Склад предприятия розничной торговли – это специальное помещение для хранения и накопления товарных запасов с целью формирования ассортимента.
Основной задачей такого склада является бесперебойное снабжение торговой точки товарами. В связи с этим склад должен обеспечивать своевременное пополнение запасов, прием товаров по качеству и количеству, их хранение, исключающее порчу и взаимное влияние друг на друга, быстрое нахождение и отпуск товаров в торговый зал или отгрузка покупателю.
Все эти операции напрямую связаны с учетом и документооборотом организации. И, естественно, в наши дни уже редко кто обходится без автоматизации складского учета, который позволяет избежать ошибок и значительно ускорить складские процессы.
Совершенно очевидно, что на этапе становления предприятия торговли таких мер как выделение помещения под склад, организация в нем полок, стеллажей, и даже отдельных зон для размещения товара по группам, сортам, наличие ящиков, поддонов и другой специальной тары будет недостаточно.
Помимо этого нужно обеспечить необходимые для хранения именно данных видов товаров условия, а также наладить складской учет и документооборот. При этом следует учитывать и такие нюансы, как, например, запрет редактирования документов в программе складского учета.
Только после этого возможно заключение договора о материальной ответственности с сотрудником, отвечающим за склад – заведующим складом или кладовщиком, иначе он не будет иметь юридической силы. Однако функции завскладом на первых порах может осуществлять и сам руководитель предприятия или индивидуальный предприниматель.
Поступление товара на склад и его отпуск со склада, перемещение, списание, оприходование и другие складские операции необходимо оформлять учетными документами, которые должны отражать их стоимость и количество.
Поступление товара на склад
Приход товара на склад оформляется согласно сопроводительным документам, полученным от поставщика. Товар нужно сверить с ними по качеству и количеству – при необходимости перемерить или взвесить.
В зависимости от характера товара в учетной политике предприятия должны быть закреплены нормы естественной убыли по причине усушки, утруски, раскрошки, утечки, улетучивания, распыла, боя и т. п.
В случае расхождения фактического количества с документами поставщика в пределах этих норм – товар приходуется на склад с составлением соответствующего акта. При расхождениях свыше этих норм составляется специальный акт, который может служить основанием для судебных претензий к поставщику или грузоперевозчику.
Нередки ситуации, когда поставщик указывает в накладной на товар одни единицы измерения, а организация использует для данного товара другие.
В этих случаях в приходных документах либо указывается обе единицы измерения (вторая в скобках) и, соответственно, две цены на товар (например, стоимость упаковки и штуки), либо составляется акт о переводе в новую единицу измерения.
При возникновении подобных ситуаций, принятую в организации единицу измерения для данного товара обычно закрепляют в учетной политике.
Приход товара, требующего предварительного завеса тары, фиксируется в специальном журнале. Результаты этого завеса указываются в акте и в случае, если масса тары превышает массу, указанную в сопроводительных документах, второй его экземпляр вместе с рекламацией направляется поставщику для возмещения.
Тара, а также упаковочные материалы, полученные при распаковке товаров в том случае, когда они не показываются отдельно в счетах поставщика, и их стоимость включена в цену товара, приходуются отдельным актом.
Отпуск товара со склада
Покупателям – физическим лицам товар со склада выдается по товарному чеку. Такая ситуация нередко встречается, когда склад в розничной торговле одновременно является и торговым залом.
Для отпуска товара со склада юридическим лицам необходимо выписать товарную (расходную) накладную и проверить наличие доверенности от организации у лица, забирающего товарно-материальные ценности.
Движение товара со склада на склад или в другое подразделение данной организации оформляется внутренним складским документом – накладной на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары. Этим же документом можно оформить передачу товаров от одного материально-ответственного лица другому в пределах организации.
Инвентаризация
Инвентаризация служит для выявления расхождения фактического наличия товара с данными учета. Для этой цели специально-созданной комиссией подсчитывается (измеряется, взвешивается) весь имеющийся товар и полученные результаты сверяются с числящимися по документам. Все данные заносятся в инвентаризационную опись, которая должна быть подписана членами комиссии и материально-ответственным лицом.
Расхождение реальных цифр с документами может быть вызвано недостачей, излишками или пересортицей. Недостача возникает в результате естественных причин, в пределах норм естественной убыли, либо из-за хищения, порчи имущества.
В таких случаях проводится внутренняя проверка, а иногда требуется и обращение в органы правопорядка. По решению суда, а также при признании убытка виновными лицами в ходе внутренней проверки – стоимость недостающего товара возмещается за их счет.
Если же виновные не найдены, и это подтверждено государственным органом – убыток списывается на внереализационные расходы. Со склада недостача списывается внутренним актом списания.
Когда по результатам инвентаризация на складе выявляются излишки товаров, не числящихся по документам – также необходимо составить акт и оприходовать их на склад. Приходуются такие товары по рыночной цене. Для выявления причин возникновения излишков проводится проверка.
Нередко излишки и недостачи появляются в результате пересортицы – когда по документам числится приход или отпуск одного товара, а фактически на складе имеется другой.
Взаимозачет в этом случае возможен только в случае, если это товары одного наименования, очень схожи внешне, к тому же если пересортица возникла у одного материально-ответственного лица в одинаковых количествах в один и тот же период между инвентаризациями. Иначе, выявленные излишки и недостачи пересортицей не считаются, и их взаимозачет невозможен.
В случае обнаружения в результате инвентаризации понижения качества или порчи товаров, руководитель издает соответствующее распоряжение о подработке, подсортировке, перетаривании товаров. После проведения необходимых работ специальная комиссия составляет соответствующий акт, данные которого отражаются в учете.
Организуя складской учет на предприятии розничной торговли, нужно четко понимать, что важными составляющими ритмичной и бесперебойной работы склада являются:
- во-первых, наличие современной, удобной программы учета, позволяющей оперативно составлять необходимые складские документы, вести учет, отслеживать товарные остатки и динамику продаж, а значит эффективно использовать складские помещения и планировать работу с партнерами;
- во-вторых, систематическое проведение инвентаризаций, как залог достоверности сведений, содержащихся в учетных данных.
