Грузовые перевозки должны сопровождаться документальный оформлением, и акт выполненных работ является одним из обязательных документов.
Стороны прописывают условия доставки в договоре, но в процессе работы возможны сбои в сроках, нарушение сохранности груза и другие риски. В подобных случаях существует практика подписания дополнительных документов, в том числе акта выполненных работ. Данный документ необходим для подтверждения того, что обязательства по договору выполнены в полном объеме.
Акт должен быть составлен после каждой перевозки, в нем следует указать:
- Дату составления
- Наименование компаний, работающих по договору
- Характер выполненных работ и их объем
- Единицу стоимости и общую сумму, при необходимости сумму НДС
- Фамилии лиц, ответственных за выполнение работ
Актом фиксируется факт передачи груза в соответствии с договором.
Если к доставке груза привлекается сторонняя компания, некоторые пункты акта могут быть изменены и дополнены. Например, можно внести данные о маршруте, дальности перевозки, времени на погрузочно-разгрузочные работы и наличии сопроводительных документов. Также бывает целесообразно внести пометку об оговоренных в договоре условиях транспортировки конкретного груза.
Предприятие может разработать собственную форму акта, что облегчит заполнение этого документа при каждом приеме груза. Прием груза происходит на основании документов, соответствующих виду и условиям перевозки. Основной документ — товарно-транспортная накладная (ТТН) в двух экземплярах, один из которых остается у заказчика (покупателя). Без этого документа невозможно составить акт выполненных работ, в котором должна быть ссылка на накладную. В товарно-транспортной накладной указаны дата и сроки перевозки, маршрут, информация о грузе, автомобиле и водителе.
Акт должен быть составлен в двух экземплярах, заверенных подписями и печатями. Подписанный получателем груза (заказчиком) акт выполненных работ становится документом, подтверждающим согласие оплатить оказанные услуги и отсутствие претензий к транспортировке и грузу. Заказчик в течение срока, указанного в акте, должен перечислить деньги на счет исполнителя.