Учет материально-производственных запасов – большой раздел учета любого предприятия, требующий слаженной работы сотрудников склада и бухгалтерии. Основная сложность заключается в оперативном отражении в бухгалтерском учете динамичных процессов, происходящих на складе.
А учитывая, что с введением нового ПБУ 5/2012, состав объектов, относящихся к материально-производственным запасам, дополнен затратами на незавершенное производство на всех фазах и стадиях, полуфабрикатами собственного изготовления, неукомплектованными и не прошедшими техническую приемку изделиями – эта проблема наиболее остро дает о себе знать, особенно в тех организациях, где складской учет по сути сводится только к предоставлению сведений в бухгалтерию.
Итак, к материально-производственным запасам (МПЗ) относится весь спектр товаров, сырья, материалов и продукции, хранящихся на складе или находящихся в процессе производства, продажи, выполнения работ, оказания услуг.
Кроме того, МПЗ включают в себя инструменты, инвентарь, оборудование со сроком использования до года, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, вспомогательные материалы, такие как тара, топливо, запчасти, а также возвратные отходы.
В качестве МПЗ учитываются и затраты на незавершенное производство и на выполнение работ, оказание услуг, в отношении которых предприятие еще не признала свою выручку. Материально-техническими запасами признаются приобретенные или созданные для целей перепродажи в ходе обычной деятельности организации объекты интеллектуальной собственности или недвижимости, даже если они находятся в процессе создания. Разрешается учитывать в составе МПЗ также и объекты, соответствующие признакам основных средств, но имеющие малую ценность.
Для торгующих организаций основной частью МПЗ, естественно, будут являться товары, приобретенные у других лиц и предназначенные для перепродажи в процессе обычной деятельности. Для производства – это готовая продукция, предназначенная для продажи, а также материалы, сырье и полуфабрикаты из которых она изготавливается.
Именно поэтому складской учет МПЗ может давать руководителю более оперативную и достоверную текущую информацию, чем учет бухгалтерский, призванный осуществлять учет и формировать отчетность, исходя из требований законодательства.
Хотя, справедливости ради, следует отметить, что в соответствии с п. 6 разд. 1 ПБУ 5/2012 МПЗ должны приниматься к учету в момент перехода к организации экономических рисков и выгод, связанных с владением запасами, то есть либо с переходом права собственности, либо одновременно с оприходованием активов, а это, несомненно, приближает данные бухучета к реальному положению дел.
Учет материально-производственных запасов заключается не только в оценке их себестоимости, что является прерогативой бухгалтерского учета, но также в оперативном и достоверном документальном оформлении поступления, движения, отпуска и других хозяйственных операций с ПМЗ и контроле за их сохранностью, осуществляемых сотрудниками склада при помощи компьютерных программ складского учета. И именно это позволяет руководству организации обеспечивать бесперебойное функционирование предприятия, своевременно выявлять излишки и анализировать эффективность использования МПЗ.
Единицей бухгалтерского учета запасов может быть номенклатурный номер, партия, однородная группа, индивидуальный объект или его часть. Исходя из этого выбирается и способ складского учета товарно-материальных ценностей – сортовой или партионный. Сортовой способ складского учета применяется в том случае, когда хранение ПМЗ организовано по наименованию или сортам (номенклатурным номерам) и не учитывает ни времени их поступления, ни цены приобретения.
При сортовом способе складского учета применяют либо количественно-суммовой, либо сальдовый методы, причем на разных складах в рамках одного предприятия может применяться свой метод. Количественно-суммовой метод подразумевает одновременный количественный и суммовой учет по номенклатурным номерам запасов как на складе, так и в бухгалтерии. При сальдовом методе склад отвечает только за количественный учет, а бухгалтерия за суммовой, выраженный в денежных единицах.
При сортовом способе складского учета на каждую номенклатуру ценностей материально-ответственным лицом заводится карточка, в которой проставляется номер склада, полное наименование материальных ценностей, сорт, марка, размер, номенклатурный номер, единица измерения, учетная цена и другие необходимые реквизиты.
И если раньше это делалось вручную, то теперь такой складской карточкой является специальная форма в учетной программе. Современные складские программы учета позволяют вводить необходимую информацию о товаре с помощью сканера штрих-кодов, что ускоряет процесс и исключает ошибки.
Карточки должны быть зарегистрированы в бухгалтерии в специальном реестре с проставлением порядкового номера регистрации, после чего переданы на склад для заполнения данных о месте хранения запасов. В случае активного перемещения товара внутри предприятия, карточка может иметь несколько листов.
В конце календарного года во всех карточках учета МПЗ на складе выводится остаток и переносится в новую карточку, открытую на следующий год. При небольших оборотах МПЗ на складе вместо карточек допускается ведение книги складского учета, выполняющей те же функции.
Количественно-суммовой метод подразумевает ведение бухгалтерией своих количественно-суммовых карточек, дублирующих складской учет и требующих ежемесячной сверки со складскими карточками. На их основании составляются оборотные ведомости по каждому складу и по итогам – сводная оборотная ведомость.
Ее данные сверяются с результатами синтетического учета МПЗ. Возможен вариант количественно-суммового метода, когда карточки бухгалтерией не ведутся, а оборотные ведомости составляются исходя из итоговых результатов по приходу и расходу за месяц, полученных в результате подсчета данных приходных и расходных документов, сгруппированным по номенклатурным номерам. После этого составляется сводная оборотная ведомость, данные которой сверяются с карточками складского учета.
При сальдовом методе первичные документы сдаются по окончании отчетного периода в бухгалтерию, где сверяются с карточками складского учета, из которых по каждому номенклатурному номеру количественные остатки переносятся в сальдовую ведомость. По итогам составляется сводная сальдовая ведомость по группам материалов, субсчетам, синтетическим счетам учета ценностей, по складам и подразделениям. Ее результаты ежемесячно сверяются с данными синтетического учета.
При партионном способе каждая партия поступивших запасов учитывается отдельно и одновременно, как на складе, так и в бухгалтерии. При оприходовании на склад партию запасов регистрируют в соответствующем журнале, и номер регистрации служит номером данной партии – он указывается в расходных документах рядом с наименованием отпущенных материалов, изделий или товаров.
На каждую партию в двух экземплярах (для склада и для бухгалтерии) заводится партионная карта, которая может быть закрыта только после полного отпуска со склада всех запасов из данной партии. После закрытия на складе партионная карта вместе с актом о расходе товаров по партии передается в бухгалтерию.
Современные способы ведения складского учета, которые стали возможны с появлением специальных складских компьютерных программ учета, позволяют не только правильно оформлять все необходимые документы, но и проводить инвентаризацию, отслеживать остатки по одному или нескольких складам, видеть движение, приход и расход ПМЗ за произвольный период времени.
Складские базы данных содержат исчерпывающую информацию о ценностях, хранящихся на складе, сведения о сопроводительной документации и исходящие документы, а также данные о поставщиках и клиентах, сотрудниках и материально-ответственных лицах. С их помощью можно формировать отчеты и видеть аналитику в оперативном режиме, благодаря чему организация может избежать лишних затрат и оптимизировать торговые и производственные процессы.
