Не требует доказательства тот факт, что временем необходимо постоянно и сознательно управлять, контролируя его рациональное использование. Нехватку времени в большей или меньшей степени чувствуют все – от рядового клерка до президента компании.
Интересен тот факт, что, постоянно испытывая нехватку времени, большую его часть мы тратим впустую. С этой целью и придуман тайм-менеджмент – помочь людям правильно организовать свое время. Тот, кот не знаком с тайм-менеджментом, обычно представляет его как строгую и четкую систему планирования времени.
На деле это не совсем так. Конечно, планирование – необходимая и важная часть в любом деле, но это далеко не единственный метод, который готов предложить в помощь тайм-менеджмент. Итак, рассмотрим основные приемы и методы тайм-менеджмента. Первый прием упомянутое выше планирование. Это основной элемент в любом управлении, и время тут не исключение. Главное преимущество планирования в том, что, потратив на него время один раз, в будущем вы сэкономите множество драгоценных минут и часов.
Планирование должно проходить в два этапа – составление списка необходимых дел и расстановка приоритетов. Составить список дел нетрудно, а вот с расстановкой приоритетов могут возникнуть сложности, особенно, если вы этим никогда не занимались.
Можно воспользоваться несколькими методами, которые были разработаны, чтобы помочь определиться с приоритетами. Один из них – так называемый «АВС» анализ. Следуя этому методу, нужно разделить все дела на три категории.
- «А» – самые важные задачи, которые требуют на свое выполнение всего 10% времени;
- «В» – Задачи не столь важные, требующие для выполнения около 20% времени;
- «С» – все те дела, которые требуют больше всего времени, но важность их совсем невелика.
Другой метод – «сочетание важности и срочности». Внимательно просмотрев составленный список дел, нужно примерно прикинуть важность и срочность каждого. И распределить таким вот образом:
- А – очень важные и не терпящие отсрочки;
- В – важные, но не очень срочные;
- С – неважные но срочные;
- D – неважные и несрочные.
В самом начале будет немного трудно правильно расставить приоритеты, но постепенно это будет становиться легким и интересным занятием, и со временем войдет в привычку.
Прием второй – это уметь выполнять неприятные дела. Все время от времени сталкиваются с неинтересными, скучными и откровенно неприятными делами, которые так и подмывает отложить на потом. Что ж, в этом случае времени на их выполнение пойдет еще больше. В этом случае специалисты советуют «взглянуть неприятностям в лицо» и признать, что этот вопрос все равно придется рано или поздно решить.
Осознать, что промедление только доставит еще больше неприятности. Действительно, нерешенная проблема будет преследовать человека даже во сне, не давая ему покоя, пока он не избавится от нее. Третий прием – корректирование своего общения с окружающими. Дело вот в чем – у определенных людей может быть привычка обращаться к вам за помощью в выполнении того или иного дела. Возможно, вы их сами к этому приучили. Если ваше время позволяет помочь им, не жертвуя своими делами – никаких проблем.
В противном же случае нужно научиться говорить «нет». Еще один важный совет специалистов – никогда не переубеждайте людей. Их убеждения – это их убеждения. Вы только потеряете время и нервы в спорах. Прием четвертый – чередование работы и отдыха. Нельзя перегружать себя работой, и чем больше человек загружен работой, тем больше ему нужно отдыхать. Суть такова – к работе организм должен приступать отдохнувшим и восстановившим силы. Поэтому ни в коем случае не стоит пренебрегать полноценным сном и отдыхом.
Кроме того, все люди в течении суток переживают подъемы и спады тонуса и умственной активности. Это было бы неплохо учитывать, и в период активности заниматься творческой работой, которая требует максимального напряжения внимания и концентрации. Кроме всех вышеперечисленных приемов возьмите на вооружение принцип «все можно усовершенствовать!».
И если какое-то дело отнимает у вас слишком много времени и сил – не сомневайтесь в том, что есть способ упростить и сократить во времени выполнение этого дела. Это только вопрос техники.
