата и срок действия доверенности. Без указания даты составления доверенность будет недействительной.
- Данные доверенного лица (ФИО, должность, паспортные данные).
- Наименование, реквизиты и другие сведения о предприятии, выдавшем доверенность.
- Наименование поставщика.
- Документ, на основании которого передается груз.
На обороте доверенности указывают информацию о грузе: наименование, единицы измерения, количество. Пустые графы следует перечеркнуть. Доверенное лицо подписывает доверенность, также на ней должны быть подписи руководителя и главного бухгалтера.
Когда нужна доверенность на получение груза
Доверенность выдается для охраны прав покупателя и продавца, поэтому законом установлены случаи, в которых передача груза производится уполномоченному лицу:
- При передаче груза на складе поставщика продавец должен убедиться в полномочиях доверенного лица.
- При передаче на складе покупателя (продавец поставляет груз).
- В договоре можно указать место и условия передачи груза, в этом случае событие происходит на нейтральной территории.
На чье имя выдается доверенность
Законодательство не регламентирует круг лиц, на которых может быть выписана доверенность. Таким образом, предприятие может доверить получение груза как сотруднику предприятия, так и человеку, не состоящему в штате.
Сотрудник, в чьи обязанности входит получение грузов на территории предприятия, может действовать без доверенности, если происходит доставка на склад покупателя. Если по договору груз передается на любой другой территории, в том числе, на складе продавца, получатель должен предъявить доверенность. Без этого документа получить груз может только руководитель предприятия-получателя.
Лицо, не состоящее официально в штате предприятия, может получить груз исключительно по доверенности, независимо от места передачи.
Срок действия доверенности
Максимально возможный срок действия доверенности на получение грузов — 5 лет. Без указания этого или другого срока доверенность считается действительной в течение одного года. Если на доверенности не указана дата выдачи, документ не имеет юридической силы. Целесообразно выдавать доверенность на максимальный срок, когда груз поставляется регулярно и его наименования при этом не изменяются. В других случаях выдается разовая доверенность, действие которой прекращается через 10 дней.
Порядок регистрации доверенностей
Бланки доверенностей должны быть зарегистрированы в прошнурованной и пронумерованной книге «Учёт доверенностей» с указанием:
- Номера доверенности.
- Данных доверенного лица.
- Срока выдачи.
- Подписи лица, получившего доверенность.
Лицо, получившее груз по доверенности, на следующий день после совершения доверенных действий должно отчитаться перед бухгалтерией и представить документ о приеме груза. Бухгалтер делает соответствующую отметку в журнале, указывает номер накладной. Разовая доверенность остается у продавца.
Возврат доверенности
Доверенность считается недействительной, если в ней отсутствуют важные данные или есть помарки и исправления.
Возврат доверенности происходит в случаях:
- Если доверенное лицо не получило груз по каким-то причинам. Доверенное лицо должно поставить в известность об этом свое предприятие и поставщика. Передача груза без доверенности считается незаконной.
- Если передача груза не произошла, неиспользованная доверенность возвращается в бухгалтерию, о чем делается отметка в журнале. Доверенность хранится в бухгалтерии.
Можно использовать типографские бланки или распечатать электронный бланк и заполнить его вручную или на компьютере. Подписи должны быть рукописными, а печати «мокрыми».
